Wg Wikipedii - SMART (akronim od ang. Simple, Measurable, Achievable, Relevant, Timely defined, dosł. sprytny) – koncepcja formułowania celów w dziedzinie planowania, będąca zbiorem pięciu postulatów dotyczących cech, którymi powinien się charakteryzować poprawnie sformułowany cel. O zasadzie SMART wspomnieliśmy w naszej pierwszej rozmowie - ale poprosiliśmy jeszcze Pana Tadeusza Zawistowskiego o rozwinięcie zagadnienia.
W literaturze można znaleźć sporo wyjaśnień tego elementu. Ja oczywiście kierując się własnym doświadczenie postaram się krótko opisać poszczególne element zasady SMART.
Kluczową sprawą jest oczywiście sformułowanie prawidłowych – specyficznych celów. Ten specyficzny cel oznacza, zarówno to, aby był to cel adekwatny dla zakresu przedmiotowego danej organizacji - jej misji, jak również celów i zadań, jakie wynikają dla niej z przepisów prawa. Istotnym elementem jest także to, aby prawidłowo zidentyfikować strony zainteresowane, a zwłaszcza klientów zainteresowanych działaniem organizacji. Wbrew pozorom rozpoznanie, kto jest stroną zainteresowaną a w szczególności klientem urzędu i czego oczekuje nie jest wcale takie proste i oczywiste a jednocześnie jest niezbędne do prawidłowego określenia celów i zapewnienia ich adekwatności.
Drugim parametrem jest mierzalność. Chodzi o to, abyśmy dobrali odpowiednie miary, które wskażą możliwość obiektywnej oceny celu. Tu najwięcej problemów organizacje mają z doborem adekwatnych mierników do celów. Często (a wystarczy przejrzeć plany działalności niektórych ministerstw, aby się o tym przekonać) mierniki maja się nijak do celu. Warto też zwrócić uwagę na jednoznaczne określenie wartości miernika. W tej chwili już coraz rzadziej, ale nadal można spotkać miernik pod nazwą „Wynik badań ankietowych” wartość miernika „Wynik ankiet”. Jest to oczywiście błędne i nie umożliwia mierzalności.
Trzeci parametr, czyli akceptowalność należy odnosić do kwestii tego, czy zakładany poziom realizacji celu (najczęściej wymiarowany wartością do osiągnięcia jednego, albo kilku mierników) ustalony jest na poziomie akceptowalnym z punktu widzenia naszych stron zainteresowanych a w szczególności klientów. Aby określić cel na poziomie akceptowalnym trzeba zapytać zainteresowane strony lub posiadać dane np. o tym jak aspekt, dla którego określamy cel i mierniki jest realizowany w innych organizacjach. Oczywistym jest, że szczególnie w administracji publicznej nie możliwe jest spełnienie wszystkich oczekiwań klientów, ale warto też pamiętać, ze duża część klientów potrafi racjonalnie spojrzeć na sprawę i nie oczekiwać rzeczy niemożliwych. Z drugiej strony, jeżeli klienci widzą, że nasze standardy w sposób istotny odbiegają od tego, co można spotkać w innych organizacjach maja prawo oczekiwać więcej.
Kolejnym parametrem, którym należy się kierować przy określaniu celów jest realność ich osiągniecia. Jeżeli cele określimy na poziomie bardzo wysokim, niemożliwym do osiągniecia, to oczywiście to, co jest aspektem kluczowym w zarządzaniu przez cele, czyli ukierunkowanie zasobów w tym kadr i ich skupienia na realizacji celów oraz zmotywowanie do realizacji celów nie osiągniemy, co więcej zniechęcimy do podejmowania próby osiągniecia celów. Tu należy przypomnieć o tym, że dla prawidłowego – realistycznego zdefiniowania celów potrzebna jest znajomość zagadnień, dla których określa się mierzalne cele, jak również danych historycznych w zakresie osiąganych rezultatów. W związku z powyższym w tych obszarach gdzie pierwszy raz określa się mierzalne cele bardzo często zakładane wartości nie są zdefiniowane prawidłowo, dopiera drugi i kolejny raz użycie celu i miernika umożliwia jego prawidłowe określenie, w tym realność.
Ostatnim parametrem jest terminowość. Jest to aspekt, który jest chyba najłatwiejszy przynajmniej na poziomie teoretycznym. Chodzi oczywiście, aby jasno określić, kiedy planowany do osiągnięcia cel ma być zrealizowany. W większości przypadków cele określamy w perspektywie rocznej, ale oczywiście można sobie wyobrazić cele, które na poziomie produktu zwymiarowane są w perspektywie jednego roku, ale na poziomie rezultatu czy oddziaływania w perspektywie kilku czy nawet kilkunastu lat.