Stary rok za nami, nowy właśnie się zaczyna – i dla odmiany ten tekst będzie o czymś nieco innym niż wynagrodzenia (aczkolwiek do nich również nawiążę). Na początek polecam tekst Wojciecha Kaczora  Odbiurokratyzować biurokrację.

Bardzo mnie cieszy, że ktoś od wewnątrz podejmuje trudny temat z którym wielu z nas ma do czynienia na co dzień.

Na podstawie obserwacji mogę jeszcze dodać kilka powodów, dla których ta ociężałość – o której napisał Autor – w ostatnich latach jest coraz bardziej odczuwalna.

Przede wszystkim: braki kadrowe. Jak wciąż wskazujemy od lat – wynagrodzenia w administracji od dawna są poza konkurencją, powodując odpływ specjalistów. Mocno zauważalny jest spadek zainteresowania pracą w administracji, a spośród zainteresowanych coraz mniej jest osób samodzielnych, dysponujących wymaganą (wymaganą w sensie rzeczywistym, a nie wg opisu stanowiska pracy – bo tu występują rozmaite rozjazdy). Nie wszyscy zatrudnieni są w stanie sprostać wszystkim oczekiwaniom – i niekiedy też po prostu z braku czasu.

Tu wracamy do Pratchetta i cytowanego już kiedyś na portalu tekstu:

„Jeśli ktoś dobrze kopie rowy, to mu dają większą łopatę”.

Jak uczy życie, wymagany jednak jest jeszcze czas na machanie tą łopatą, obojętnie jakiego rozmiaru.

Po drugie: wraz z kontrolą zarządczą, a nawet wcześniej, system zarządzania administracją publiczną zaczął iść w kierunku rozliczalności i zarządzania przez cele. Problem w tym, że wcale nie jest to tak proste jak wygląda. Bardzo ważne tu jest właściwe określenie celów, zadań i mierników do nich i zadbanie o to, żeby wszyscy uczestniczący w próbie realizacji wiedzieli co, gdzie, kto, jak i dlaczego. Źle określone, w połączeniu z rywalizacją między jednostkami mogą być gwoździem do trumny i czymś, co zamiast wspomóc w marszu ku lepszej przyszłości raczej podstawia nogi.

Każda instytucja dysponująca publicznymi środkami powinna być rozliczalna i temu właśnie służy zarządzanie przez cele wraz z pozostałymi elementami.

Więc przede wszystkim:

Cele powinny obejmować to, co najbardziej istotne. To, co zamierzamy osiągnąć.

Zadania mają prowadzić do realizacji celu.

Ryzyko ma obejmować to, co może nam przeszkodzić w realizacji oraz sposoby zaradzenia (plan B).

Mierniki mają pokazać czy cel i zadania zostały wykonane.

Wcale nie musi być tak, że brak wykonania zadania jest równoznaczny z osiągnięciem celu – i odwrotnie, można wykonać wszystkie zadania a cel i tak nie zostanie osiągnięty.

To, co jest najważniejsze w zarządzaniu organizacją to świadomość, że każdą organizację tworzą ludzie. Może się powtarzam, ale jeszcze raz: żaden dyrygent nie zagra symfonii bez orkiestry. I dlatego:

- każdy członek organizacji musi wiedzieć jaka jest jego rola,

- musi wiedzieć, czemu służą zadania które wykonuje (czyli: swój udział w osiągnięciu celu – tu się kłania znajomość celów organizacji. I zadań.),

- musi mieć łatwy dostęp do niezbędnej wiedzy by te zadania wykonać,

- musi rozumieć jaki skutek dla innych w organizacji i poza nią niesie jego praca,

- musi wiedzieć jak reagować kiedy widzi, że coś idzie nie tak,

- musi czuć się członkiem większej całości (każda rola w organizacji musi być przemyślana),

I przede wszystkim: musi chcieć – czyli musi być odpowiednio zmotywowany.

I tak jeszcze mimochodem dodam: nie, nie nazywajmy ludzi zasobami. No bo jak to brzmi:

- ale jak to zasób chce iść na urlop/ domaga się papieru toaletowego w służbowej łazience/ bierze opiekę nad dzieckiem?

Albo:

- niech zasób usiądzie, porozmawiamy o najnowszym projekcie.

Jeśli ktoś jest zainteresowany tematem zarządzania przez cele dla przypomnienia fragment artykułu sprzed kilku lat:

Cel: pomalowanie kuchni na kolor (tu się poznęcam nad kolegami) imbirowy, w ciągu najbliższego tygodnia zużywając nie więcej niż 1 puszkę farby (rozmiar puszki uzależniony od rozmiarów kuchni właściciela).

Zadania:

- kupić farbę oraz akcesoria do malowania,

- odizolować na czas prac ciekawskie psy

Ryzyka:

- zamiast koloru imbirowego mąż zakupi czerwony ("a co to za różnica, to farba i to farba...");

- psy jednak przemkną do rozbabranej kuchni i wykorzystają farbę po swojemu.

- w ciągu zaplanowanego tygodnia cały świat sobie o nas przypomni i nie będzie szansy wziąć pędzla do ręki.

Mierniki:

- czas prowadzenia prac (łącznie ze sprzątaniem) <= 7 dni

- wykorzystanie materiału: <= 1 puszka właściwego rozmiaru

- kolor w efekcie końcowym imbirowy = jest (czyli miernik tzw. zerojedynkowy - albo jest, albo go nie ma).

Jakby się przyjrzeć, ryzyka korespondują i z celem i z zadaniami (jak psy się pobawią farbą, będzie więcej sprzątania, jak spadną na nas goście, nie zmieścimy się w czasie, a jak mąż przyniesie ze sklepu nie ten kolor, to pójdzie jeszcze raz. A potem znowu. I znowu... Aż do skutku... Tyle, że to może potrwać.).

Ten przykład wyżej (co do męża, oczywiście żartowałam, żeby nie było) to moje pojmowanie planowania, ustalania celów i pomiarów ryzyka, mające u podstaw nic innego jak logikę (i tzw. doświadczenie życiowe...). Ponieważ do zarządzania w ogóle, w tym do tych właśnie narzędzi moim zdaniem należy podchodzić normalnie. A podejście normalne to jak największa korzyść jak najmniejszym nakładem. Stąd też nigdy nie byłam w stanie zrozumieć tworzenia dokumentów tylko po to, żeby je stworzyć - one mają przynosić jakiś efekt.

Jeśli niewłaściwie podejdziemy do definiowania co właściwie chcemy zrobić i w jaki sposób; jeśli rywalizacja spowoduje kombinowanie na danych dla podkręcenia wyników to zamiast uzyskać sensowne informacje zarządcze wspomagające podejmowanie decyzji stracimy tylko czas.

To teraz drugi cytat:

Na przykład po naciskach żony pan X. (oczywiście, członek KSC) może postawić sobie cel:

    BĘDĘ BOGATY

zadanie:

    WYGRAM W LOTTO

określenie w czasie:

    w ciągu najbliższego roku

miernik:

    co najmniej cztery samochody pod domem pana X.

Wygląda ładnie... teraz trzeba zidentyfikować ryzyko i określić do niego strategię.

Ryzyko nr 1: żona realizując strategię oszczędności obetnie fundusze na kupony. Zatem trzeba jej przedstawić zadanie, próbując ją przekonać do realizacji. Czyli nic innego jak zakomunikować to co pan X. wymyślił małżonce, żeby mogła w realizacji uczestniczyć. W przeciwnym wypadku zadanie będzie niewykonalne. A właściwie to skoro ona wymusiła na nim postawienie takiego celu, to niech w tym wszystkim też uczestniczy i dalej mogą myśleć razem.

Ryzyko nr 2: prawdopodobieństwo wygranej wg Wikipedii* wynosi 1:13 983 816, więc prawdopodobieństwo, że nie będzie trafienia jest bardzo wysokie.

W zasadzie na ten moment pan X. wymyślił dwie strategie:

1. grać systemowo (czego żona na pewno nie zaakceptuje, więc tę strategię należy wykluczyć z marszu);
2. iść do wróżki (po chwili zastanowienia pan X. uznał, że gdyby wróżka była pewniakiem, to nie utrzymywałaby się z wróżenia przyjmując klientów, tylko żyłaby z wygranych).

Po nocnym biciu się z myślami pan X. stwierdził, że wykonanie zadania jest bardzo mało prawdopodobne, a tym samym osiągnięcie celu. Niemniej można żonie udowodnić, że cel został wykonany, przedstawiając pomiar. Pan X. wpadł na genialny pomysł, podskoczył, pojaśniał i - tu pozwolę sobie na cytat z lat dziecinnych, a konkretnie z bajki o Rumcajsie - "ha, ha - zaśmiał się hrabia po francusku".

Dlatego też z samego rana po cichutku wyszedł z domu poprosić sąsiadów o zaparkowanie na jego podwórku. Wszak nigdzie sprytnie nie określił, że te samochody mają należeć do niego...

Ok, oczywiście to żart. W naszej administracyjnej rzeczywistości i cele i zadania do nich są bo są - bo muszą być. Cała sztuka polega na tym, żeby tak je określić, żeby to przynosiło jakiś efekt. Czyli muszą być oprócz tego że realne, nie zaniżone - jeszcze związane z tym, co jest najważniejsze w pracy urzędu. Czyli kolejne modne słowo - strategiczne.

Ale na tym nie koniec. Bo ryzyko też powinno mieć sens (wiem, wiele razy o tym pisałam, ale nie mogę się oprzeć: spotkałam się kiedyś w jednej z jednostek z ryzykiem: "urząd się nigdy nie dowie, że ryzyko się zmaterializowało". I wciąż nie mogę wyjść z zachwytu jak głębokie, filozoficzno-logiczne rozważania ono wywołuje. Bowiem proste pytanie brzmi: jak sprawdzić czy się zmaterializowało, skoro jeśli się o tej materializacji dowiemy to już nie będzie spełniało warunków tego określonego ryzyka?). I powinno mieć istotny wpływ na realizację celu. No i ostatni element: miernik.

Nawet jeśli będzie pięknie określony cel, zadanie i ryzyko, to jeśli miernik nie będzie odpowiednio przemyślany i odporny na kombinowanie - stanu faktycznego nam nie pokaże. A jeśli go nie poznamy, po co ta cała robota?

Jeszcze więcej na temat np. modelu SMART znajdziecie w wyjaśnieniach Tadeusza Zawistowskiego

I w ogóle, w portalowej zakładce Zarządzanie

Ja wiem, że rywalizację ludzie mają we krwi. Ale po raz kolejny: żeby osiągnąć sukces, trzeba grać zespołowo. Zespołowo, to znaczy w ramach interakcji na linii: pracownik- inni pracownicy, szef- pracownicy, organizacja – inna organizacja.

A administracja rządowa ma tak naprawdę jeden, podstawowy cel: zapewnić sprawne funkcjonowanie państwa i bezpieczne, spokojne życie społeczeństwu.

Tu aż się prosi by napisać coś o stałości prawa – ale to temat na całkiem inny artykuł…