Miło nam donieść, że w ramach rozbudowy cyklu o zarządzaniu zasobami ludzkimi oraz zarządzaniu ogólnie nawiązaliśmy kontakty i udało nam się porozmawiać z Panem Markiem Maciejewskim, autorem Qasystenta - aplikacji, która pozwala to wszystko ogarnąć. Zapraszamy do lektury.

RED: Skąd wziął się pomysł na stworzenie Qasystenta?

MM: Program Qasystent powstał, żeby ułatwić mi moją pracę w Urzędzie Skarbowym w Nowej Soli. Wówczas nie planowałem, że się aż tak rozrośnie, a tym bardziej, że aż tyle urzędów w kraju będzie chciało z niego korzystać.[...]

W administracji podatkowej pracowałem od 1996r. zaczynając od stanowiska informatyka a kończąc na stanowisku Zastępcy Naczelnika. W 2005r. byłem kierownikiem Działu Informatyki i wprowadzania danych i miałem już dość duże doświadczenie w obiegu dokumentów oraz w organizacji pracy urzędzie. Wówczas to Naczelnik Urzędu Skarbowego w Nowej Soli Pani Iwona Słomska po konsultacjach z kadrą kierowniczą podjęła decyzję o wdrażaniu systemu zarządzania jakością. Zaproponowała mi też funkcję Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością. Początkowo z obawy, że nie podołam temu wyzwaniu (miałem już wtedy bardzo szeroki zakres obowiązków), odmówiłem przyjęcia tej bądź co bądź bardzo ważnej i prestiżowej funkcji. Po krótkich namowach Pani Naczelnik przekonała mnie jednak, że dam sobie radę, a przy wdrażaniu systemu zarządzania jakością będę miał jej pełne wsparcie. Ponieważ chciałem się dalej rozwijać zdecydowałem się podjąć to wyzwanie i myślę, że była to słuszna decyzja. Dużo się wówczas nauczyłem i w tym miejscu chciałbym podziękować Pani Naczelnik Iwonie Słomskiej za pomoc i zaufanie jakim mnie wówczas obdarzyła. W tym czasie byliśmy jednym z pierwszych urzędów, które zdecydowały się na ten krok. Można powiedzieć, że pomimo tego, iż kilka urzędów miało już wówczas wdrożony system zarządzania jakością i na pewno ich doświadczenie ułatwiło nam prace w tym zakresie, to w wielu aspektach nasze podejście było bardzo innowacyjne. Przede wszystkim bardzo szybko zauważyłem, na czym polega istota zarządzania jakością. Dla wielu organizacji to przede wszystkim dodatkowa "biurokracja". Tworzy się mnóstwo instrukcji, które nic nie wnoszą do codziennej pracy, a wdrożenie systemu to tylko ładny certyfikat. Większość pracowników nie wie jednak o co w tym chodzi i co poza stertą dokumentów to daje. My postawiliśmy sobie konkretne cele jakie ma przynieść wdrożenie systemu zarządzania jakością. Mieliśmy zamiar zmienić funkcjonowanie organizacji i dostarczyć pracownikom i podatnikom tzw. "wartość dodaną". Na pierwszy ogień poszła dokumentacja. Naszym celem było jej uporządkowanie. W proces ten było zaangażowanych pewnie nawet kilkadziesiąt osób i jednocześnie było uaktualnianych wiele dokumentów. Pomimo tego, że system zarządzania jakością, co cały czas powtarzam to nie dokumentacja, ale szereg narzędzi pozwalających pozyskiwać informację zwrotną i podejmować na ich podstawie racjonalne działania doskonalące, to sam proces nadzoru nad tworzeniem dokumentacji i jej dystrybucji jest ważnym i obowiązkowym procesem normy ISO 9001. Bardzo szybko zgubiłem się w tym wszystkim i stwierdziłem, że nie tak powinna wyglądać nowoczesna organizacja i nie to było naszym celem. Coraz więcej wieczorów spędzałem na analizie utworzonych dokumentów, na szukaniu wniosków o ich zmianę, dopasowywaniu opinii pracowników, kompletowaniu i weryfikacji list zapoznania pracowników z dokumentami itp. Wciąż nie miałem jednak obrazu tego gdzie jesteśmy i jaka droga jeszcze była przed nami. Powiedziałem sobie, że trzeba to zmienić i wolę poświęcić kilka nocy na przemyślenie i zbudowanie narzędzia informatycznego, by przez to ułatwić sobie pracę i zaoszczędzić czas w przyszłości. Tak powstał program e-Jakość (późnieszy Qasystent).

RED: Do czego służy ten program?

MM: Program Qasystent w pierwszym wydaniu nosił nazwę e-Jakość i miał wspomagać nadzór nad tworzeniem dokumentów i ich dystrybucję (ewentualnie w późniejszym czasie inne procesy norm jakościowych). Umożliwiał ewidencję wniosków o zmianę dokumentów, dystrybucję dokumentów i potwierdzanie zapoznania się pracowników z dokumentami. Ułatwiło mi to wówczas pracę i pozwoliło się skupić na innych narzędziach jakościowych (badaniach ankietowych, auditach, działaniach doskonalących itp.). Już wtedy wiedziałem, że na jednym module wspomaganie programu się nie skończy i że zasadna będzie jego rozbudowa. Intuicyjność tego narzędzia informatycznego oraz łatwość w dostępie do informacji spowodowała, że został on szybko zaakceptowany przez pracowników. Z początkiem 2006 roku program już posiadał kilka modułów, a zarządzanie jakością i program Qasystent stał się naturalnym narzędziem wspomagającym pracę w urzędzie. Przez to znacznie poprawiła się komunikacja w ramach organizacji, jej transparentność (wprowadziliśmy zasadę, że w urzędzie nie ma tematów tabu, a dostęp do informacji jest powszechny i posiada go każdy pracownik) oraz zwiększyła świadomość pracowników na temat operacyjnego zarządzania urzędem i procesów w nim funkcjonujących. Jeszcze w 2006r. program został zauważony i wdrożony w Izbie Skarbowej w Zielonej Górze i urzędach skarbowych województwa lubuskiego. Ciągle byłem też otwarty na postulaty użytkowników programu co do zmian w jego funkcjonalności. W dużej mierze to one przyczyniły się do obecnego kształtu programu. Powstała strona internetowa http://qasystent.pl/ pomagająca w dystrybucji programu i wymianie postulatów. Stopniowo program zaczął zdobywać popularność w innych urzędach. Aktualnie jest wykorzystywany w większości izb i urzędach skarbowych, w urzędach kontroli skarbowej, ale także jego edycja samorządowa (dostosowana do urzędów samorządowych) jest wykorzystywana w urzędach miast i gmin, starostwach powiatowych czy nawet szkołach. Program stał się pewnego rodzaju platformą dobrych praktyk i aktualnie składa się z ośmiu części zawierających łącznie ponad trzydzieści modułów, z których każdy mógłby stanowić osobny program. Myślę, że najtrafniej program Qasystent można by było zdefiniować jako system informatyczny wspomagający zarządzanie urzędem.

RED: Przyznam, że zaczęłam się przyglądać możliwościom Qasystenta od niedawna, odkąd zdecydowałam się wspomagać nim dokumentowanie kontroli zarządczej. Bardzo mi się podoba możliwość „sięgania” z poziomu jednego modułu do innego, np. mierniki zdefiniowane dla karty wyników widoczne są również w studium planu działalności.  Przeglądając instrukcję widzę, że ta opcja korzystania z danych zawartych w innych modułach jest praktycznie wszędzie. Nie wszędzie jednak się z tego korzysta. Jakby Pan zachęcił użytkowników do korzystania z wszystkich możliwości które oferuje program?

MM: Tworząc Qasystenta starałem się, żeby był to program praktyczny, a nie jedynie maszynka do ewidencjonowania danych. Dlatego też, rejestry tworzą się samoistnie i są uzupełniane przez różne osoby realizujące zadania w procesie, który wspomagany jest przez program. Raz wprowadzone informacje są też wykorzystywane w wielu modułach. Oczywiście poza tym, że jest to naturalna oszczędność czasu, to ma to za zadanie stworzenie spójnego systemu zarządzania organizacją. Często mówi się o wdrażaniu zintegrowanych systemów np. zarządzania jakością i zarządzania ryzykiem, lub zarządzania jakością i bezpieczeństwem informacji itp. Poruszając się w standardach zarządzania różnymi obszarami działalności bardzo szybko można zauważyć, że systemowe podejście do zarządzania bazuje na pewnych wspólnych działaniach. Jest naturalną rzeczą, że chcąc optymalnie i efektywnie wdrożyć klika standardów zarządzania trzeba je ze sobą powiązać (zintegrować). Procesy pomocnicze w organizacji mocno ze sobą współdziałają i wzajemnie oddziaływują na siebie. Nie można wdrożyć np. normy jakościowej i bezpieczeństwa informacji całkowicie niezależnie, gdyż szybko okaże się, że ich wdrożenie pochłonie nadmierne zasoby organizacji, a ich efektywność i skuteczność będzie niewielka, gdyż okaże się, że znajdą się obszary gdzie podejście do zagadnienia będzie się wzajemnie wykluczać. Chcąc tego uniknąć staram się tworzyć moduły programu wskazując jednocześnie na powiązania systemów zarządzania. Nie jest moim celem, żeby zachęcać Państwa do wdrażania konkretnego modułu, gdyż musi to wynikać bezpośrednio z Państwa potrzeb i priorytetów. Mając jednak na uwadze, że większość modułów programu jest opartych o wymagania przepisów, czy wytyczne służby cywilnej, to myślę, że zasadne byłoby kompleksowe wdrożenie programu. Z przeprowadzonego w 2012r. przez ANIBA SYSTEMS badania ankietowego wynikało, że większość urzędów już teraz wdrożyło kompleksowo program lub w najbliższym czasie pragnie wdrożyć dodatkowe pozostałe moduły. Bardzo szybko się Państwo zorientują, że po wdrożeniu np. modułów Jakości (systemu zarządzania jakością) praktycznie bezproblemowo można wdrożyć moduły KZ (kontroli zarządczej), czy np. wdrożenie modułu stanowisk pracy i szkoleń pracowników ułatwia realizację ocen pracowników i rozwojów zawodowych pracowników (również wspomaganych w programie). Takich powiązań można znaleźć w programie dużo więcej.

RED: Podczas przeprowadzania ankiet za pomocą Qasystenta zdarzały się wątpliwości, że ankieta nie jest anonimowa, bo informatyk będzie wiedział z którego komputera udzielono jakich odpowiedzi. Czy to prawda?

MM: Chciałbym potwierdzić, że wszystkie badania ankietowe prowadzone w różnych modułach tj. JAKOŚĆ->klimat pracy, KADRY->szkolenia pracowników czy KZ->ocena kontroli zarządczej są anonimowe. Wiele urzędów, co widać po odpowiedziach przekonało się już do anonimowości tych badań. System oprócz tego, że nie udostępnia danych osoby, która wysłała ankietę, to nawet nie ma technicznej możliwości, żeby to zrobić (nawet w przyszłych wersjach programu), gdyż żadna informacja pozwalająca powiązać ankietę z osobą ją składającą (lub komputer, z którego była wysłana) nie jest przechowywana w żadnej z tablic baz danych. Zbiorcze wyniki dostępne też są w programie dopiero po zakończeniu badania. Żeby wyeliminować składanie kilku ankiet przez tą samą osobę pamiętany jest jedynie fakt złożenia ankiety przez nią (data jej wysłania). Podobna zasada jak działanie Qasystenta jest np. przy powszechnych wyborach parlamentarnych, gdzie każdy podpisuje się na liście, że uczestniczył w wyborach (nie będzie mógł drugi raz brać w nich udziału), wypełnia głos i wrzuca do urny (w przypadku Qasystenta jest to tylko zawartość ankiety zapisana w bazie danych, bez danych osoby ją składającej).

RED: Jak często program jest aktualizowany? Czy w przypadku aktualizacji uwzględniane są zgłoszenia użytkowników?

MM: Można powiedzieć, że program Qasystent aktualizowany jest na bieżąco i codziennie. W jego rozbudowę zaangażowanych jest kilka osób oraz oczywiście Państwo jako użytkownicy przesyłający swoje postulaty. Na stronie www.qasystent.pl publikowane są wszystkie nowe aktualizacje Qasystenta. W ciągu roku wydawanych jest od 10 do 20 dużych aktualizacji programu. Każda taka aktualizacja powoduje szereg zmian w programie oraz nowe funkcjonalności/moduły. Zakres zmian poprawki jest oczywiście w skrócie opisany przy danej aktualizacji. Każdorazowo też, wraz z instalacją aktualizacji, aktualizowana jest pomoc zintegrowana z programem, pozwalająca w szczegółach zapoznać się z nowymi modułami. Drobne poprawki, realizujące postulaty urzędów realizowane są "od ręki" i dostępne dla użytkowników do pobrania ze strony domowej programu Qasystent z FORUM z działu Qasystent-poprawki.

Dziękuję za wywiad.

RED: Również dziękuję za rozmowę.