...czyli druga rozmowa z Panem Januszem Janowskim o e-podatkach

Poniżej prezentujemy odpowiedzi na kolejne pytania, które pojawiły się w związku z wdrażaniem programu e-podatki. Gdyby nie moje roztargnienie i przypadkowe wyczyszczenie sobie skrzynki, pojawiłyby się nawet wczoraj... Ale szczęśliwie dziś otrzymałam je ponownie, więc mogę zaprosić do lektury.

Na początek: pytania o e-Kancelarię:

RED: Na stronie intranetowej mojej IS widziałam dwa filmiki instruktażowe dotyczące obsługi tej aplikacji. Po ich obejrzeniu nasunęło nam się trochę pytań.

Czy jest już dostępny (choćby w formie roboczej) projekt nowej instrukcji kancelaryjnej? Można się z nim zapoznać?

JJ: Tak, jest projekt, który 13 listopada 2013 roku został przekazany do akceptacji Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Projekty zostaną umieszczone na Intranecie AP w zakładce Transformacja i rozwój AP/Program e-Podatki po 20 listopada 2013 roku.*

*RED: można je będzie znaleźć tutaj (wyłącznie po sieci MF)

RED: Czy na stronie intra MF te filmiki są już dostępne? Można prosić o link? Czy moglibyśmy ten link opublikować (jeśli jest na stronie intra i tak spoza resortowej sieci nikt się do niego nie dostanie)?

JJ: Wspomniane filmy zostaną zamieszczone w Intranecie AP po 20 listopada 2013 roku. Linki można opublikować.**

**RED: filmy już są tutaj (też sieć MF)

RED: Czy jest możliwość aby udostępniono w intranecie materiały dotyczące e-Kancelarii (podręcznik użytkownika)?

JJ: Tak, podręcznik zostanie udostępniony w Intranecie AP po 20 listopada 2013 roku. Linki można opublikować.***

***RED: również będą tutaj (sieć MF) 

RED: Czy planuje się w związku z uruchomieniem portalu podatnika zmiany w Ordynacji podatkowej lub/i ustawy o informatyzacji podmiotów publicznych?

JJ: Aby portal mógł funkcjonować potrzebna jest podstawa prawna jego działania. W parlamencie trwa praca nad  zmianą ustawy o informatyzacji podmiotów publicznych oraz innych ustaw, w tym ordynacji podatkowej (druk sejmowy 1637). Prawdopodobny termin wejścia w życie to kwiecień/maj 2014 roku.

RED: Czy przewiduje się "zdalny i natychmiastowy dostęp do dokumentów i spraw" w rozumieniu pełnej treści czy tylko do obrazu dokumentu? A jeśli tylko obrazu - dlaczego?

JJ: W pierwszym etapie przewiduje się dostęp do metadanych dokumentu, czyli danych podstawowych opisujących dokument. Elektroniczny system obiegu dokumentów będzie, do momentu wyposażenia wszystkich jednostek administracji podatkowej w urządzenia do przetwarzania dokumentów z formy papierowej do postaci elektronicznej, wspierał papierowy obieg dokumentów.

RED:  Jak przebiegać będzie "rejestracja pism" - czy rzeczywiście poprzez załączenie skanu i opisanie pisma metadanymi? Czy ryzyko opisywania pliku metadanymi (czyli tagowania dokumentu hasłami) , czyli założenia, że te same hasła wszystkim kojarzą się tak samo - nie jest za duże? Czy będzie możliwe pełne wyszukiwanie w tekście dokumentu?

JJ: Rejestracja pisma w systemie uzależniona będzie od typu pisma oraz jego postaci: elektroniczna, papierowa. W przypadku przesyłek przychodzących w postaci papierowej rejestracja może polegać na wykonaniu odwzorowania cyfrowego dokumentu i opisaniu go odpowiednimi metadanymi. Część metadanych w systemie jest zesłownikowanych lub uzupełnianych automatycznie. Do metadanych wprowadzanych w polach tekstowych należą tj.: opis pisma, tytuł sprawy, słowa kluczowe, opis załączników. Wyszukiwanie pełnotekstowe możliwe jest w przypadku dokumentów przeszukiwalnych (naturalnych dokumentów elektronicznych) oraz tych, które podczas skanowania poddane zostały OCR-owaniu (obecnie poza zakresem wdrożenia).

RED: Czy wykorzystywany będzie wewnętrzny edytor tekstu, czy do edycji dokumentu służyć będą nadal pakiety biurowe (zewnętrzne edytory tekstu)?

JJ: Komponent TiMSI e-Kancelaria posiada wbudowany edytor tekstów pozwalający na uzupełnianie treścią szablonów pism, jak również pozwala na tworzenie dokumentów bez załączonych plików wytworzonych w edytorach zewnętrznych.

RED:  Jak przebiegać będzie przekazywanie pism przychodzących na linii e-Puap - e-Kancelaria? Czy przy pismach wychodzących będzie możliwość wysyłania ich przez e-Puap?

JJ: e-Kancelaria integruje się z ePUAP w taki sposób, że napływające tym kanałem dokumenty automatycznie rejestrują się w systemie jako naturalne dokumenty elektroniczne opisane metadanymi pobranymi z ePUAP.

RED: W jaki sposób obsługiwane będą wiadomości e-mail, w tym edytowalne załączniki (np. arkusze kalkulacyjne)?

JJ: Wiadomości e-mali pobierane są do systemu w postaci w jakim wpłynęły do podmiotu, bez konwersji

RED: Jakie będą stosowane mechanizmy uwierzytelniania tego co będzie w bazie? Czy przewiduje się możliwość podpisywania za pomocą profilu zaufanego e-Puap?

JJ: Akceptacje i dekretacje wykonywane w ramach systemu EZD potwierdza się podpisem elektronicznym w sposób polegający na dołączeniu lub logicznym powiązaniu danych identyfikujących imię i nazwisko oraz stanowisko osoby dokonującej tej czynności w systemie EZD do akceptowanej lub dekretowanej treści wraz z określeniem daty wykonania tej czynności. Natomiast w przypadku dokumentów wychodzących dokumenty muszą być uwierzytelnione w sposób określony w art. 20 a ust 1 i 2 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, chyba że przepisy szczególne dla danego typu pism (decyzja, postanowienie, zaświadczenie o sposobie załatwienia skargi itp.) nakazują inny użycie określonego podpisu elektronicznego.

RED:  Akceptacja pism - czy bezpieczny podpis będzie musiał trafić do każdego użytkownika biorącego udział w elektronicznym obiegu dokumentu? Jeśli tak, to kto poniesie koszty zakupu kart z certyfikowanymi podpisami?

JJ: Nie, podpis elektroniczny będzie przypisany jedynie do osób upoważnionych do podpisywania dokumentów stanowiących korespondencję zewnętrzną.

RED: Kodowanie numerów spraw "2401-NU3.010.2.2013.1" czy nie można wprowadzić zer wiodących w "numer sprawy", co ułatwi sortowanie w takim systemie zapisu?

JJ: Struktura znaku wynika z przyjętej instrukcji kancelaryjnej. Nie wydaje się konieczne dodawanie zer wiodących. Służyć to może wyszukiwaniu, a do tego są przygotowane inne mechanizmy.

RED: Czy wdrożenie e-Kancelarii spowoduje faktyczne wyeliminowanie z obiegu papierowych dokumentów?

JJ: Docelowo tak. W pierwszym etapie nie ponieważ na początku wdrożenia przyjmiemy Elektroniczny System Zarządzania Dokumentami z wyłączeniami. Wyłączeniu w pierwszej fazie wdrożenia podlegać będą dokumenty ze wszystkich grup klasyfikacji spraw poza dokumentami prawa wewnętrznego. Następnie, po zakupie dla wszystkich jednostek skanerów (najprawdopodobniej początek czwartego kwartału 2014 roku) będzie można stopniowo zmniejszać zakres wyłączeń. Dodatkowo trzeba stwierdzić, że zastępowanie dokumentów w postaci papierowej dokumentacji w postaci elektronicznej jest procesem. Im więcej obywateli w komunikacji z administracją korzystać będzie z dokumentów w postaci  elektronicznej tym mniej będzie wytwarzanych dokumentów w postaci papierowej.

RED: Skoro – zgodnie z tym co zaprezentowano na filmie – na etapie skanowania pisma wskazuje się przy rejestracji skanu komórkę organizacyjną (czyli o przydziale decyduje osoba rejestrująca pocztę) to czy to znaczy, że szef nadal będzie wcześniej dekretował papierowe dokumenty? Czy nie byłoby lepiej gdyby dekretacji dokonywał elektronicznie już po skanowaniu?

JJ: Dekretacja może przebiegać automatycznie (dla dokumentów o rozpoznanym typie, dla których zdefiniowano właściwy proces w ramach administracji podatkowej) lub ręcznie. Przedstawiony na filmie sposób dotyczy dekretacji ręcznej. Dekretacja odbywa się na poziomie kancelarii – pismo zostaje zadekretowane na komórkę organizacyjną (czyli jej kierownika lub osobę uprawnioną) a następnie może zostać dalej przedekretowana. W przypadku dekretacji błędnej może zostać zwrócone do kancelarii. Kierownik jednostki nie będzie dekretował dokumentów papierowych.

RED: Na filmiku wskazano, że jeśli wybierze się typ pisma związany z konkretnym podatkiem, to znajdzie się automatycznie w systemie (rozumiem, że GenTax). W którym momencie będzie możliwe wskazanie formularza (mam na myśli dziś występujące formularze w POLTAX)? Czy może GenTax będzie obsługiwał również dokumenty nie posiadające kodu w słownikach?

JJ: Wybór formularza będzie w GenTax. Dla dokumentu, dla którego nie zdefiniowano wzoru formularza w GenTax (jeżeli zdarzy się taki przypadek) będzie możliwość obsłużenia w formularzu ogólnym. Występujące dziś formularze w POLTAX znajdą się w GenTax.

RED:  Z tego co nam wiadomo, e-Kancelaria wejdzie do izb w całości od przyszłego roku, a do urzędów w części – w jakiej? I kiedy planowane jest pełne wdrożenie e-Kancelarii w urzędach?

JJ: Plan zakłada wdrożenie w pełnym zakresie w izbach skarbowych oraz ograniczone wdrożenie w urzędach skarbowych. Zakres wdrożenia w urzędzie skarbowym to – sprawy z zakresu symboli klasyfikacji 0-3 w 100%, sprawy z pozostałego zakresu klasyfikacji tylko dotyczące podatków wdrażanych w T2 (PCC, SD, KP). Pełne wdrożenie w urzędach skarbowych od uruchomienia wydania T3, tj. od 2015 roku.

RED: Czy konieczne będzie podwójne rejestrowanie pism, tj. w e-Kancelarii i w Bibliotece Akt?

JJ: Nie będzie. Dokumenty dotyczące zakresu JRWA 0-3 i PCC, SD i KP będą rejestrowane w e-Kancelarii i GenTax, a pozostałe w BA i POLTAX.

RED: Czy na potrzeby instalacji e-Kancelarii w każdym US na serwerach pojawi się Microsoft Sharepoint Server 2007 Enterprise? W 100 osobowym urzędzie to wydatek na licencje serwera i cal rzędu 19tys zł. Czy urzędy same będą musiały pokryć ten wydatek?

JJ: Komponent TiMSI e-Kancelaria nie wymaga zakupu licencji Microsoft Sharepoint Server 2007 Standard / Enterprise (lub nowszego).

RED: Z opisu systemu e-Kancelaria na ulotce firmy i doświadczeń ze szkolenia wiadomo, że system ten obecnie do pełnego wykorzystania swoich możliwości edycyjnych wymaga instalacji na stanowiskach Microsoft Office w wersji 2007 lub nowszej. Czy przewiduje się centralny zakup licencji nowej wersji OFFICE dla wszystkich stanowisk w związku z wdrożeniem e-Kancelarii?

JJ: Komponent TiMSI e-Kancelaria nie wymaga zakupu licencji MS Office, możliwe jest tworzenie pism w dowolnym edytorze i dołączanie ich w toku rejestracji lub też skorzystanie z wewnętrznego edytora wbudowanego w system.

RED: E-kancelaria jest wdrażana obecnie w GUS a przedtem między innymi w Ministerstwie Zdrowia, centrali ZUS. Ministerstwie Sprawiedliwości, Ministerstwie Sportu. Jaki był miernik udanego wdrożenia w tamtych jednostkach a jaki będzie w US i IS ?

JJ: Nie znany jest nam miernik udanego wdrożenia w innych instytucjach.

RED: A z pytań ogólnych:

 Wkrótce rozpoczną się testy nowych aplikacji w wybranych jednostkach. Zastanawiam się nad możliwością zrobienia czegoś w rodzaju reportażu z wdrażania nowego oprogramowania i prowadzonych prac – oczywiście w zakresie w jakim jest to możliwe do opublikowania na ogólnodostępnej stronie internetowej jaką jest portal. Czy byłoby możliwe, żeby ktoś z nas mógł to zobaczyć?

JJ: Proszę zaproponować formułę takiego reportażu. Możemy taki pomysł wspólnie przedyskutować.

RED: Czy to prawda, że powstaje nowe narzędzie do rejestrowania czynności sprawdzających na bazie e-Orusa i czy będzie ono wykorzystane przy GenTax?

JJ: Rozwiązanie, które powstaje na bazie e-Orusa jest z punktu widzenia Programu e-Podatki rozwiązaniem tymczasowym.

RED: W związku z błyskawicznym wdrożeniem aplikacji OGNIVO pojawiła się w US gwałtowna potrzeba stworzenia narzędzia do przechowywania i agregacji danych z tej aplikacji. Czy taka funkcja pojawi się w e-Kancelarii, BA czy Egapoltax a może GenTax ? Ważne by była możliwość importu informacji z tymczasowych aplikacji lokalnych.

JJ: W jakim celu miałyby być przechowywane i agregowane dane z aplikacji OGNIVO?****

RED:  Jak to będzie z informatykami z urzędów od 01.01.2014 ?

JJ: Będą w większym stopniu współpracować z informatykami z izby skarbowej w celu realizacji zadań na rzecz wszystkich jednostek administracji podatkowej w województwie. W celu zapoznania się z kierunkiem zmian warto przeanalizować projekt zarządzenia w sprawie organizacji izb i urzędów skarbowych.

RED: Dziękuję za rozmowę

Jedno ze wspomnianych w ostatniej odpowiedzi spotkań odbyło się w poniedziałek, 25 listopada, w Zielonej Górze. O tym więcej w relacji która ukaże się na dniach. Nie wszystko od razu ;)

I wielkie dzięki dla Tranqilo i Rbita za aktywną pomoc w przygotowaniu tej rozmowy.

****jeszcze wrócimy do tematu