...tym razem nietypowo trochę...

Jakiś czas temu wzięliśmy (na swój sposób) udział w dyskusji rozpoczętej przez DSC KPRM o tym, kim są urzędnicy. Niedawno napisała do nas Pani Redaktor Hanna Dębska czy zgodzilibyśmy się odpowiedzieć na kilka pytań do artykułu o misji urzędnika, który przygotowywała. Ponieważ pytań było sporo i trochę się napracowałam (chociaż muszę stwierdzić, że łatwiej mi było występować po stronie odpytywanej niż jak zazwyczaj - odpytującej), a artykuł jest raczej opracowaniem na podstawie wypowiedzi kilku osób, za zgodą inicjatorki tej publikacji - pozwolę sobie wrzucić cały materiał z tej rozmowy. O misji, postrzeganiu, wizerunku i miejscu w społeczeństwie tych niedobrych urzędników...

Jak postrzega Pani misję urzędnika służby cywilnej?

Może warto przypomnieć, że:

„misją służby cywilnej jest zapewnienie zawodowego, rzetelnego, bezstronnego i politycznie neutralnego wykonywania zadań państwa oraz ciągłości funkcjonowania jego instytucji, niezależnie od bieżącej sytuacji politycznej i zmian rządów.”

Jak ją postrzegam? Bardzo prosto: obowiązkiem członka korpusu służby cywilnej jest wykonywanie pracy bez której funkcjonowanie państwa nie byłoby możliwe, bez względu na to, kto aktualnie państwo reprezentuje czy sprawuje rządy. To tak jak z transportem publicznym: autobus powinien jechać zgodnie z rozkładem bez względu na to, kto siedzi za kierownicą. Każdy z członków KSC jest jakąś częścią tego autobusu… Sektor publiczny różni się od prywatnego przede wszystkim istotą dla której został powołany: nie jest nastawiony na zysk, a na służbę społeczeństwu.

Czy odgrywa ona dużą rolę w Pani codziennej pracy?

Tak, chociaż nie powtarzam jej treści codziennie jak mantry. W codziennej formie brzmi to raczej jak: „trzeba zrobić robotę którą mam przed sobą”. Oczywiście, z zachowaniem wszelkich zasad i poszanowaniem przepisów prawa.

Czy w Pani otoczeniu, w środowisku urzędników, ma jeszcze znaczenie pojęcie służby, dobra wspólnego? W jaki sposób się to wyraża?

Jakieś takie mam wrażenie, że to pytanie ma już w sobie zawartą gotową tezę… Mam okazję pracować z ludźmi o wysokich standardach etycznych i dużej wrażliwości społecznej. Nie mogę wypowiadać się za cały korpus, ale w środowisku z którym mam zawodowo do czynienia niewiele jest osób, które podjęły pracę w urzędzie wyłącznie dla pieniędzy (które zresztą wcale nie są takie duże jak się powszechnie uważa) i które dostrzegają pewne zjawiska społeczne[1] często zanim dostrzegą je media. A w jaki sposób się to wyraża? Często zdarza nam się pracować po godzinach, mimo że w służbie cywilnej nadgodziny nie są płatne a bywa, że i wolnego za te nadgodziny odebrać nie można. Jak już mówiłam: „trzeba zrobić robotę którą ma się przed sobą” mimo że wiemy, że żadnej gratyfikacji z tego nie będzie. Powiem więcej, powołuje się w jednostkach różne zespoły, rozdysponowywane są dodatkowe zadania i ludzie podejmują się ich realizacji wiedząc, że ewentualna nagroda może być czysto hipotetyczna i szanse na nią są niewielkie.

Myślę, że sam fakt istnienia naszego portalu (prowadzonego społecznie w wolnym czasie, czyli wieczorami, w nocy lub w dni wolne czy święta), jego popularność w środowisku i treści które się na nim pojawiają są najlepszym dowodem. Portal powstał po to, żeby pracownicy różnych urzędów z całego kraju mogli dzielić się wiedzą. Każdy członek korpusu ma obowiązek podnoszenia kwalifikacji, najczęściej przez samokształcenie. Jako redakcja portalu nawiązujemy kontakty i współpracujemy m. in. ze szkoleniowcami czy autorytetami w naszych dziedzinach, co pozwala naszym Czytelnikom na darmowy dostęp do wiedzy osób, na których szkolenia wielu naszych Czytelników nie ma szans się dostać (ze względu na ograniczone środki finansowe w urzędach). Korzystanie z portalu nie jest i nie będzie odpłatne, a nasza przy tej stronie praca to właśnie, w mojej ocenie, realizacja misji. Zwłaszcza, że odbywa się to w naszym wolnym, prywatnym czasie. Wiele osób angażuje się również w działania społeczne, ale nie mające nic wspólnego z polityką (to też wynika z jednej z zasad etyki). Na portalu promowaliśmy m. in. projekt Polska Cyfrowa Równych Szans (ja też jestem Latarnikiem Polski Cyfrowej) i namawialiśmy do przekazywania 1% podatku dla organizacji pożytku publicznego (mimo że część z nas jest pracownikami urzędów skarbowych i więcej wniosków o przekazanie 1% oznacza dla nas więcej pracy – ale doskonale wiemy, że jest to korzystne społecznie). 

Zachęcam do zapoznania się z sylwetkami osób, które portal tworzą – tam Pani znajdzie odpowiedzi na powyższe pytania[2].

Które z zasad prawnych i etycznych służby cywilnej wydają się Pani najtrudniejsze do wypełniania? Dlaczego?

Same zasady nie są trudne do wypełnienia; problem leży troszeczkę obok. Ze względu na brak możliwości szczegółowego sprecyzowania przez prawodawcę (bo gdyby zasady miały być szczegółowo sprecyzowane, zarządzenie miałoby sporą objętość) zawsze istnieje ryzyko nadinterpretacji przez przełożonego. Na przykład zasada godnego zachowania. W § 14 zarządzenia nr 70 Prezesa Rady Ministrów z dnia 6 października 2011r. czytamy:

„Zasada godnego zachowania w szczególności polega na:

(…) właściwym zachowaniu się również poza pracą, unikaniu niepożądanych zachowań mających negatywny wpływ na wizerunek państwa, służby cywilnej
i urzędu”

I tu bywają różne interpretacje. Bo jeśli ktoś się uprze, to i zabawę z dzieckiem w parku, polegającą na bieganiu na czworaka może uznać za zachowanie mające negatywny wpływ na wizerunek urzędu… A tak serio: zasady etyczne i prawne odbierają członkom korpusu wiele praw. Na przykład prawa do protestu czy publicznego wyrażania poglądów politycznych (również poza miejscem pracy). Zdaję sobie sprawę, podobnie jak większość osób z KSC, że są to podstawowe regulacje zapewniające normalne funkcjonowanie państwa, również w chwilach kryzysowych. Ale powodują, że w wielu sytuacjach czujemy się obywatelami gorszej kategorii, ponieważ nie wszystkie wolności konstytucyjne nas dotyczą. Niemniej podejmując pracę w korpusie wyraziliśmy zgodę na te ograniczenia i je respektujemy. Czy słyszała Pani kiedyś o buncie członków korpusu służby cywilnej? 

Według jednej z zasad, jeśli zachodzi rozbieżność między przepisami prawa a interesem publicznym, urzędnik ma obowiązek zgłosić to przełożonym – czy zdarzyło się Pani zgłosić taką uwagę? Jeśli tak, to jaka była odpowiedź?

Nie, w swojej karierze nie miałam takiej sytuacji, raczej rzadko mam do czynienia z procesem legislacyjnym, natomiast kilkakrotnie zwracałam uwagę na kwestie interpretacji przepisów w mojej ocenie nietrafionych. Zdarzało mi się również składać uwagi do projektów przepisów. Nie sądzę, żeby akurat to moja opinia miała wpływ na ich zmianę, ponieważ wiem, że w każdym przypadku podobne uwagi miało więcej osób. Jestem urzędnikiem z dołu, więc nie znam dokładnych odpowiedzi osób z samej „góry” decydujących o ostatecznym kształcie kwestionowanych interpretacji czy zapisów w projektach, ale w kilku przypadkach nastąpiły zmiany.

W mediach często pojawiają się stereotypowe zarzuty wobec urzędników: opieszałość, formalizm, oportunizm, brak kompetencji itp. Jak Pani na nie reaguje? Czy jest Pani w stanie je odeprzeć?

Denerwują mnie. Każdy stereotyp jest uogólnieniem – w ten sam sposób można napisać, że młodzież nie czyta książek (co nie jest prawdą, co widzę po swoich dzieciach i ich znajomych). Prawda jest taka, że zdarzają się przypadki, jak wszędzie, nieprofesjonalnych zachowań urzędników. Ale są to przypadki coraz rzadsze - co potwierdzają badania satysfakcji klientów, wykonywane również przez firmy zewnętrzne. Warto tu przywołać raport ARC Rynek i Opinia sprzed jakiegoś czasu, wskazujący wprost, że złe postrzeganie urzędników wiąże najczęściej z obiegową opinią, przede wszystkim kreowaną przez media, niż z doświadczeniami własnymi. Pozwoli Pani, że zacytuję tu fragment artykułu kolegi:

„Stereotyp ten w odbiorze społecznym jest utrwalony od lat. Warto jednak podkreślić, iż poszczególne wyniki badań potwierdzają dużą rozbieżność pomiędzy tym odbiorem, a faktycznymi odczuciami po wizycie w „urzędzie” lub kontakcie z „urzędnikiem”.

Z jednej strony, jak wynika z przeprowadzonych badań, urzędnik to osoba niezbyt kompetentna, mało zaangażowana w swoją pracę, a także często arogancka wobec obywateli. Wg szeregu opinii urzędnicy tworzą hermetyczne środowisko, kierujące się nepotyzmem i własnym interesem materialnym. Dominują również przekonania o mocnym powiązaniu administracji z polityką.

Z drugiej strony blisko trzy czwarte Polaków, którzy mieli w ostatnim czasie kontakt z urzędami, jest zadowolona ze sposobu, w jaki została obsłużona, a także wysoko ocenia kompetencje urzędników, ich sprawność, rzetelność, uprzejmość. Paradoks ten został również poddany analizie podczas prowadzonych badań. I chyba trafnie przedstawiono przyczyny. Nasze poglądy na bardzo wiele spraw kształtowane są przez „wyniesione z domu” opinie, które modyfikowane są w przeważającej mierze, nie przez nasze indywidualne doświadczenia, a przez wszechobecne media.”[3]

Fakt, że to co budzi oburzenie dobrze się sprzedaje, więc każda sprawa negatywna związana z administracją jest nagłaśniana. Pozytywne informacje nie sprzedają się dobrze, więc ich nie ma w mediach. Poza tym w odbiorze społecznym, również wśród dziennikarzy, tak naprawdę nie ma rozróżnienia między służbą cywilną a pozostałą częścią administracji, a wiele osób urzędników utożsamia z politykami i to właśnie, nie ukrywam, najbardziej boli. To też wykazało badanie percepcji służby cywilnej.[4]

Jedną z zasad służby cywilnej jest pogłębianie zaufania ludzi do urzędów. Czy Pani zdaniem to się udaje? Co konkretnie trzeba by zmienić, żeby to zaufanie było większe?

Przede wszystkim musiałaby się skończyć nagonka w mediach. Nie da się ukryć, że – jak wyżej pisałam – media od wielu lat kierują się zasadą „bij urzędnika”. Same urzędy w ciągu ostatnich lat naprawdę bardzo się zmieniły, podobnie jak pracujący w nich ludzie. Szczególnie urzędy pod skrzydłami Departamentu Służby Cywilnej. Problem polega na tym, że mimo tysiąca białych owiec o których nikt nigdy nie usłyszy jedna czarna owca (która może trafić się wszędzie) przy dzisiejszej pogoni za sensacją jest w stanie zniweczyć całą ciężką pracę jaką włożyli w odbudowę zaufania pozostali.[5] Może po prostu wystarczy zacząć zauważać, że urzędnicy to tacy sami ludzie jak wszyscy inni?

Co sądzi Pani o wypełnianiu zasady racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi? Słyszy się o sytuacjach, gdy urzędnicy marnotrawią środki finansowe, na przykład wydają je gwałtownie pod koniec roku, żeby wydatki zgadzały się z planem. Czy postrzega to Pani jako duży problem? Czy jest sposób, żeby temu zaradzić?

Wydawanie gwałtownie środków na koniec roku wynika z wieloletniej praktyki obcinania środków na funkcjonowanie jednostek na kolejny rok przez jednostki wyższego szczebla o kwotę która nie została wydana. W ten sposób karani są ci, którzy oszczędzają, bo nic z tych oszczędności nie zostaje na potrzeby urzędu, a w kolejnym roku budżet o wartość tych oszczędności będzie niższy. Nie zajmuję się zawodowo dysponowaniem środkami finansowymi, więc nie mogę tu odgrywać eksperta ale po pierwsze, wiem, że to się miało zmienić, a po drugie – w urzędach cały rok oszczędza się na wszystkim i trudno mi się zgodzić z opinią, że w ostatniej chwili się te środki marnotrawi. Zawsze jest coś, czego brakuje i co wtedy właśnie można kupić. Proszę pamiętać, że kierownik jednostki ma nad sobą bat w postaci ustawy o odpowiedzialności za naruszenie finansów publicznych i z pewnością nie zakupi np. jaccuzzi. Zresztą, z tego co wiem ten akurat problem występuje w większej skali raczej w administracji samorządowej.

Jak by Pani skomentowała głośną ostatnio sprawę dotyczącą opóźnienia publikacji ustawy o rajach podatkowych? Szef Rządowego Centrum Legislacji tłumaczył, że żaden z jego urzędników nie zaniedbał swoich obowiązków. Czy z Pani perspektywy taka sytuacja w urzędzie jest możliwa? Czy można powiedzieć, że nikt osobiście nie odpowiada za błąd, a winny jest cały system?

Nie chciałabym się wypowiadać na ten temat, ponieważ nie znam ani realiów, ani procedur w tej sprawie obowiązujących, nie mam więc żadnych podstaw do dokonywania oceny. Mogę tylko przypuszczać, że problem raczej dotyczył nie tyle jednego urzędu, co raczej tej „przestrzeni” na styku dwóch urzędów, której nie obejmowały procedury (każdy urząd zapewne miał swoją), ale przypuszczenie trudno nazwać opinią czy komentarzem.

Wydaje się, że zaniedbaniem części urzędników jest nie tyle złe działanie, co nie podejmowanie dobrych działań, bierność, brak zaangażowania. Czy zgodziłaby się Pani ze stwierdzeniem, że urzędnikowi nie opłaca się wykazywać własnej inicjatywy, bo nie jest za to odpowiednio doceniany? Nagrody dostaje prawie każdy pracownik. Czy widzi Pani potrzebę wprowadzenia dodatkowej formy motywacji?

Po pierwsze, fundusz nagród pomniejszany jest o świadczenia gwarantowane takie jak odprawy emerytalne czy jubileuszówki. Często się zdarza, że oprócz owych emerytów czy jubilatów nagród nie dostaje nikt, nie jest więc prawdą że dostaje je prawie każdy pracownik. A nawet jeśli nagrody są, to zazwyczaj (mówimy o jednostkach najniższego szczebla, których jest najwięcej) oscylują w granicach 100-300 pln brutto na kwartał.  Często bywa tak, że szef chciałby bardziej nagrodzić kilka osób i też nie ma czym… Po drugie, proszę zauważyć, że od 2010r. zatrudnienie w korpusie służby cywilnej spada, natomiast wciąż dochodzą nowe zadania. Dla przykładu ze swojego podwórka powiem, że w ciągu ostatnich dwóch lat liczba dokumentów (wpływających i wychodzących, z pominięciem typowych dokumentów podatkowych jak deklaracje, bo te są ewidencjonowane odrębnie) które zarejestrowano w moim urzędzie w roku 2013 zwiększyła się o ok. 100 tysięcy, tj. o 1/3 tego co było w roku 2011. Część z nich to dokumenty związane z dochodzeniem należności z tytułu abonamentu RTV, bo m. in. takie zadanie nam doszło do realizacji. Ludzie są po prostu przemęczeni. Ze sprawozdania Szefa Służby Cywilnej za rok 2013:

„W 2013 r. przepracowano ok. 935 150 godzin nadliczbowych, z tego 46%
w administracji skarbowej. Średnio w poszczególnych okresach rozliczeniowych rozliczono ok. 64% godzin nadliczbowych”[6]

Mimo to największy wpływ na motywację, a raczej jej brak, ma z pewnością fakt zamrożenia wynagrodzeń w służbie cywilnej już szósty rok z rzędu. Nasze płace nie zmieniają się, a koszty życia znacząco wzrosły.[7] W wielu urzędach szczebla powiatowego pracują osoby, które otrzymują wynagrodzenie równe pensji minimalnej. Jeśli dodać do tego kwestię zmniejszonego limitu mianowań (obecnie jest to 200 osób rocznie łącznie z absolwentami Krajowej Szkoły Administracji Publicznej), nagonkę polityczno-medialną na urzędników oraz regulacje ograniczające nasze prawa które innym gwarantuje konstytucja nietrudno o wniosek, że jesteśmy obywatelami gorszej kategorii. To nie sprzyja motywacji i zaangażowaniu, prawda?

Jeśli można, proszę też o informację, na jakim stanowisku/w jakiej dziedzinie Pani pracuje. 

Jestem pracownikiem jednego z urzędów i zajmuję się analizami (w dużym uproszczeniu), ale wolałabym „wystąpić” w roli redaktora niezależnego portalu członków korpusu służby cywilnej. Prezentowanie moich własnych opinii pod szyldem urzędu byłoby sprzeczne z zasadami etyki bo nie mam upoważnienia do występowania w jego imieniu w sprawach medialnych.

Artykuł pt. "Urzędnik z powołania" przygotowany na podstawie rozmów z urzędnikami (m. in. tej) znajdziecie TUTAJ.