Czyli o zależności między czasem a wynikiem

Może się to komuś wydać dziwne, ale moim zdaniem funkcjonowanie jednostki można porównać do obrazu. Mówiąc: obraz mam na myśli płótno wypełnione farbą. Niezależnie bowiem od tego co takie dzieło przedstawia jest przecież tak naprawdę tylko grą barw, kresek, świateł i cieni. To, czy dzieło jest odbierane pozytywnie czy jako bohomaz zależy od wielu czynników. Najważniejszym z nich jest harmonia. Pomińmy może koneserów sztuki nowoczesnej, bo w ich przypadku akurat trudno zgadnąć co oceniają wysoko a czego nie (to tylko kolejny dowód na dowolność interpretacji...) - mam na myśli raczej obrazy odbierane przez większość ludzi jako miłe dla oka. Lub niemiłe. Żeby obraz przyciągał i zatrzymywał wzrok na dłuższą chwilę wszystko w nim musi współgrać.

Żeby organizacja działała efektywnie i płynnie konieczny jest ten sam warunek. Są jednak dni, kiedy skrzynka mailowa wypluwa kolejne żądania z nieprzekraczanymi terminami i mam wtedy wrażenie, że lada moment w urzędzie po korytarzach wszyscy będą biegać z obłędem w oczach wydając dźwięki głównie zawierające samogłoskę "AAAAA". To jest właśnie przeciwienstwo harmonii, czyli dysonans. Znany również jako koleżanka Psychoza. Niekiedy towarzyszy jej również koleżanka Panika. Od czasu do czasu można zauważyć obie przechadzające się po korytarzach.  Co by nie mówić, po kilku latach powtarzających się cyklicznie takich akcji pracownicy komórek analiz i planowania są już na to uodpornieni w pewnym stopniu, co budziłoby pewno zdziwienie we współpracownikach z innych komórek gdyby akurat ci nie byli w danym momencie zajęci panikowaniem. Ale wróćmy do tematu.

Ostatnia wersja mierników dla izb i urzędów skarbowych (acz brak mi na skanie ważnego podpisu, więc nie wiem czy jest ostateczna...) pochodzi z lipca tego roku. W prezentacjach z poprzednich miesięcy rzuciła mi się w oczy jedna rzecz: dla tych mierników określono wartości docelowe na kolejne lata. Jak się tak zastanowić, to pewno ma to na celu głównie jedną rzecz: żeby i mierniki i wartości docelowe w kolejnych latach były znane PRZED rozpoczęciem okresu ocenianego. Jak dotąd bywało zupełnie inaczej. W tym roku mamy już lipiec więc logicznie rozumując na bazie poprzedniego wniosku, tegoroczne mierniki powinny być "do popatrzenia". Przynajmniej te na półrocze. Trudno bowiem monitorować wykonanie mierników jeśli:

a) nie do końca wiadomo co właściwie monitorować (oj wiem, wcześniejsze wersje były znane, ale raczej ogólnie, bez szczegółowych kryteriów - a kryteria są na poziomie urzędu najistotniejsze);

b) nie ma do ich badania narzędzi.

Ktoś może powiedzieć: macie studium wykonalności, wiecie co brać - zróbcie sobie sami. I tak i nie. I tak - bo tak, sami robimy - cóż nam innego pozostało, skoro musimy zrobić sprawozdanie z wykonania tych mierników w tym tygodniu. I nie - bo mimo wskazanych kryteriów różnym autorom skryptów, zapytań czy raportów w hurtowni wychodzą różne wyniki. Partyzantka miernikowa kwitnie w najlepsze. Plusem jest to, że się wymieniamy uwagami i uczymy od siebie nawzajem. Minusem - że tracimy czas. W 400 urzędach. A bywa że i w izbach, tak przynajmniej słyszałam. Bezkosztowość bowiem polega na tym, że nie płaci zlecający tylko ktoś inny. W tym przypadku pracodawca osób które angażują się w tworzenie rozwiązań które i tak się pojawią, tyle że nieco później. A należy pamiętać, że ta sama osoba jest rozliczana z własnych zadań. I kiedy pytają: "dlaczego nie robicie tego czy tamtego" nikt nie pamięta, że musiała w tamtym czasie poświęcić ileś godzin na rozwikłanie problemu w nieprzekraczalnym terminie.  I najlepsze jest to, że późniejsze, oficjalne narzędzia niekoniecznie muszą dać te same wyniki jakie dają nasze partyzanckie. Co mi przypomina taką anegdotę:

- Przepraszam, która godzina?

 

- 11.00

 

- Jak to 11.00? Jest pan niekonsekwentny. Godzinę temu mówił pan, że jest 10.00

I nie chodzi tu tylko o kryteria (chociaż też), ale przede wszystkim o jedną niezwykle istotną rzecz: czy mierniki wylicza się na podstawie danych z hurtowni, opublikowanych po pobraniu czy "na żywca" z bazy. W przypadku np. rachunkowości podatkowej problem jest nieco mniejszy (ale też istnieje) - w rachunkowości jest coś takiego jak blokada okresu sprawozdawczego, której po uzgodnieniu wpływów z bankiem już NIE WOLNO zdjąć. Niezmienne więc na koniec okresu zawsze pozostaną wpływy i zaległości. Ale mogą zmieniać się inne dane: w zależności od wystawianych zwrotów,  upomnień czy tytułów wykonawczych czy wprowadzanych przerw w terminie biegu przedawnienia (pewne rzeczy trzeba ewidencjonować odrębnie, bo nie ma połączenia między aplikacjami). Czyli inaczej mówiąc na najprostszym przykładzie: inna będzie liczba wystawionych upomnień w dniu "zakładania" blokady, a inna w dniu pobrania danych do hurtowni (co ma miejsce od kilku do kilkunastu dni po zablokowaniu możliwości księgowania w zamkniętym okresie sprawozdawczym).

W przypadku egzekucji dane również ulegają pewnym zmianom od zakończenia okresu (czyli ostatniego dnia miesiąca, tu nie ma blokady) do dnia pobrania. A wymiar czy kontrola to jest całkowicie żywa baza (w przypadku egzekucji i rachunkowości jest możliwość testowego utworzenia tablic z których będą pobierane dane), zmieniająca się cały czas. Hurtownia danych oferuje przede wszystkim takie "zamrożenie w czasie" (nieoceniona Bożenka porównywała to zawsze do zdjęcia). Bo istotą hurtowni jest właśnie niezmienność w czasie. Kiedykolwiek później będziemy pytać o jakiś okres sprawozdawczy, dane będą TAKIE SAME jak w dniu pobrania danych za ten okres.  

Pobranie do hurtowni WHTAX już było. Termin pobrania do SPR jest terminem przyszłym bliżej mi nie znanym. Zatem to co robimy przez ostatnich kilka dni tak naprawdę niekoniecznie może się okazać tym co będzie prezentowane w oficjalnych wynikach. Pytanie zatem zasadnicze brzmi: jaki włożona w to praca ma sens?

A poniżej pozwolę sobie zacytować swoje uwagi do projektu dokumentu dotyczącego kontroli zarządczej w związku z konsolidacją.

Podstawowym elementem skuteczności oceny funkcjonowania jednostki jest konieczność dysponowania wiedzą dotyczącą kryteriów tej oceny – już na początku ocenianego okresu. Obecnie informacja o obowiązujących w danym roku miernikach centralnych przekazywana jest zbyt późno. Należy zauważyć, że analogicznie jak przy ustalaniu celów operacyjnych w jednostkach na podstawie celów strategicznych wyznaczonych przez MF powinno odbywać się wyznaczanie mierników. Duża liczba mierników powoduje chaos i monitorowanie ich wykonania zajmuje zbyt wiele czasu, szczególnie gdy nie ma gotowych narzędzi w postaci np. skryptów. Im bardziej zbliżone są do mierników centralnych mierniki operacyjne tym lepiej – mierniki operacyjne powinny uzupełniać informacje uzyskiwane z analizy wyników centralnych, aby umiejscowić konkretny problem powodujący niemożność osiągnięcia celu. Dlatego też system mierników centralnych na dany rok powinien być znany jednostkom na tyle wcześnie, żeby mogły wyznaczyć własne mierniki operacyjne i skupić się przede wszystkim od początku ocenianego okresu na celach i zadaniach wskazanych przez MF jako najbardziej istotne.

Terminy udostępniania danych przez urzędy koniecznych do dokonania oceny czy monitorowania powinny być skorelowane z terminami pobierania danych do hurtowni w taki sposób, aby było możliwe skorzystanie z danych w hurtowni i dostępnych tam raportów, co znacznie usprawni proces samej oceny i uwiarygodni monitorowanie stopnia wykonania zadań. W sytuacji, gdy terminy przekazywania danych wyznaczane są urzędom przed publikacją pobrań w hurtowni, przed pobraniem lub nawet gdy nie jest jeszcze zamknięty okres sprawozdawczy w rachunkowości podatkowej trudno mówić o ich wiarygodności, ponieważ nadal po przekazaniu danych stan faktyczny się zmienia, bo zmienia się źródło do czasu zamknięcia okresu sprawozdawczego. Dodatkowo wykonanie zapytania z hurtowni i analiza wyników przy użyciu gotowych narzędzi przez hurtownię udostępnianych jest znacznie efektywniejsze i mniej kosztowne niż samodzielnie wykonywane zapytania bezpośrednio na bazach danych – ponadto nie ma wtedy pewności, że wszystkie informacje spływające do izby skarbowej czy ministerstwa uzyskano stosując te same kryteria i warunki; nie ma więc żadnej pewności czy w ogóle są porównywalne. Informacje na podstawie gotowych raportów z hurtowni nie tylko taką pewność dają, ale do tego mogą być powtarzane w każdym czasie, na każdym szczeblu resortu i wyniki nie ulegną zmianie. Wyniki pomiarów są bardzo istotne, ponieważ wskazują w sposób jednoznaczny obszary wymagające i niewymagające poprawy. Zarówno kontrola zarządcza jak i zarządzanie jakością służą temu, żeby stale doskonalić organizację. Nie będzie to możliwe, jeśli wyniki nie będą pewne.

 Dlatego terminy oceny, monitorowania czy pomiarów muszą być skorelowane z terminami publikacji danych w hurtowniach w taki sposób, żeby korzystanie z udostępnianych przez hurtownie narzędzi było możliwe już na poziomie urzędu.

fot. Fripp

I mam zgodę na publikację tego zdjęcia - to tak w nawiązaniu do artykułów o prawach autorskich ;)

Nawiasem mówiąc, zdjęcie mnie zachwyciło...