Cele i zadania - kilka myśli w ujęciu dość swobodnym

Nie wiadomo kiedy minęła już druga dekada stycznia i za chwilę trzeba będzie kontrolę zarządczą za rok znów rozliczyć. Jakąś taką mam cichą nadzieję, że tym razem robię to po raz ostatni... Ale do rzeczy. Kilka dni temu dostałam prośbę o wyjaśnienie czym się różni cel od zadania. Pisaliśmy chyba już o tym,  niemniej dla przypomnienia poniżej mały przykład z życia. Najważniejsze jest to, żeby cele były realne, ale nie zaniżone; a zadania możliwe do wykonania.

Na przykład po naciskach żony pan X. (oczywiście, członek KSC) może postawić sobie cel:

BĘDĘ BOGATY

zadanie:

WYGRAM W LOTTO

określenie w czasie:

w ciągu najbliższego roku

miernik:

co najmniej cztery samochody pod domem pana X.

Wygląda ładnie... teraz trzeba zidentyfikować ryzyko i określić do niego strategię.

Ryzyko nr 1: żona realizując strategię oszczędności obetnie fundusze na kupony. Zatem trzeba jej przedstawić zadanie, próbując ją przekonać do realizacji. Czyli nic innego jak zakomunikować to co pan X. wymyślił małżonce, żeby mogła w realizacji uczestniczyć. W przeciwnym wypadku zadanie będzie niewykonalne. A właściwie to skoro ona wymusiła na nim postawienie takiego celu, to niech w tym wszystkim też uczestniczy i dalej mogą myśleć razem.

Ryzyko nr 2: prawdopodobieństwo wygranej wg Wikipedii* wynosi 1:13 983 816, więc prawdopodobieństwo, że nie będzie trafienia jest bardzo wysokie.

W zasadzie na ten moment pan X. wymyślił dwie strategie:

a) grać systemowo (czego żona na pewno nie zaakceptuje, więc tę strategię należy wykluczyć z marszu);

b) iść do wróżki (po chwili zastanowienia pan X. uznał, że gdyby wróżka była pewniakiem, to nie utrzymywałaby się z wróżenia przyjmując klientów, tylko żyłaby z wygranych).

Po nocnym biciu się z myślami pan X. stwierdził, że wykonanie zadania jest bardzo mało prawdopodobne, a tym samym osiągnięcie celu. Niemniej można żonie udowodnić, że cel został wykonany, przedstawiając pomiar. Pan X. wpadł na genialny pomysł, podskoczył, pojaśniał i - tu pozwolę sobie na cytat z lat dziecinnych, a konkretnie z bajki o Rumcajsie - "ha, ha - zaśmiał się hrabia po francusku".

Dlatego też z samego rana po cichutku wyszedł z domu poprosić sąsiadów o zaparkowanie na jego podwórku. Wszak nigdzie sprytnie nie określił, że te samochody mają należeć do niego...

Ok, oczywiście to żart. W naszej administracyjnej rzeczywistości i cele i zadania do nich są bo są - bo muszą być. Cała sztuka polega na tym, żeby tak je określić, żeby to przynosiło jakiś efekt. Czyli muszą być oprócz tego że realne, nie zaniżone - jeszcze związane z tym, co jest najważniejsze w pracy urzędu. Czyli kolejne modne słowo - strategiczne.

Ale na tym nie koniec. Bo ryzyko też powinno mieć sens (wiem, wiele razy o tym pisałam, ale nie mogę się oprzeć: spotkałam się kiedyś w jednej z jednostek z ryzykiem: "urząd się nigdy nie dowie, że ryzyko się zmaterializowało". I wciąż nie mogę wyjść z zachwytu jak głębokie, filozoficzno-logiczne rozważania ono wywołuje. Bowiem proste pytanie brzmi: jak sprawdzić czy się zmaterializowało, skoro jeśli się o tej materializacji dowiemy to już nie będzie spełniało warunków tego określonego ryzyka?). I powinno mieć istotny wpływ na realizację celu. No i ostatni element: miernik. 

Nawet jeśli będzie pięknie określony cel, zadanie i ryzyko, to jeśli miernik nie będzie odpowiednio przemyślany i odporny na kombinowanie - stanu faktycznego nam nie pokaże. A jeśli go nie poznamy, po co ta cała robota?

A o samych celach i zadaniach pisaliśmy już  TUTAJ,   TUTAJ, TUTAJ i TUTAJ. W dwóch pierwszych linkowanych artykułach głos zabrał szkoleniowiec Tadeusz Zawistowski.

*http://pl.wikipedia.org/wiki/Lotto_%28gra_liczbowa%29