Ile kosztuje czas?

Nieuchronna (acz trudno powiedzieć, że nieoczekiwana) nowelizacja budżetu - jak zapewne już wiecie przyniosła również konieczność dodatkowych oszczędności w naszych urzędach. Abstrahując od przyjętej metodyki wyznaczania koniecznych oszczędności w poszczególnych resortach - mam nieodparte wrażenie, że znów "podchodzimy do konia z niewłaściwej strony".

Zastanawiam się bowiem (bo jak dotąd się z czymś takim nie spotkałam) czy ktokolwiek próbował oszacować koszty związane z czasem poświęconym na zadania czy sprawy, które wnoszą niewiele bądź nie wnoszą nic do zamierzanych rezultatów istnienia różnych jednostek?

Oczywiście rozumiem, że kwota wyznaczona "do zbicia" musi być w planie finansowym rozłożona na konkretne paragrafy, a księgowość jako taka nie ma konta na którym księguje się wartość czasu (niech mnie ktoś sprostuje, jeśli się mylę - i amortyzację wykluczam, bo nie ma tu zastosowania). Niemniej ekonomia doskonale zna pojęcie kosztu alternatywnego. Prosty przykład: załóżmy, że 401 osób w 401 urzędach we współpracy z informatykami, bo inaczej się nie da (czyli mamy już 802 osoby...) wypełnia pracowicie tabelki danymi, które staną się automatycznie dostępne jednej, ewentualnie kilku osobom (autorom pustych tabelek) w ciągu kilku najbliższych dni bez angażowania wszystkich wspomnianych poprzednio. W tym samym czasie owe kilkaset osób nie może wykonywać innych czynności (np. szukać nieprawidłowości w rozliczeniach, których znalezienie może skutkować dodatkowymi wpływami do budżetu). I to jest właśnie koszt alternatywny, w dodatku podwójny: bo nie dość, że od wypełnienia tabelek budżetowi nie przybędzie, to jeszcze nie przybędzie tego co potencjalnie mogłoby przybyć gdyby wspomniane kilkaset osób miało czas zająć się czymś innym. A wszystko co wystarczyłoby zrobić to dostosować termin przygotowania tej informacji i przeszkolić tych klika osób w taki sposób, żeby bez problemu poradziły sobie same. Na pewno będzie to kosztowało mniej - jeśli się weźmie pod uwagę koszty pracy tych setek osób i częstotliwość wypełniania tabelek - (no chyba , że już ktoś to wziął pod uwagę - tak jakoś mi się nasunęło jak pomyślałam o wysokości wynagrodzeń na dole i fakt ich zamrożenia; ale mimo to kiedy przemnożyć jedno przez drugie opcja 401 tabelek nadal będzie bardziej kosztowna).

To tylko jeden przykład, a z pewnością znacie ich znacznie więcej.

Osobną kwestią jest szybkość przepływu informacji - o tym pisałam już wielokrotnie. Nieustannie jednak mnie zadziwia jak to jest, że mail wysłany z Warszawy potrzebuje więcej czasu żeby dotrzeć do osoby nim zainteresowanej niż dojazd do tej Warszawy i powrót z niej dowolnym środkiem lokomocji... (a w moim przypadku w jedną stronę to ok. 500 km). Tymczasem dzisiaj - tak, wiem, powtarzam się - podstawą jakichkolwiek działań MUSI być aktualna informacja. No bo co mi po wiadomości otrzymanej w poniedziałek, że nie muszę tracić całego poprzedniego piątku na wykonanie analizy i przedstawienie wniosków (bo adresat jej nie potrzebuje już) i mogę zająć się czymś innym skoro ten piątek już straciłam? I wcale mnie nie pociesza, że mi ktoś z dobrego serca tę wiadomość 3 razy wydrukuje...

W międzyczasie ile razy próbuję sięgnąć po analizę która jest moim głównym zadaniem przychodzą kolejne tabelki.

A jak już znajdę chwilę i usiądę nad tą analizą rozliczeń to się okazuje że mój "aniołek" już dawno się wyzbył majątku i zostały mu tylko długopisy. Czyli znów czas stracony, bo co z tego że go ścignę jak ani grosza nie zapłaci.

To se ne vrati - jak mawiają nasi sąsiedzi (co ciekawe, to wcale nie znaczy, że coś przeminęło, tylko że coś się nie opłaca - i bardzo mi tu pasuje...).

Czasu straconego nie da się odzyskać w żaden sposób.

A teraz zamknijcie oczy i zastanówcie się ile czasu tracicie na różne takie podobne sytuacje... I ile on kosztuje. Tylko że w tym przypadku oszczędzanie powinno zacząć się od samej góry. Przecież nie ma problemów których nie dałoby się rozwiązać, coś o tym na dole wiemy, prawda? Bezkosztowo... A wszystkie problemy zaczynają się tam, gdzie szwankuje komunikacja i koordynacja.

Wyobraźmy sobie dowolny resort jako żywą istotę. Istota reaguje na sygnały wysyłane przez mózg wykonując przekazywane polecenia. Jeśli poszczególne ośrodki mózgowe nie są w stanie skoordynować tego co np. "widzą" z zamierzonym ruchem, całkiem możliwe, że zamiast spokojnie zjeść obiad istota skończy z widelcem w oku i w dodatku sama to sobie zrobi...  Acz z pewnością nie to było zamierzeniem mózgu (aż się prosi tu "chciałem dobrze a wyszło jak zawsze").

Nawiasem mówiąc powoli ewoluuje w owej istocie taki mechanizm obronny (być może na bazie instynktu samozachowawczego) objawiający się nawiązywaniem bezpośrednich kontaktów różnych neuronów. To może się przydać, kiedy ten widelec już będzie w drodze do oka i tylko impuls wysłany przez zaprzyjaźniony neuron oko uratuje (tylko że ostatecznie to z punktu widzenia mózgu może zostać odebrane jako partyzantka, a już na pewno jako obejście procedur).

I jeszcze jedno: mamy XXI wiek. Może by tak zacząć korzystać na większą skalę z możliwości telekonferencji zamiast jechać dwie godziny w jedną stronę i dwie godziny z powrotem na dwugodzinne spotkanie? Przecież dzisiaj jest to jak najbardziej możliwe... A tu oszczędzić można podwójnie: bo i czas stracony na podróż (wprawdzie od jakiegoś czasu jeżdżę z netbookiem ale w jadącym samochodzie nie jestem tak efektywna jak normalnie, a w pociągu strach go czasem wyjąć) i pieniądze za paliwo czy bilety, nie wspominając o eksploatacji pojazdu, ryzyku wypadku i wielu innych kwestiach...

Na koniec do rozważenia słowa George'a Berkeleya, irlandzkiego filozofa z przełomu XVII i XVIII wieku (bez względu na sposób w jaki to czytam zdecydowanie jak najbardziej aktualne):

Bez umysłu, który by postrzegał ruch, sama idea czasu staje się zwykłą iluzją