Zgodnie z powołanym przepisem członkom korpusu służby cywilnej za szczególne osiągnięcia w pracy zawodowej można przyznać nagrodę ze specjalnie utworzonego w tym celu funduszu nagród w służbie cywilnej. Fundusz nagród w wysokości 3 % planowanych wynagrodzeń osobowych pozostaje w dyspozycji dyrektorów generalnych urzędów i może być przez nich podwyższany w ramach posiadanych środków na wynagrodzenia.
Spotykając się wielokrotnie z osobami zatrudnionymi w służbie cywilnej rozmawiamy często o wynagrodzeniach, także o kwartalnych nagrodach. Mam nieodparte wrażenie, że większość z nas oczekuje tych nagród w sposób bardzo roszczeniowy podchodząc do kwestii ich przyznawania na zasadzie: „należy się jak psu zupa”. Niewątpliwie to pokłosie niskich płac i każdy dodatkowy pieniądz jest oczekiwany z utęsknieniem. Powinniśmy chyba jednak zmienić nasze nastawienie do tej formy "motywacji".
Już sama treść przepisu nie pozostawia złudzeń, iż nagrody powinny być przyznawane za „szczególne osiągnięcia w pracy zawodowej.” Szczególne, czyli ponadprzeciętne, przekraczające oczekiwania jakie wiąże się z wykonywaniem przez pracownika obowiązków na ustalonym poziomie. Kryterium szczególnych osiągnięć, to dobre narzędzie motywacyjne, pozwalające na faktyczne nagradzanie najlepszych. Czy zatem przełożeni stosujący w swych urzędach urawniłowkę postępują prawidłowo ?
Pewną – bardzo dobrą z resztą – wskazówką ku trafnemu stosowaniu tego przepisu są wprowadzone w tym roku Standardy Zarządzania Zasobami Ludzkimi. W części IV „Motywowanie” znajdziemy szereg wskazówek pozwalających doprecyzować przepis art.93 uSC. A może nie tyle przepis, co jego wykładnię i sposób prawidłowego stosowania. W założeniu standardów „nagrody” mają mieć charakter motywacyjny, nie stanowią więc kwartalnego dodatku do wynagrodzenia, jak wielu z nas zwykło je traktować. Standardy nakładają w tym zakresie wiele obowiązków, tudzież zaleceń, na kierującego jednostką (dyrektora urzędu).
Zaleca się by dyrektor generalny urzędu określił zasady oraz kryteria przyznawania nagród w urzędzie. Chodzi bowiem o zapewnienie jasnych i czytelnych reguł nagradzania. W szczególności zaś zasady i kryteria powinny uwzględniać następujące wytyczne:
1) Przyznawanie nagród za fakt szczególnie dobrego wykonywania obowiązków z uwzględnieniem ilości, jakości i złożoności wykonywanej pracy, a także samodzielności i zaangażowania pracownika.
Standard ten wprowadza zatem jasne kryteria, które mogą zostać wykorzystane w regulaminach nagradzania przez dyrektorów urzędów. Są to zarazem kryteria obiektywne i wymierne, a co za tym pozwalające łatwo się stosować i skutecznie oceniać wykonywanie zadań przez pracowników pod kątem kwalifikacji do ewentualnego przyznania nagrody.
2) Stosowanie zróżnicowanego katalogu kryteriów przyznawania nagród, na przykład: praca w zespołach, wykonanie konkretnego zadania, prowadzenie szkoleń wewnętrznych, mentoring.
Standard ten zaleca zróżnicowanie kryteriów nagradzania i pozwala na docenienie różnych form wykonywania zadań przekraczających zwykły zakres obowiązków (zespoły zadaniowe), a także wskazuje na wagę i konieczność dowartościowania zarządzania wiedzą w urzędzie (mentoring, coaching).
3) Dostosowanie częstotliwości przekazywania bieżącej informacji zwrotnej do częstotliwości przyznawania nagród okresowych, w przypadku przyznawania tego rodzaju nagród w urzędzie.
Jak wynika z powyższego, nagrody mogą mieć charakter wyróżnień okresowych, przyznawanych cyklicznie (np. kwartalnie) jak i takich, które przyznawane są ad hoc, np. w związku z wykonaniem określonego projektu. W przypadku nagród cyklicznych standard zaleca powiązanie okresowości przyznawania nagród z terminami, w jakich pracownik powinien otrzymywać bieżącą informację zwrotną, tj. ocenę stopnia spełnienia stawianych mu wymagań, osiąganych wyników i sposobu realizacji zadań. Warto przy tym podkreślić, że terminy te nie muszą być tożsame, jeśli nagrody przyznawane są co pół roku, to informacja zwrotna mogłaby być przekazywana pracownikowi kwartalnie. Istnieje ścisły związek tego standardu z innym, zgodnie z którym dyrektor generalny urzędu ma wprowadzić system bieżącej informacji zwrotnej regularnie oceniającej wyniki pracy i sposób realizacji zadań. Zatem bieżąca informacja zwrotna stanowić powinna dla pracownika swoistą prognozę, informację w kontekście tego jak jest on oceniany przez przełożonego, a co za tym – w kontekście obowiązującego w urzędzie systemu (regulaminu) przyznawania nagród – powinna pozwolić pracownikowi na ocenę szans na otrzymanie nagrody.
4) Przyznawanie nagród niezwłocznie po upływie okresu, którego dotyczą lub po zakończeniu zadania, którego wykonanie jest nagrodzone.
Oczywistym jest, że jeśli nagroda ma spełniać funkcję motywacyjną (pracownik poczuje się doceniony), a nie tylko rolę zastrzyku gotówki, jej przyznanie nie powinno być zbyt odległe w czasie od okresu pracy podlegającego ocenie. Stąd też przyznawanie nagród (jak to się dzieje w wielu urzędach) pod koniec kwartału następującego po kwartale za który są przyznawane, nie nosi zupełnie znamion motywacyjnych, a jedynie – z uwagi na przyjęty w urzędzie egalitaryzm i błędne kryteria przyznawania – rolę pieniężnej zapomogi na przysłowiowe waciki.
5) Przyznawanie nagród pracownikowi po konsultacji z bezpośrednim przełożonym a także ustalanie przez dyrektora generalnego urzędu nagród dla dyrektorów i zastępców komórek organizacyjnych w ścisłej współpracy z nadzorującym dane stanowiska pracy członkiem kierownictwa urzędu.
Wydaje się rzeczą oczywistą, że dyrektor generalny urzędu powinien skonsultować kwestię nagradzania z bezpośrednim przełożonym pracownika. Dopuszczalna wydaje się w tym zakresie stosowana w wielu urzędach praktyka występowania z wnioskami o przyznanie nagród przez bezpośredniego przełożonego nagradzanego pracownika oraz ich zaopiniowanie przez dyrektora generalnego urzędu. Ściśle powiązany z tym standardem jest również kolejny, mówiący o konieczności informowania pracownika przez bezpośredniego przełożonego lub wnioskującego o nagrodę o wysokości przyznanej nagrody oraz podanie uzasadnienia tej decyzji. Inny ze standardów określa z kolei pewne elementy wniosku o przyznanie nagrody, a mianowicie wniosek taki powinien przedstawiać osiągnięcia pracownika – z uwzględnieniem bieżącej informacji zwrotnej lub wyników oceny pracy pracownika.
6) Informowanie osób kierujących pracownikami o ostatecznej decyzji dotyczącej przyznania lub nieprzyznania nagród podległym im pracownikom.
Standard ten wprowadza wymóg właściwej informacji nt. podejmowanych decyzji. Dyrektor generalny urzędu podejmując każdorazowo decyzję w przedmiocie nagród winien ją uzasadnić, bez względu na to czy jest ona dla pracownika pozytywna (przyznanie nagrody) czy też negatywna (odmowa). Wzmocni to obiektywizm oraz transparentność procesu decyzyjnego w przedmiocie przyznawania nagród.
Generalnie standardy w zakresie motywowania, a dokładnie w zakresie postulowanych zasad nagradzania należy ocenić pozytywnie, jako wytyczne które powinny znaleźć odzwierciedlenie w opracowanych regulaminach nagradzania. Istotne jest jednakże to, by nie pozostałe one martwe, na papierze, ale by faktycznie były stosowane. Jedynie wówczas bowiem spełnią one swoją rolę.