Na początek słowo wyjaśnienia: proszę nie traktować tego artykułu jako kompendium wiedzy czy vademecum jak wybrnąć z konieczności dokonania oceny funkcjonowania kontroli zarządczej.

Być może zdobyte przeze mnie doświadczenia i wiedza mogą się komuś przydać i rozjaśnić nieco temat, a może nie – nie wiem, jaką wizję mają

Wasi przełożeni i jak (o ile w ogóle) widzą tę ocenę w kierowanej przez siebie jednostce. Niemniej wypracowany przeze mnie sposób wydaje się być logiczny i obejmujący całość działania urzędu, a o to właśnie między innymi w tym wszystkim chodzi.

Na początek przyjrzyjmy się standardom kontroli zarządczej,  które można znaleźć TUTAJ. Urzędy i izby skarbowe dostały coś w rodzaju „ściągi”, czyli kwestionariusza – jest to arkusz zawierający 40 pytań, uporządkowanych według kolejnych standardów.  Ale jeśli zaczniemy ocenę od standardów, kwestionariusz nie jest niezbędny.

1. Należy pamiętać, że badając poszczególne standardy i odpowiadając sobie na pytania - np. "czy w urzędzie promowano wartości etyczne?" należy wskazać dowody - jeśli uznamy, że odpowiedź brzmi "tak" (np. czy było w roku 2010 prowadzone postępowanie dyscyplinarne, czy wpływały skargi od klientów i czy zarzuty potwierdziły się itd.), lub podać przyczyny - jeśli uznamy, że odpowiedź brzmi "nie" lub "nie wiem".
   

2. Moim osobistym zdaniem znacznie gorszą odpowiedzią niż "nie" jest "nie wiem" - bo świadczy o tym, że kierujący jednostką się konkretnym obszarem nie interesował. Może się zdarzyć - bo zawsze może się zdarzyć, że coś nie wyszło. To jeszcze nie powoduje końca świata, bo oświadczenie o funkcjonowaniu kontroli zarządczej szef może podpisać z zastrzeżeniami, co oznacza, że wie o braku i dopilnuje, żeby zniknął. Ale jeśli odpowiada: "nie wiem"???

3. Ocena za poprzedni rok dokonywana jest trochę dowolnie - bo nie było planu działalności, a generalnie ocena powinna odnosić się do planu. Pojawiły się na rynku "programy zawierające checklisty" mające na celu ułatwienie dokonania oceny. Ale warto się zastanowić, czy warto wydać na taki program kilkaset złotych, bo jeśli wiemy, co mamy sprawdzić, nie jest nam potrzebny. A jeśli nie wiemy, i tak nam w niczym nie pomoże.

4. Przygotujmy sobie wszystko, co powie nam cokolwiek o tym, jak urząd działał w poprzednim roku. Robiąc ocenę w swoim urzędzie korzystałam ze skarg i wniosków złożonych przez klientów, wyników badania satysfakcji klienta, wyników kontroli wewnętrznych i zewnętrznych, wszystkiego, co może oferować ISO (w tym przede wszystkim samoocena, cele, misja itd.), zarządzania ryzykiem itd. itp. Jeśli masz dość czasu, możesz spytać np. o opinię związki czy zrobić ankietę wśród pracowników.

5. Dowodem może być wszystko, przy czym moim zdaniem nie wystarczy wskazać np. wewnętrznego zarządzenia - trzeba sięgnąć głębiej; choćby przy naborze na wolne stanowiska - wyrywkowo do protokołów z naboru.

6. Pamiętajmy, że kontrola zarządcza ma charakter prewencyjny, a nie sankcyjny. Ma zapobiegać powstawaniu negatywnych zjawisk, a nie karać pracowników za to że takie wystąpiły. Ma również badać dlaczego takie zjawiska się pojawiają.
   

7. I tu przechodzimy do zarządzania ryzykiem. Najczęściej spotykanym błędem jest tworzenie jak największej liczby ryzyk (trudno taką ilość monitorować...) i brak określenia poziomu akceptwanego dla poszczególnych ryzyk (jeśli nie wiemy, gdzie leży granica - skąd będziemy wiedzieć, że ją przekroczyliśmy?).

Przygotowując się do napisania tego artykułu nie wiem jeszcze, czy mój szef zaakceptuje ocenę, którą mu oddałam. Być może coś będzie trzeba jeszcze uzupełnić, a czemuś przyjrzeć się bliżej. Jeszcze kilkanaście dni jest na ewentualne poprawki. Jeśli ktoś ma inny pomysł na dokonanie oceny, chętnie się z nim zapoznam - w końcu wszyscy robimy to właśnie pierwszy raz...

A jako słowo pociechy powiem jedno: nie bójcie się! Większość  - o ile nie wszystko - z wymaganych kontrolą zarządczą rzeczy funkcjonuje już dawno, trzeba to po prostu tylko zebrać do kupy i tyle...