Dzisiaj tak całkiem serio – chcę Wam pokazać na konkretnym przykładzie czym zajmuje się analityk – oczywiście, między innymi. Na marginesie. I tak nawiasem mówiąc, w domu. Wieczorem. Albo w weekend… Ale chodzi mi generalnie o to, żeby pokazać, jak z prostej tabelki wyciągnąć informacje zawarte między wierszami.

Analizując sobie ranking Rzeczpospolitej zrobiłam takie porównanie dokumentów wprowadzonych do bazy do dokumentów zaksięgowanych. Żeby przeprowadzić taką analizę, trzeba sobie najpierw uświadomić kilka spraw.

1. Nie każdy dokument wprowadzony będzie zaksięgowany, bo nie wszystkie księgowaniu na kartach kontowych podlegają (chociażby PIT-11).

2. Do tych danych, które są w kolumnie 5 (ile dokumentów zaewidencjonował średnio jeden pracownik etatowy) nie są liczone dokumenty wydane przez NUS ani inne organy – z wyjątkiem dokumentów wystawianych na podstawie deklaracji bądź informacji podatnika/płatnika (np. niezapłacone zaliczki płatnika).

3. Dokumenty księgowane kilkakrotnie mogą dotyczyć tej samej sprawy, np. deklaracja z przypisem liczone jest jako jedno księgowanie, wpłata do tego jako drugie. Każda wpłata dotycząca danego zobowiązania liczona jest osobno. Analogicznie z odpisem i zwrotem (tu mogą być dodatkowo przeksięgowania, też liczone osobno).

4. Z kart pobierane są też transakcje dotyczące decyzji (których z kolei nie liczy się w rankingu przy dokumentach wprowadzonych.).

5. Jeżeli przeliczamy na „pracownika etatowego” oznacza to każdego pracownika na etacie – w tym kierowcę, komornika, informatyka, kadrowca itp. Na dzień dobry tu są wygrane urzędy, które miały szczęście dostać stażystów, bo ich praca wykonana też jest liczona na etatowych pracowników, mimo że w danym okresie ludzi w urzędzie faktycznie pracowało więcej.

Ale do rzeczy.

Dla uproszczenia – bo może być wiele sytuacji, np. właśnie kilkakrotnie dokonywane częściowe wpłaty, brak wpłaty, przeksięgowania, wpłaty dotyczące zobowiązań wynikających z dokumentów zarejestrowanych w latach poprzednich itd. – przyjmiemy sytuację standardową.

Czyli dokument księgowany i wynikający z niego przypis/odpis, a potem wpłata/zwrot. Teoretycznie mamy jeden dokument zarejestrowany i dwie operacje księgowe (księgowanie przypisu/odpisu i wpłaty/zwrotu). Teoretycznie więc stosunek dokumentów zarejestrowanych do zaksięgowanych powinien wynosić 1:2, czyli 50%.

Jak spojrzymy sobie na wyliczone przeze mnie mediany tych relacji, to coś się jednak nie zgadza. Dla urzędów wyspecjalizowanych jest to 43,57%, dla średnich 79,40%, dla małych 81,85%, a dla dużych 72,41%.

No tak, dokumenty mogą mieć załączniki. Ale to nie tylko to. Dlaczego wyspecjalizowane są najbliżej sytuacji teoretycznej? Bo nie rozliczają osób fizycznych…

W przypadku osoby fizycznej najwięcej księgowanych dokumentów to PITy-37. No to teraz przyjrzyjmy się, ile dokumentów jest wprowadzanych standardowo w przypadku rozliczania jednego podatnika za jeden rok:

1.  sam PIT-37

2. PIT-O (wiem, nie w każdym przypadku, ale więcej ich jest niż nie)

3. PIT-11 (niekiedy niejeden)

Jest jeszcze OPP, oczywiście, ale to jest dokument podlegający księgowaniu i też jest zachowana relacja 1:2, więc nie będę się wgłębiać. Są też inne nieksięgowane, ale też nie mieszajmy.

Tak więc w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności relacja nam się zmienia na 3:2 – stąd też i wyższa mediana w „normalnych” urzędach. W przypadku osób prowadzących działalność tych dokumentów nieksięgowanych jest oczywiście więcej, ale nie będziemy się nimi zajmować, bo to już i tak jest skomplikowany wywód.

A teraz może do sedna… Zaintrygowały mnie odchylenia w poszczególnych grupach od mediany – takie powyżej 10% w jedną i drugą stronę.   Bo co to może oznaczać?

Np. jeden z wyspecjalizowanych urzędów ma relację wprowadzonych do zaksięgowanych na poziomie ok. 33%, czyli relacja wynosi 1:3. Można to interpretować na kilka sposobów. Na przykład:

- większość księgowanych wpłat dotyczy decyzji lub zaległości z lat ubiegłych,

- większość zwrotów przed ich dokonaniem zaliczana jest na poczet zobowiązań (przeksięgowania),

Ale można też się zastanowić, czy wprowadzane do POLTAX są wszystkie dokumenty które powinny być? Albo czy przeksięgowania między subkontami nie miały miejsca częściej niż było to konieczne? Np. dla podniesienia wartości miernika?

W grupie średnich urzędów są odchylenia powyżej 20% i relacja w tych przypadkach jest niemal 1:2. Moim zdaniem tu ewidentnie nie są wprowadzane wszystkie dokumenty nieksięgowane, które powinny być. Prawdopodobnie więc faktyczne obciążenie pracą jest znacznie większe niż wynika to z ich miernika – w ten sposób właśnie strzela się samobóje…

Jest jeszcze jedna kwestia: w ten sposób sam organ blokuje dostęp do informacji zarówno sobie, jak i innym uprawnionym do jej otrzymania. Przekłada się to na zadania realizowane w urzędzie, praktycznie w każdym aspekcie jego działalności.

Są też sytuacje w drugą stronę: jeden ze średnich urzędów, jeden mały i jeden duży mają odchylenie powyżej 15% - duży urząd ma relację niemal 1:1… To też jest dziwne. Na miejscu szefa tych jednostek sprawdziłabym jak wygląda stan przetworzenia dokumentów wymiarowych w POLTAX. Bo wygląda mi na to, że może to być kwestia kilkakrotnie wprowadzanych dokumentów, z których dopiero ostatni jest zakończony.

Czyli bałagan w bazie.

Nie mówiłam tego, ale do rankingu nie weszły dokumenty anulowane ze względu na pomyłkę przy ich wprowadzaniu - więc poprawianiem błędów wytłumaczyć się tego nie da. Ale może być też tak, że w roku 2010 prowadzona była właśnie akcja czyszczenia bazy i weszły tam „stare” dokumenty, np. błędne…

Na podstawie tych danych bez dostępu do szczegółów trudno postawić konkretną diagnozę w konkretnych przypadkach. Dlatego zaznaczam od razu, że to są moje opinie, takie „na pierwszy rzut oka”. Niemniej jeśli odchylenia są tak duże i dotyczą stosunkowo niewielkiej grupy (a tak jest), to oznacza, że dzieje się coś dziwnego. I trzeba się temu przyjrzeć…

Nie napisałam wszystkiego, co mi się nasunęło po analizie całego rankingu - po pierwsze, czytelnik mógłby zasnąć, a po drugie nie należy wyjawiać wszystkich tajemnic warsztatu... Może popatrzcie sobie i spróbujcie wyciągnąć wnioski sami?

Ranking do samodzielnej analizy w formacie xls można pobrać stąd.  

Do analizy posłużyła mi tabela pobrana ze stron Rzeczpospolitej.