Siedząc nad czwartą kopią pisma, którą dostałam po trzech poprzednich i po kilku dniach od czasu jak załatwiliśmy sprawę (w odpowiedzi na maila z nieprzekraczalnym terminem) myślałam sobie o tym, o czym pisał Elsi - czyli o obiegu dokumentów w e-administracji. Bo jak się tak temu bliżej przyjrzeć, to chyba coś tu nie gra...

Obieg wygląda tak:

Przychodzi mail, który kierowany jest za pośrednictwem kancelarii (sekretariatu, informatyków - zależy, kto obsługuje urzędową skrzynkę) - na konkretne stanowisko. Załóżmy, że zebranie danych i udzielenie odpowiedzi nie trwa długo (bo czasem i tak bywa), więc sprawa załatwiana jest natychmiast, a odpowiedź przekazywana tą samą drogą (czyli mailem), bo taki był wymóg w wiadomości - że odpowiedź wyłącznie drogą elektroniczną.

Następnie ów mail jest drukowany w komórce, która wiadomość na konkretne stanowisko przekazała. I przynoszony po dekretacji - dzień lub dwa później.

Po czym czasem przychodzi jeszcze od nadawcy wersja papierowa.

Może się zdarzyć, że dekretacji ponownej dokonuje kto inny i dekretuje na inne stanowisko, a nawet na inną komórkę. Tam po kilku szybkich biegach i panicznym wyjaśnianiu okazuje się, że powinno to trafić na stanowisko, na które trafił pierwszy mail. Oczywiście, minęło kilka kolejnych dni. Pracownik, który sprawę załatwiał już dawno o niej zapomniał, ba, nadawca już nie pamięta, a gimnastyka nad pismem w urzędzie trwa w najlepsze...

Czasem zdarza się, że pismo dekretowane jest do kilku komórek i zawsze co najmniej jedna daje nam dodatkową kopię. Po co?

Inna rzecz, że najpierw zalecano używanie Open Office i krzywo patrzono na zakup licencji na Office, a teraz przychodzą do wypełnienia arkusze excela (ostatnio nawet w wersji 2010, którą mało który urząd posiada...) z obsługą makr i np. listami wyboru, które nijak nie działają w Open Office.

No cóż, w większości urzędów jest jakaś ofiara, która licencję ma i co ma zrobić? Odmówić pomocy? Nawet jeśli temat jej nie dotyczy i tak musi się tym zająć.

A tak na marginesie: konia z rzędem temu, kto potrafi wypełnić wydrukowany formularz (który w wersji elektronicznej był interaktywny) - nie mając pojęcia, jakie wartości znajdują się np. na listach wyboru lub jakie funkcje logiczne zostały w arkuszu zastosowane.

Zdaje się, że drzewa mogą porzucić nadzieję na święty spokój, której nabrały przy popularyzowaniu e-administracji. Bo z obserwacji wynika, że w tej chwili papieru zużywa się znacznie więcej. Tylko pytanie, po co?