Polecam Wam gorąco świetny tekst, którego autorem jest Wojciech Kaczor, absolwent KSAP [edit: napisałam wcześniej KAS - tak to jest jak się pisze po nocy...] i urzędnik służby cywilnej. Tekst nosi tytuł Urzędnik w świecie niedoskonałym - darmozjad czy lepsze jutro. Publikacja ukazała się na stronie instytutwolnosci.pl Mnie osobiście najbardziej zachwyciło to zdanie:

Dzielenie się wiedzą choćby w pojedynczym resorcie staje się fikcją, jeśli nie funkcjonuje w nim ktoś na kształt knowledge managera, odpowiedzialnego wyłącznie za ułatwianie dostępu do danych swoim współpracownikom.

Od siebie dodałabym jednak coś o spinaniu pomysłów. Zwłaszcza wtedy, gdy te pomysły mają zostać zinformatyzowane. I jeszcze... po raz kolejny: konkurencja w administracji zdecydowanie bardziej szkodzi niż pomaga - generuje niepotrzebne i niemałe koszty. To, co jest niezwykle istotne to współpraca - bo to ona zapewnia spójność i pomaga unikać zbędnych wydatków.

Dlaczego?

Może lepiej wyjaśni Wam to poniższa historyjka.

Wyobraźcie sobie, że powstaje wieeeeelka, ogromna kuchnia. Tak wielka, że za każdą szafkę odpowiada inny zespół ludzi. Jeszcze inne zespoły zajmują się wyposażeniem szafek, uchwytami, nóżkami, płytą, piekarnikiem, lodówką, zmywarką, zlewem, stołem czy wyspą itd.

Spodziewany efekt: duża, wygodna i funkcjonalna kuchnia. Łatwo się w niej przemieszczać, cały sprzęt kuchenny rozmieszczony jest racjonalnie, zachowana jest estetyka i spójność oraz zasady bezpieczeństwa. Ten efekt jest możliwy do osiągnięcia jeśli przygotowany wcześniej projekt jest przemyślany, uzgodniony i przede wszystkim - znany wszystkim zespołom. Co więcej - wprowadzenie jakichkolwiek zmian jest możliwe wyłącznie po konsultacji ze wszystkimi zainteresowanymi. Konieczna jest więc współpraca, wykluczone ukrywanie zamiarów a karygodne - wprowadzanie zmian ze względu na chęć błyśnięcia w ostatniej chwili.

A jak będzie wyglądał efekt jeśli postawimy na konkurencję (w myśl: niech wygra lepszy...)?

Bardzo prawdopodobne, że każdy z zespołów zmieni projekt w swojej części. Ostatecznie każda szafka będzie wyglądała inaczej, począwszy od wielkości po kolorystykę - nie ma szans, żeby dopasować blat ani wyposażenie szafek. Więcej, może się okazać, że szafki zostaną ustawione w taki sposób, że otwarcie drzwiczek czy szuflady nie będzie możliwe. Przy stole zabraknie miejsca na krzesła, płyta kuchenna nie będzie dopasowana do szafki, o piekarniku wszyscy zapomnieli, za to w kuchni znajdą się ze trzy lodówki... A twórcy każdego z tych rozwiązań przecież ciężko nad nimi pracowali.

Mało prawdopodobne? No nie wiem...

A serio: dzisiaj, gdy postępuje cyfryzacja trzeba w administracji pamiętać o jednej ważnej rzeczy: korzystanie przez jakiś system czy aplikację z innego systemu czy aplikacji nie jest już rzadkością. Coraz powszechniejsza jest wymiana danych między instytucjami czy organizacjami. Projektowane czy wykonywane zmiany w tych systemach muszą to uwzględniać. Pamiętajcie, że wiele z tych systemów (czy, konsekwentnie, aplikacji) utrzymywanych i rozwijanych jest przez firmy zewnętrzne. Każda zmiana kosztuje i to niemało. I trwa. Wracając do przenośni z kuchnią: jeśli system źródłowy można porównać do szafki, a docelowy do drzwiczek to wymiana zawiasu na całkiem inny, który do drzwiczek nie pasuje - spowoduje, że drzwiczki przestaną się otwierać. I w ten sposób właściciel zapłaci kilka razy za to samo. W końcu, z perspektywy państwa - nie ma znaczenia, który resort płaci, ostatecznie idzie to z tej samej kasy.

Dlatego jestem bardzo za współpracą legislatorów (bo do legislacji trzeba dostosować rozwiązania informatyczne), pomysłodawców, architektów, analityków i programistów nie tylko między poszczególnymi resortami, ale nawet w macierzystej organizacji. Powiem więcej: już wymagania biznesowe dla nich powinny uwzględniać oprócz własnych, również funkcjonalności na rzecz obcych instytucji. Powiedzmy, że kuchnia to resort czy państwo. Tak jak kuchnia nie może być bezładnym zbiorem niedopasowanych sprzętów, uniemożliwiających korzystanie z nich - tak samo państwo czy resort nie może być tylko zbiorem rozmaitych organizacji. Tylko efektywna wymiana informacji może zapewnić spójność.

Żyjemy w rzeczywistości, w której nawet jedna organizacja miewa kilkanaście (jeśli nie kilkadziesiąt) systemów. I wciąż powstają nowe. Jak sądzicie, ile osób w państwie czy resorcie posiada wiedzę jak co działa, gdzie co jest, kto co komu i w jaki sposób przekazuje?

Knowledge manager...

Tak, to bardzo dobry pomysł. Pod kilkoma jednak warunkami. Przede wszystkim: ma wiedzę i się nią dzieli.

Aha - i jeszcze, że ktoś go słucha.

Może nie wszystko jeszcze stracone...