Wyobraźmy sobie, że archiwów nie ma. Wiedza o dziejach naszego państwa, regionu, miejscowości nie istnieje. W szkole nie ma takiego przedmiotu jak historia, ponieważ nie ma do niego podręczników. Treść podręczników to przecież synteza opracowań monograficznych i artykułów naukowych napisanych na podstawie źródeł historycznych, a te znajdują się w archiwach.

Nie znalibyśmy królów Polski, nie moglibyśmy nic powiedzieć o rozwoju gospodarczym kraju, nie wiedzielibyśmy nawet tego, że w 1410 r. była jakaś bitwa. Długosz pisząc swoje Roczniki korzystał przecież z dokumentów zgromadzonych w kancelarii królewskiej. Archiwa państwowe to z kolei w prostej linii następcy kancelarii i registratur: królewskich, książęcych, miejskich, urzędów centralnych i regionalnych, z których do dziś wszelka dokumentacja mająca wartość historyczną trafia właśnie do archiwum państwowego.

Obecnie w Polsce funkcjonuje 30 archiwów państwowych rozsianych po całym kraju oraz 3 archiwa o charakterze centralnym w Warszawie (zasięg terytorialny archiwów państwowych). W sumie 33 instytucje wraz z kilkudziesięcioma oddziałami zamiejscowymi. Przechowują łącznie ponad 330 km bieżących (ok. 46 mln jednostek) różnego rodzaju materiałów archiwalnych, w których zapisana jest historia państwa polskiego oraz tych wszystkich instytucji, które kiedykolwiek działały na tym terenie.

Archiwa centralne swoją właściwością obejmują obszar całego kraju. Najstarsze z nich – Archiwum Główne Akt Dawnych – przechowuje źródła od początków państwowości polskiej, w tym dokumenty królów polskich. Jest to też jedyne w Polsce archiwum państwowe, które nie sprawuje nadzoru nad żadną instytucją (archiwum historyczne), ponieważ końcowa cezura przechowywanego zasobu tego archiwum to 1918 r. Po tej dacie materiały instytucji centralnych przejmuje Archiwum Akt Nowych. W AGAD przechowywane też są akta metrykalne z terenów zabużańskich.

Najstarsze dokumenty pergaminowe w polskich archiwach sięgają XII wieku. Najnowsze – coraz częściej w postaci elektronicznej – przejmowane są z działających obecnie urzędów administracji państwowej i samorządowej, jak również z innych instytucji oraz od osób prywatnych.

Zasób historyczny archiwów państwowych stale uzupełniany jest przez – wyselekcjonowaną na podstawie rzeczowych wykazów akt (kat. A) – dokumentację instytucji, które zostały uznane za wytwarzające wartościowe dla dziedzictwa narodowego materiały archiwalne. Dokumentacja ta najpierw, 2 lata po zakończeniu sprawy, przekazywana jest do archiwum zakładowego działającego przy tej instytucji. Następnie – już tylko materiały archiwalne – przekazuje się do właściwego terytorialnie archiwum państwowego, gdzie po opracowaniu, opatrzeniu we właściwe pomoce archiwalne ułatwiające wyszukiwanie informacji, są udostępniane w pracowniach naukowych. Materiały z instytucji centralnych, jak na przykład ministerstw, trafiają do AAN.

Coraz częściej materiały archiwalne są także digitalizowane i wraz z opisem (inwentarzem) publikowane online w serwisie szukajwarchiwach.pl. Serwis ten – dzięki wdrożonemu w 2017 r. we wszystkich archiwach państwowych Zintegrowanemu Systemowi Informacji Archiwalnej (ZoSIA) – pobiera dane z całej sieci archiwów państwowych i po ich weryfikacji (opisy zawierające dane chronione mogą być udostępniane tylko do tego uprawnionym) są umieszczane w internecie. W ten sposób powstaje ogromna pracownia naukowa skupiająca wszystkie archiwa państwowe, do której dostęp możliwy jest z każdego miejsca na świecie.

W serwisie szukajwarchiwach.pl znajdują się także materiały innych instytucji, które wdrożyły ZoSIA. W ten sposób znajdziemy tam także opisy a częściowo i skany np. Centralnego Muzeum Jeńców Wojennych w Opolu-Łambinowicach, lub Archiwum Instytutu Hoovera.

Wszystkie archiwa państwowe podlegają Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych (funkcję pełni obecnie dr Wojciech Woźniak), który z kolei podlega Ministrowi Kultury i Dziedzictwa Narodowego (schemat). Archiwa państwowe należą więc do resortu kultury mimo, że nie są jednostkami kultury. Jako jednostki budżetowe stanowią część administracji państwowej, a ich pracownicy – w przeważającej mierze – należą do korpusu służby cywilnej.

Obok archiwów państwowych podlegających Naczelnemu Dyrektorowi, w Polsce funkcjonują tzw. archiwa wyodrębnione. Wśród nich wymienić można archiwa Kancelarii Sejmu, Senatu, Prezydenta, MON, ABW, CBA, a także archiwum Instytutu Pamięci Narodowej, z którym archiwiści państwowi najczęściej są myleni. Zupełnie odrębnymi są archiwa kościelne administrowane przez władze diecezji oraz archiwa społeczne organizowane przez fundacje, stowarzyszenia lub osoby prywatne.

Materiały zgromadzone w archiwach państwowych są tak zróżnicowane, jak różnymi sprawami zajmowała się dawna i zajmuje obecna administracja, firmy państwowe i te wszystkie osoby prawne i prywatne, których spuścizny znajdują się w magazynach archiwów państwowych.

Dostęp do tych materiałów jest zawsze bezpłatny i ograniczony może być jedynie prawami innych osób (np. ochrona danych osobowych) lub tajemnicą państwową. Krótko mówiąc – każdy, bez żadnych upoważnień, może korzystać z materiałów archiwalnych. Płatne są jedynie usługi, jak zlecenie archiwum wyszukania informacji (kwerenda) lub wykonanie kopii z posiadanych przez archiwum materiałów. Również ich wykorzystanie w dowolnym celu, też komercyjne, jest w pełni dozwolone z wyjątkiem tych materiałów, które chronione są prawem autorskim. Dotyczy to zwykle fotografii i nagrań, w przypadku których nie upłynął jeszcze okres ochrony prawnoautorskiej.

Stereotypowe postrzeganie archiwów, jako składnic starych dokumentów stoi w ostrej sprzeczności z rzeczywistością, w której:

·         sieć archiwów państwowych posiada wspólny informatyczny system opracowania przechowywanych bardzo zróżnicowanych materiałów: od pergaminowych dokumentów średniowiecznych, przez księgi, akta, kartografię, fotografie, filmy pod dokumentację elektroniczną;

·         od 2008 r. posiadają serwis internetowy (szukajwarchiwach.pl), w którym publikowane są opisy oraz skany archiwaliów z całej Polski, dostępne bez warunków, w tym bez opłat;

·         są w trakcie wdrażania systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją i do 2019 r. wszystkie archiwa będą pracowały z wykorzystaniem ezd (kilka archiwów już wykorzystuje system ezd jako podstawowy),

·         w 2018 r. rozpocznie się budowa ogólnopolskiego Archiwum Dokumentów Elektronicznych, które będzie przejmowało między innymi dokumentację wytwarzaną przed administację już w systemach ezd.

Największe bolączki archiwów państwowych, to obok zarobków ocierających się nierzadko o najniższą krajową, trudna sytuacja lokalowa – szczególnie w Warszawie (na przedpolu archiwalnym znajduje się ponad 500 km bieżących dokumentacji do przyjęcia do archiwów w ciągu najbliższych 25 lat). Ponadto coraz większym problemem – ze względu na brak etatów i powierzchni magazynowej – jest masowość dokumentacji osobowo-płacowej, w szczególności przejmowanej na podstawie wyroków sądowych od upadłych przechowawców.

Sytuację archiwów warszawskich z pewnością uratowałoby powstanie Narodowego Archiwum RP, które powstałoby z połączenia trzech archiwów centralnych i wybudowało nowoczesną siedzibę, wzorem innych państw europejskich. Rozwiązałoby to jednocześnie problemy z powierzchnią magazynową Archiwum Państwowego w Warszawie, którego częścią jest Archiwum Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku i które zyskałoby budynki zajmowane dziś przez AAN i NAC.

W 1919 roku archiwa polskie będą obchodziły swoje stulecie. Z pewnością najlepszym prezentem byłoby dla nich, gdyby poziom zarobków archiwistów zaczął odpowiadać niezwykle wysokim i rzadkim kompetencjom owych strażników naszego dziedzictwa narodowego, zaś w stolicy rozpoczęła się budowa Archiwum Narodowego, z którego wszyscy moglibyśmy być dumni.

----------------------------------------------------------------------------------------------------------

Od RED:

Ten artykuł może być zaczątkiem serii o tym, czym zajmują się Wasze urzędy. Jak wiecie, założyciele portalu wywodzili się wyłącznie ze skarbówki. Ale zakres służby cywilnej jest przecież znacznie szerszy. Warto podzielić się informacjami o tym, co robicie w swoich urzędach. Warto tę wiedzę rozpowszechniać. Nie oszukujmy się, nikt za nas tego nie zrobi...

I bardzo dziękuję Autorowi za ten tekst - może ktoś z Was też się odważy?

o Autorze:

dr Henryk Niestrój

Absolwent historii (1999) oraz administracji (2000) Uniwersytetu Opolskiego. Doktor nauk historycznych (Uniwersytet Opolski, 2006). W latach 2000-2002 studia w Szkole Archiwalnej w Marburgu (Archivschule Marburg - Institut für Archivwissenschaft).

W latach 1999-2000 pracownik Działu Naukowo-Badawczego Centralnego Muzeum Jeńców Wojennych w Opolu-Łambinowicach, a od października 2000 r. zatrudniony kolejno na stanowisku archiwisty, kierownika Oddziału do spraw naukowych, popularyzacji i działań edukacyjnych oraz p.o. kierownika Oddziału opracowania materiałów archiwalnych powstałych do 1945 r. W latach 2012-2016 - zastępca dyrektora, następnie p.o. dyrektora Narodowego Archiwum Cyfrowego.Od grudnia 2016 r. - zastępca Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

Pełnione funkcje:przewodniczący Komisji Metodycznej NAC (2012-2016), członek Centralnej Komisji Metodycznej (2013-2016), członek Rady Narodowego Zasobu Bibliotecznego (od 2017).

Zaangażowany w prace związane z funkcjonowaniem prawa autorskiego w archiwach państwowych, prowadzi szkolenia z tego zakresu i jest współautorem podręcznika Ponowne wykorzystywanie informacji sektora publicznego, Warszawa 2016