...tym razem kilka luźnych spostrzeżeń
Tak się składa, że aktualnie w ramach jednego z moich wielu służbowych obowiązków co najmniej kilka razy dziennie dzwonię do różnych urzędów. Użytkownicy, którym pomagam rozrzuceni są po wszystklch jednostkach KAS w Polsce. Nie wiem, czy to nie czyni mnie osobą najczęściej wysłuchującą komunikatów z automatycznych sekretarek administracji publicznej w kraju. Przekrój jest spory, inwencja nagrywających również. Tak samo długość tych komunikatów. Niektóre jednostki mają włączoną muzyczkę w trakcie oczekiwania (gdyby to był np. Green Day*, może bym nie marudziła...) inne nie. Siłą rzeczy, gdy człowiek wysłuchuje takich różnych komunikatów to chce czy nie, jakieś porównania i wnioski się nasuwają. Cechą wspólną jest po powitaniu zachęcanie do składania zeznań elektronicznie i wymienianie numerów wewnętrznych do wybrania tonowo. W niektórych urzędach podawane są też godziny otwarcia. Bywają również inne, dotyczące np. paragonów, zwrotów nadpłat, ostrzeżeń itp. W jednym z urzędów długość nagrania była taka, że przyszedł mi do głowy pomysł na mem, który widzicie obok (wygenerowany dzięki stronie https://imgflip.com). W wielu komunikat o wewnętrznych numerach brzmi mniej więcej tak: "księgowość - 234, egzekucja - 123". Pracując w skarbówce człowiek doskonale wie, że jest to potoczna nazwa komórki organizacyjnej zajmującej się windykacją i że nie jest to egzekucja podatników, tylko zobowiązań. Ale ktoś z zewnątrz nie musi tego wiedzieć, a nieśmiało zauważę, że jednak dążymy do tego by być administracją przyjazną uczciwym podatnikom. Nie wypada odstraszać już na starcie. Jeszcze ciekawiej raz zabrzmiało: "potrzebujesz egzekucji - wybierz 123", ale nie jestem pewna czy się nie przesłyszałam. Nie wykluczam, że tak.
Kiedyś, dawno temu, spotkałam się nawet z wierszykiem na temat brania paragonów, ale nie będę go cytować bo już nie pamiętam. W każdym razie jelenia w nim nie było, mimo to bylo to mało poważne. Jako urzędnik, też poważna nie jestem i nie łyknęłam kija od szczotki- ale pamiętam zażenowanie; może gdyby wartość literacka utworu była wyższa to tak by nie raziło? Nagrania mogą być przydatne (mogą zawierać najważniejsze informacje), natomiast nie jestem pewna, czy cała reszta nie jest jednak nadmiarowa. Wydaje mi się, że temat nagrań - podobnie jak temat zawartości stron internetowych - powinien być co jakiś czas odświeżany. Pod kątem najczęściej występujących potrzeb. Informacji, właśnie takich jak godziny otwarcia czy najczęściej wybieranych numerów wewnętrznych. Nawiasem mówiąc, komórek organizacyjnych jest w urzędach wiele i właściwie nigdzie (poza jednym) nie wymieniono wszystkich. W większości wymieniane są te, do których podatnicy dzwonią najczęściej. I to jest plus, bo zbyt długie oczekiwanie (wymienienie wszystkich numerów trwałoby zbyt długo i raczej byłoby irytujące dla oczekującego. W wielu przypadkach bowiem skomplikowane nazwy komórek organizcyjnych i tak podatnikom niewiele mówią więc i tak dzwoniący czeka na żywą istotę ludzką). Numery do pozostałych może przecież podać operator. Lub z nimi połączyć, co najczęściej dzieje się w moim przypadku.
Przy okazji, dla osób, które posługując się komórkami usiłują się dodzwonić bezpośrednio na numer wewnętrzny mam pewną poradę: można to zrobić, ryzykując wysłuchania tylko kilku sekund nagrania. Gdy wpisujecie numer na końcu z górnej części ekranu można wybrać trzy kropki (nie wyszły na zrzucie poniżej, ale są na ekranie w miejscu zaznaczonym na czerwono), a z menu, które się rozwinie - wybrać "dodaj 2-sekundową pauzę". Po przecinku, który się pojawi trzeba wpisać numer wewnętrzny i połączenie nastąpi bezpośrednio, po kilkusekundowej chwili gdy usłyszymy fragment komunikatu. Nie obiecuję jednak, że zadziała to we wszystkich modelach telefonów. No i jeszcze ten numer wewnętrzny ktoś najpierw musi nam podać...
Ale wracając do tematu: dlaczego znów o komunikacji? Bo jest ważna. Bo gdy nie ma właściwiej i sprawnej komunikacji, to wszyscy tracimy czas. Czasem tych telefonów wcale nie trzeba byłoby wykonywać, gdyby użytkownik w zgłoszeniu napisał nieco dokładniej o co mu chodzi.
To się przenosi i na życie poza pracą. Ponieważ jest sobota i mam spraw zawodowych "po kokardę" taki przykład niewłaściwej komunikacji i niezrozumienia intencji nieco mniej serio.
Jak co roku jesienią, do domu z mniejszym lub większym powodzeniem próbują wprowadzać nam się myszy. Żal mi zwierzątek, więc nie używamy gilotynujących pułapek, tylko tzw. żywołapki. To takie pudełko, do którego mysz wchodzi, ale nie może z niego wyjść. Dla zachęty w pułapce zawsze leży kawałek czekolady (ser to mit, prędzej bekon, ale i on nie zawsze działa - najskuteczniejsze są aromatyczne ciastka lub czekolada). Jeśli nikt nie zapomni sprawdzić pułapki, mysz nie odnosi uszczerbku na zdrowiu. Złapana istota jest następnie wraz z pudełkiem wynoszona do ogrodu i wypuszczana. W tym roku złapało się już ich tyle, że zaczynamy podejrzewać, czy to nie są w kółko te same osobniki. Wyobraziłam sobie ostatnio potencjalną rozmowę, jaka może mieć miejsce u progu domu między weteranem a początkującym.
- Da się tu zamieszkać?
- Spoko, nawet dają czekoladę, tylko czasem trzeba wyjść na spacer.
Pewien kolega podczas dyskusji na temat komunikacji w urzędach stwierdził, że ona kuleje dlatego, że zdecydowana większość zatrudnionych w służbie cywilnej to kobiety. A one nigdy nie mówią wprost o co im chodzi. Ręce mi opadły. Czyli podsumowując, cokolwiek się dzieje nie tak - cherchez la femme!
Pomóżcie znaleźć kontrargument, bo ta dyskusja wybuchnie od nowa przy najbliższej okazji. Proszę...
-------------------
Np. The Forgotten. Jakoś mi pasuje...