i o subtelnych różnicach
Myślę, że mniej więcej każdy potrafi gołym okiem dostrzec różnicę między świnką morską a hipopotamem. Nie będzie również problemu z szybkim obliczeniem czy 30 hipopotamów to więcej czy mniej niż np. 2. Tu możemy sobie przypomnieć dowcipy z serii: ile słoni się zmieści w lodówce (przypuśćmy, że nie więcej niż 4), a ile żyraf (żadna, przecież tam już siedzą słonie) i ile czynności trzeba wykonać żeby schować żyrafy do lodówki (otworzyć lodówkę, wyjąć słonie, schować żyrafy, zamknąć lodówkę). Mogłabym tak bez końca, bo wersji toto miało mnóstwo, ale przecież jestem poważnym urzędnikiem i nie wypada. Te tzw. suchary przywołuję po to, żeby Wam pokazać, że można zachować logikę nawet na pewnym poziomie abstrakcji.
Taką abstrakcją, mimo kilku lat obowiązywania, nadal jest kontrola zarządcza. A zwłaszcza przygotowywanie, a potem rozliczanie wykonania planów działalności. Bowiem podczas przygotowywania planów działalności jak się okazuje, czyha straszliwie niebezpieczna pułapka - matematyka... Bowiem jest dość istotna różnica między wartością równą czemuś a równą lub mniejszą albo równą lub większą. Co oznacza zapis w planie działalności, że wartość docelowa wynosi np. 65%? Ano tyle, że to ma być DOKŁADNIE 65%. Jeśli zamiarem tworzącego plan było ustalenie, że, powiedzmy, procent żywych hipopotamów pomiędzy innymi żywymi zwierzętami ma wynieść docelowo nie mniej niż 65%, to w planie powinien być zapis: >=65%. A nie 65%... Jeśli osiągniemy 65% hipopotamów, to wykonamy miernik w przypadku obu zapisów. Ale jeśli osiągniemy 65,25% - to tylko w przypadku, gdy zapis w planie brzmiał >=65%. Gdybyśmy mieli 25 zwierząt, żeby uzyskać dokładną wartość 65% musielibyśmy mieć 16 i jedną czwartą hipopotama. Co, logicznie biorąc, nie jest możliwe, ponieważ ta 1/4 hipopotama nie spełnia warunku - tzn. nie jest możliwe, aby była żywa. Mieszam?
A kto mówił, że matematyka jest łatwa? ;)
Jeszcze trudniej będzie obliczyć co trzeba zrobić żeby uzyskać takie proporcje populacji zwierząt, w tym hipopotamów, aby wyszło dokładnie 65%. Oczywiście, zawsze można zacząć kombinować i interpretować miernik nie na sztuki zwierzyny, tylko na kilogramy. Ale tu też trzeba będzie się naliczyć, by odpowiednio dostosować wszystkim dietę. Każdy gram będzie miał znaczenie...
A serio: jeśli podejść do problemu zgodnie z zapisem w planie, to prawdopodobieństwo wykonania tak określonych mierników z dokładnością wyrażoną w konkretnych wartościach jest raczej niewielkie. Weźmy taką kwotę wpływów podatkowych: kto jest w stanie trafić co do złotówki??
Przygotowanie planu w taki sposób, bez określania "co najmniej" (albo >=) czy "nie większe niż" (czyli <=) tak naprawdę spowoduje, że tych mierników nie wykona nikt. No chyba, że ktoś jakiś cudem trafi (co, zważywszy przykład hipopotamów, będzie prawdziwym cudem). Jest to nic innego jak strzał we własną stopę, bo plan NIE DOPUSZCZA ŻADNEJ INNEJ WARTOŚCI NIŻ OKREŚLONA JAKO RÓWNA. I już zamiast racjonalnego zarządzania mamy... ruletkę.
Inna rzecz, że swego czasu wykłócałam się przy okazji sprawozdania z wykonania mierników budżetu zadaniowego o rzecz całkiem inną - jeśli wartość wykonana od planowanej odbiega o +-3 punkty procentowe (dzisiaj, jeszcze niedawno było to 0,5 pp. Swoją drogą, to też ciekawe, nóż mi się w kieszeni otwiera jak w tym wypadku słyszę "procent". Procent a punkt procentowy to dwie zupełnie różne rzeczy i tu też warto wspomnieć matematykę...) to należy się tłumaczyć. Ale jeśli określono miernik na poziomie >= powiedzmy 50 hipopotamów, a my mamy 5000 - to nadal nie przekroczyliśmy wartości o +3 pp - bo ten przedział miernika w górę (czyli większy) jest otwarty do nieskończoności.
Jeszcze inna rzecz - chyba na głowę upadłam, żeby logiki szukać w administracji.
To tyle przy weekendzie o matematyce. A zainteresowanym tematem polecam dodatkowo rozmowę z Tadeuszem Zawistowskim sprzed czterech lat (a wciąż aktualną) oraz tekst Tadeusza o zasadzie SMART (tj. zasadzie określającej jak powinno się ustalać cele).