jak uwolnić potencjał administracji?
.png)
Skąd wieje wiatr zmian? Czy zmienią się nasze wynagrodzenia? Szukając odpowiedzi o przyszłość tym razem nie musimy zaglądać w szklaną kulę. Warto wsłuchać się w głosy zaprezentowane na konferencji w Kancelarii Premiera. Konferencja została podzielona na kilka części. W pierwszej sesji plenarnej zaprezentowano problemy administracji publicznej, przedstawiono diagnozę. W drugiej części przeprowadzono trzy panele dyskusyjne by ostatecznie dokonać ich podsumowania na sesji końcowej. Panele dyskusyjne trwały w tym samym czasie, dlatego też poświęciłem uwagę tylko dwóm, dotyczącym rekrutacji i mobilności w administracji oraz etyce. Panel na temat wyższych stanowisk dotyczy tylko wąskiej grupy urzędników dlatego zdecydowałem się zrezygnować z uczestnictwa w nim.
Wystąpienie Beaty Kempy
Spotkanie rozpoczęło wystąpienie Pani Beaty Kempy – Szefowej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów. Warto wsłuchać się w to wystąpienie. Przede wszystkim dlatego że minister Kempa decyduje o kierunkach rozwoju administracji.
Nagrania z tego wystąpienia oraz innych wystapień możecie wysłuchać TUTAJ.
Przypomnę, że Pani Beata Kempa nadzoruje Centrum Oceny Administracji. Centrum zaś zajmuje się oceną sprawności działania administracji, przygotowuje pomysły służące poprawie skuteczności działania administracji (regulamin organizacyjny Kancelarii Prezesa Rady Ministrów). Można było odnieść wrażenie że Pani minister ma już wyrobione zdanie na kilka kwestii. Zapewniała jednak, że wynik konferencji będzie miał dla niej duże znaczenie i chce ją traktować jak konsultacje które uwzględni w swojej działalności. Swoje wystąpienie zaczęła od stwierdzenia, że choć państwo jest jedno to obsługuje je wiele różnych służb i instytucji. Działają one na podstawie różnych przepisów, które odmiennie określają chociażby zasady wyznaczania pensji, relacji z przełożonymi, zasady odpowiedzialności dyscyplinarnej itd.
- „Jedni mają prawo do strajku inni nie. Jednych można zwolnić od ręki, drugich najwyżej po pół roku. Niewiele tych elementów układanki pasuje do siebie. Trudno odnaleźć w tym logikę. Przepisy o każdej z tych służb były pisane osobno, bez zastanawiania się czy powstaje wspólny system zarządzania w skali całego kraju”
- stwierdziła Beata Kempa.
Rząd musi sprawnie realizować usługi które świadczy dla obywateli. Nie da się tego zrobić bez dobrze zorganizowanej administracji.
„Jak zrobić to sprawnie kiedy nawet w jednym urzędzie pracują osoby zatrudnione na bardzo różnych zasadach?”
- pytała retorycznie Pani Kempa.
W konsekwencji rozmowa o ważnych zadaniach państwa zawsze kończy się na omawianiu przepisów kadrowych, przejściowych, intertemporalnych. Gdyby ujednolicić pragmatyki urzędnicze byłoby łatwiej zarządzać
– kontynuowała minister Kempa.
Diagnoza Szefa Służby Cywilnej
Do tego wątku odnosił się w szef służby cywilnej Dobrosław Dowiat-Urbański. Wskazywał na mnogość i różnorodność rozwiązań prawnych oraz HR - human resources w administracji. Szef służby cywilnej zaprezentował diagnozę administracji. Jest dostępna na stronie DSC.
Obecnie praca urzędników w służbie cywilnej, administracji samorządowej, administracji państwowej czy różnych agencjach jak ARiMR, AMW czy PAK (Polska Agencja Kosmiczna, tak mamy taką agencję) odbywa się na zupełnie innych zasadach. W administracji odmiennie są uregulowane kwestie:
1) rekrutacji,
2) nawiązywania stosunku pracy,
3) obsadzania stanowisk kierowniczych,
4) kwestie odpowiedzialności dyscyplinarnej,
5) metody oceny urzędników.
W konsekwencji, mimo że wszyscy urzędnicy pracują dla państwa, mają różny status i warunki pracy. Z jednej strony mamy pracowników których obowiązuje ustawa z 2008 roku o służbie cywilnej, z drugiej tych których obowiązuje ustawa z 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych. Nie zapominajmy o przepisach dotyczących pracowników samorządowych. Obraz uzupełniają regulacje licznych agencji, służb, urzędów centralnych itd.
Dobrosław Dowiat-Urbański zwracał uwagę na fakt że duża część narzędzi HR w administracji jest nieefektywna, narzędzia te nie są one ze sobą powiązane. Zauważył, że na przykład oceny okresowe są naciągane, ponadto urzędnik jest oceniany tylko przez przełożonego a nie przez klientów urzędu. Według szefa SC brakuje pełnych informacji o administracji w konsekwencji nie mamy wizji rozwoju całej administracji. Zauważył też małe nakłady finansowe na szkolenia.Kwestię regulacji dotyczących zatrudnienia w administracji szef SC podsumował stwierdzeniem że temat ten trzeba uporządkować.
Wynagrodzenia w administracji
Temat wynagrodzeń nie był przewidziany w programie konferencji. Jednak wracał mimowolnie w trakcie wystąpień. Wygląda że nie da się przeprowadzić jakichkolwiek zmian bez poruszenia kwestii płac. W trakcie prezentacji szef SC zaprezentował kilka informacji o systemie wynagrodzeń. Jeśli poczułeś Czytelniku w tym momencie emocje to słusznie. Przyznam się że mnie temat pobudził lepiej niż filiżanka kawy.
„Na konferencji nie będziemy rozstrzygali czy zabierać trzynastki czy nie, nie temu służy konferencja”
- zastrzegał szef SC.Stwierdził jednak że należy uporządkować system wynagrodzeń. Nie oznacza to że urzędnicy mają zarabiać mniej – kontynuował szef SC – ale składniki wynagrodzenia można zmienić. Obecnie system wynagrodzeń jest zróżnicowany.
Szef SC wskazywał przykład Niemiec, gdzie jest możliwe przyznanie specjalnego dodatku na stanowiskach które są trudne do obsadzenia. Swoisty komentarz do tych słów dopisała Gazeta Prawna, która akurat w dniu konferencji opublikowała artykuł o problemach ze znalezieniem pracownika przez ministerstwo cyfryzacji.
„Ogłoszenie minister Streżyńskiej o tym, że szuka specjalisty od zarządzania danymi, przeczytano kilkadziesiąt tysięcy razy. Zgłosiło się ośmiu chętnych.”
Na 22 tysiące odsłon oferty o pracę zgłosiło się zaledwie 8 chętnych do pracy w administracji. A warto dodać, że często nabory kończą się brakiem rozstrzygnięcia i chętnych osób. Problem będzie narastał. Kwestia płac wróciła też w sposób niezapowiadany na koniec konferencji. W trakcie referowania dyskusji o mobilności urzędników, prowadząca stwierdziła że nie da się tego zrobić bez ujednolicenia kwestii wynagradzania. Kto bowiem zechce się przenieść do innego urzędu jeśli straci na tym finansowo. Mimo że sprawa wynagrodzeń nie była tematem konferencji temat wracał jak bumerang. Wnioski?
Należy się spodziewać działań zmierzających do ujednolicenia zasad wynagradzania w administracji. Pytanie oczywiście czy rząd podoła tak tytanicznej pracy. Kwestia dotyczy kilkuset tysięcy osób zatrudnionych w kilkudziesięciu instytucjach. Liczba aktów prawnych jakie należałoby zmienić jest także imponująca.
Panel - rekrutacja i mobilność
W dyskusji o mobilności wśród urzędników i rekrutacji wzięli udział praktycy. Co przełożyło się na kilka ciekawych uwag w trakcie spotkania. Na początku uwaga porządkująca. W dyskusji posługiwano się terminem „mobilność”. Rozumiano ją jako możliwość zmiany pracy z jednego urzędu na inny. Pod pojęciem mobilności nie rozumiano raczej zaś przemieszania się między punktem A i punktem B. Ciekawe wypowiedzi zaprezentowali: Jacek Woźniak (dyrektor generalny Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego)[1] oraz Dariusz Kacprzak (zastępca burmistrza Dzielnicy Pragi-Północ m.st. Warszawa)[2].
Należy dążyć do standaryzacji procesów rekrutacji w różnych instytucjach.
Stwierdzono że najlepsi eksperci powinni mieć możliwość służyć państwu tam gdzie jest to akurat najbardziej potrzebne. Mobilność urzędników należy rozumieć jako możliwość pozyskiwania najlepszych urzędników przez państwo. Należy sprzyjać by specjaliści mogli się przemieszczać pomiędzy różnymi instytucjami z powodów merytorycznych. Dyskutanci stwierdzili że przejście z administracji samorządowej do służby cywilnej jest utrudnione. Osoby takie muszą po raz kolejny udowadniać swoje kompetencje, chociaż często mają już swoje osiągnięcia zawodowe. Stwierdzono że najlepsi eksperci powinni móc służyć państwu w rożnych instytucjach. Dyskutanci zauważyli, że na terenie Warszawy przeniesienia zgodnie z ustawą o służbie cywilnej są stosunkowo częste. W reszcie kraju jest gorzej. Zauważano że brak jest wymiany informacji. Brakuje baz danych o pracownikach i ich kompetencjach. Mogły by one pomóc w poszukiwaniu pożądanych pracowników w innych instytucjach. Możliwość swobodnego przenoszenia się między różnymi instytucjami byłaby szansą zarówno dla administracji jak i urzędników. Dla instytucji to możliwość pozyskania wykwalifikowanego pracownika, wzbogacenia wiedzy, know-how, poznania niektórych kwestii z perspektywy. Dla pracownika to szansa na rozwój swojej kariery. Warto uzupełnić że Polska wypada bardzo dobrze w indeksie mobilności pracowników.
„ Polska wyścignęła więc Wielką Brytanię i Francję, zajmując pierwsze miejsce w Europie pod względem gotowości do odejścia od aktualnego pracodawcy.Nie pomaga w tym zapewne przeciętna satysfakcja z wykonywanej pracy, jaką wyrażało 72% badanych w naszym kraju – o 1 punkt procentowy mniej niż europejska średnia.”[3]
Odseparowanie różnych części administracji i brak znajomości jak wygląda praca w innych działach administracji można było odczuć w trakcie rozmowy. Burmistrz Kacprzak zwracał uwagę że dla obywatela to właśnie urzędnicy samorządowi są na pierwszej linii. Uwaga zabrzmiała tak jakby pracownicy służby cywilnej nie pracowali bezpośrednio z klientem. Tymczasem pracownicy służby cywilnej np. w urzędach skarbowych, urzędach wojewódzkich na co dzień pracują z klientami – kontrował Jacek Woźniak z urzędu wojewódzkiego. Czym są silosy?
„Występuje on wtedy, gdy firma jest podzielona na niezależne od siebie działy, jednostki biznesowe, odizolowane jedna od drugiej jak betonowe silosy. Pracownicy i menedżerowie skupiają się na wynikach swego działu”[4]
Temat silosów w administracji wracał także w panelu dotyczącym etyce. Dyskutanci zauważali brak przepływu informacji między departamentami itd.
Panel - odpowiedzialność dyscyplinarna i etyka
Zastanawiano się nad obecnymi regulacjami etycznymi. Przypomnijmy, obecnie funkcjonuje Zarządzenie Nr 70 Prezesa Rady Ministrów z dnia 6 października 2011 r. w sprawie wytycznych w zakresie przestrzegania zasad służby cywilnej oraz w sprawie zasad etyki korpusu służby cywilnej. Temat kodeksów etycznych przybliżał ks. dr hab. Tomasz Barankiewicz z KUL. [5] Przypominał że kwestie związane z etyką pracy po raz pierwszy mocno pojawiły się w latach 60-tych. Powszechne było wtedy zjawisko wynoszenia z pracy różnych rzeczy. Przywoływał też tekst Leszka Kołakowskiego „Etyka bez kodeksów”. Kołakowski pisał w nim o złudnej wierze w kodeksy moralne. Takie kodeksy są niemożliwe, bo nie da się po prostu ich skonstruować. Życie moralne jest znacznie bardziej złożone i niepowtarzalne, Po roku 1989 pojawił się mocno temat korupcji. Profesor Barankiewicz stwierdził także że obecny kodeks etyczny jest co do metody dobry. Z jednej strony jest bowiem otwarty ma 9 zasad ogólnych. Z drugiej zamknięty przez uszczegółowienia w dalszej części kodeksu. W konsekwencji zachowano balans między zbytnią ogólnikowością a „kodeksualizmem”. Ja tylko dodam że istnieje siedem zasad Nolana, czyli reguł, którymi winna się kierować dobra administracja: bezinteresowność, nieprzekupność, obiektywizm, odpowiedzialność, uczciwość, jawność i zdolności przywódcze.[6] W dyskusji zwracano uwagę że liczy się nie tylko sam kodeks ale cała „infrastruktura etyczna”. A zatem to czy kodeks jest dostępny, czy upowszechnia się jego wartości. Sam kodeks jest zaledwie jednym z elementów upowszechniania systemu wartości. Liczy się też przykład przełożonych.
Dyskutanci zastanawiali się także nad pytaniem czy może powstać jeden kodeks etyczny dla całej administracji. Dyskutanci stwierdzili że w administracji nie ma tolerancji na błędy. A przecież błędów nie popełnia tylko ten kto nic nie robi. Często stawia się bardzo szczegółowe zarzuty, choć nie zostaje naruszona istota prawa. To zaś przyczynia się do postaw asekuranckich, mnożenia zabezpieczeń i biurokracji. W rozmowie zwracano uwagę że pracownicy administracji żyją w pewnym rozdwojeniu jaźni. Z jednej strony wysokie oczekiwania etyczne. Z drugiej konkretne wytyczne (np. by wystawić konkretna liczbę mandatów). Jeden z dyskutantów zauważał problem narastającej agresji wobec urzędników. Stwierdził także że jako urzędnik nie może często się adekwatnie bronić przed napastliwością. Na stronie sluzbacywilna.info.pl/ pojawiał się już link do ciekawego tekstu w tej sprawie, warto go przypomnieć.
Rożnicę postaw między administracją a sektorem prywatnym barwnie opisał barwnie Tadeusz Zawistowski[7]
Różnica między biznesem a administracją? W biznesie przy nowych zadaniach pada pytanie „Po co i za ile”. W administracji pyta się „Dlaczego ja?”
Na koniec stwierdzono że etyczne postępowanie wobec obywatela wynika z jego prawa do dobrej administracji. Padł pomysł by zapisać to prawo w konstytucji.
Podsumowanie
Wydaje się że konferencyjne pytanie jak uwolnić potencjał dla administracji, znalazło kilka odpowiedzi. Służyć ma temu mobilność urzędników, możliwość korzystania z wiedzy ekspertów w różnych urzędach. Wymaga to jednak zmian prawnych. Standaryzacji naboru, zarządzania kadrami itd. Stąd zapewne pomysł na jeden kodeks etyki. Nie obędzie się bez zmian dotyczących płac.Konferencje mają na ogół rys teoretyczny. Nie uniknięto tego i tym razem. Jednak warto zauważyć że efekty spotkania zostaną wykorzystane przez KPRM w pracach nad zmianami w administracji. Zapowiadała to minister Kempa. Konferencja była też okazją do zorientowania się jakich zmian możemy się spodziewać. Choć oczywiście między dyskusją a wdrożeniem zmian jest spory dystans.
[4] http://www.rp.pl/artykul/221468-Efekt-silosu--czyli-grozne-podzialy-w-firmie--.html#ap-2
[7] Portret Tadeusza przygotowany kiedyś specjalnie dla nas znajdziecie TUTAJ a coś więcej tu: http://www.goldenline.pl/tadeusz-zawistowski/ http://www.tz-c.pl/