To będzie długi tekst. I pewnie niełatwy, bo sporo myślałam ostatnio o tym, co dalej z administracją, w tym służbą cywilną. Będzie ciężko, bo zazwyczaj (jak zresztą wielu kobietom) w mózgu ciągle mi buzuje i ciężko spisać to wszystko zrozumiale i w jednym miejscu. Ale jeśli się skupicie, myślę, że zrozumiecie o co mi chodzi. Zacznijmy od tego, że od zawsze broniąc apolityczności nie zamierzam stawać po żadnej ze stron. Nie tylko dlatego, że nie ma takiej która by mnie nie rozczarowała, ale i dlatego, że moim zdaniem polityka dzieli ludzi. Sposoby wykorzystywane w kampaniach wyborczych w ostatnich latach, „żarcie się” polityków w mediach społecznościowych i tradycyjnych, ciągłe podgrzewanie atmosfery w nadziei, że przeciwnikowi podwinie się nóżka doprowadziło do sytuacji, w której mamy:

Bellum omnium contra omnes[1]

To jest męczące. Powiedziałabym nawet, że to jest nie do zniesienia na dłuższą metę - i źle się skończy. W tych wojnach budżetówka, w tym służba cywilna, jest postrzegana źle przez obie strony. Politycy nie ufają urzędnikom. Społeczeństwo nie ufa urzędnikom. Urzędnicy, wzorem polityków, żrą się między sobą nawzajem. A w wielu przypadkach, gdy mowa jest o administracji pada z mównic:

Ceterum censeo Carthaginem delendam esse[2]

Zacytowałam to zdanie wcale nie przez przypadek. Bo często mowa jest o odchudzeniu/ racjonalizacji administracji czy wręcz zmianie mentalności urzędników przy zagadnieniach które z samą administracją niewiele mają wspólnego. A wszak Kato Starszy kończył tą sentencją niemal wszystkie swoje przemowy, nawet gdy dotyczyły zupełnie innych tematów. I – jak uczy historia – Kartagina w końcu została zniszczona. Czy można rządzić bez administracji? Czy można rządzić nie mając w administracji fachowców? Czy można zostać fachowcem w kilka dni, jeśli wcześniej nie miało się do czynienia z daną dziedziną? Co czują ludzie, którym regularnie od dziewięciu lat zamraża się wynagrodzenia? Jak to jest pracować kilkanaście lat i mieć uposażenie (łącznie z dodatkiem stażowym) takie samo albo i niższe niż nowo przyjęty pracownik? Czy nie jest upokarzające, że jedyną motywacją od wielu lat jest… straszenie?

Oderint, dum metuant [3]

Takie straszenie na zasadzie (streszczenie różnych długich tekstów): nie damy wam podwyżek, ale za to zrobimy reorganizację (cięcia w budżetówce, odchudzanie administracji – tu wstaw co jeszcze uważasz). Więc jeśli nie stracicie przy okazji pracy, to przecież będzie pozytyw, nie? Nikt was nie lubi więc siedźcie lepiej cicho.

Qui tacet, consentire videtur[4]

Przypomniała mi się przy okazji historia jednej z katastrof lotniczych.

Quia nominor leo[5]

Bardzo wyraźnie wpływ zależności hierarchicznych w kabinie pilotów na bezpieczeństwo lotów widać było na przykładzie koreańskiej linii lotniczej Korean Air. W linii tej latało sporo pilotów wywodzących się bezpośrednio z wojska, przyzwyczajonych do wojskowego drylu. Na to nakładały się uwarunkowania kulturowe patriarchalnego, azjatyckiego społeczeństwa, w którym niedopuszczalne jest kwestionowanie zdania i opinii przełożonego. Podczas lotów piloci byli traktowani jak rekruci, strofowani i często obrażani przez kapitana. (…) Najbardziej kuriozalnym z tej serii przypadkiem była katastrofa koreańskiego samolotu transportowego, który, pikując, roztrzaskał się niedługo po starcie z londyńskiego lotniska Stansted. Bezpośrednią przyczyną katastrofy był problem ze sztucznym horyzontem, który sprawił, że kapitan podczas startu wykonał skręt pod złym kątem, po czym nie przywrócił maszynie właściwego położenia. Drugi pilot, widząc, że samolot znajduje się w ekstremalnie groźnym położeniu, nie zgłosił tego kapitanowi, próbując za to dyskretnie, tak aby przełożony tego nie zauważył, korygować tor lotu samolotu. Zapisy rozmów pomiędzy pilotami z kabiny samolotu odsłoniły przyczynę – kapitan podczas startu co chwilę bez powodu beształ drugiego pilota niczym uczniaka. Nic więc dziwnego, że drugi pilot w końcu przestał się odzywać i wyraźnie obrażony na przełożonego zachował milczenie do samego tragicznego finału.[6]

Co jest przyczyną słabej efektywności naszej administracji? Ludzie? Kompetencje? Prawo? Procedury? Otoczenie, w tym polityczne? A sposób zarządzania? Pamiętacie “Potworne twarze administracji” Romana Batko?

Bene dignoscitur, bene curatur[7]

Jak dotąd, w rozmaitych wypowiedziach, taka prawdziwa, głęboka diagnoza nigdy nie padła. Co najwyżej słyszymy, że nasza administracja kosztuje zbyt wiele albo że jest nieefektywna (co na jedno wychodzi). Pytanie, czy któryś z polityków postawił sobie proste pytanie: dlaczego?

Zawsze można, oczywiście, raz a dobrze wyleczyć migrenę za pomocą gilotyny, pytanie tylko czy pacjent po tej kuracji jeszcze będzie się do czegoś nadawał.

Fraus latet in generalibus[8]

Ktoś może powiedzieć, że politycy nie będą się wdawać w szczegóły, bo od tego mają właśnie administrację. Mają. Niemniej tu trzeba jeszcze ruszyć przepływ informacji. A z tym jest problem i to problem raczej duży. Dlaczego?

  Habet assentatio iucunda principia, eadem exitus amarissimos affert[9]

Łatwiej się żyje kiedy nikomu nie „piętrzy się trudności” – jak to określała nasza koleżanka z resortu, która, niestety, „piętrzyła” – bo pewnych problemów obejść po prostu nie wolno. I mimo że jest fachowcem wielkiej klasy i jedynym w swoim rodzaju została zmuszona do opuszczenia służby cywilnej. To było kilka lat temu, a przez jej zniknięcie cała skarbówka negatywne skutki odczuwa do dzisiaj. Wiele rzeczy które załatwiała sama lub z kolegą (który też odszedł)  za cały resort teraz robi jednocześnie wielu innych ludzi. Czy to nie kosztuje dodatkowych pieniędzy podatników? Czy – jeśli zsumujemy ich czas – nie jest to marnotrawstwo? Przecież to się odbywa kosztem ich innych, niewykonywanych w tym czasie zadań.

Carum est, quod rarum est[10]

W administracji ci którzy nie potakują nie mają lekko. Tymczasem jeśli dostrzeżony wcześniej problem zostanie zlekceważony lub zamieciony pod dywan, to prędzej czy później spęcznieje i nie da się go ukryć. Tylko czkawka będzie większa. I kosztowniejsza. I znów wracamy do pieniędzy podatników…

Alitur vitium vivitque tegendo[11]

A można było uciąć łeb hydrze u zarania. Niestety, nawet gdy ktoś to widzi i cokolwiek próbuje coś z tym zrobić ten nieszczęsny przepływ informacji szwankuje. Czy to dziwne? No cóż, zawsze gdzieś tam jest obawa, że przyniesienie złej wiadomości może oznaczać, że

Displicuit nasus tuus[12]

A wracając do polityki to sorry, ale nie mogę się oprzeć:

Etiam latrones suis legibus parent[13]

Tymczasem w służbie cywilnej obowiązuje kodeks etyki. Pomijając zasady oczywiste takie jak bezstronność czy bezinteresowność istnieje wiele zakazów które ograniczają nasze obywatelskie prawa. I tu proponuję:

Probitas laudatur et alget [14]

Chociaż może nie do końca. Wszak nikt nikogo w korpusie nie chwali za uczciwe zachowanie, nie szalejmy. Może dlatego, że takie zachowanie to rzecz oczywista.

Tymczasem należy oczekiwać kolejnych pomysłów na cięcia w administracji (patrz poprzedni artykuł), przy czym np. skarbówka mniej więcej już wie że za chwilę będzie się działo. KAS ma wejść od 1 stycznia i nie będzie zmiłuj.

Ave, Im­pe­rator, mo­ritu­ri te sa­lutant[15]

Mam nadzieję, że jednak jakieś badania zanim zaczniemy pisać strategie czy programy odchudzania – co do obciążenia pracą w ogóle będą. To nie jest łatwe. Grozi nam – bez zabrania czy zlikwidowania części zadań problem całkowitego zatkania administracji…

Arcus nimium tensus rumpitur[16]

Ale skoro nie jest łatwe, to skąd wiadomo, że trzeba ciąć? I chyba pora przejść do nowoczesnych, biznesowych metod zarządzania w administracji.

Dicere non est facere[17]

Dokumenty dotyczące zarządzania to taki trochę inny rodzaj dokumentów w danej jednostce. Opisują często stan idealny, całkowicie niemożliwy do uzyskania w realnym świecie. Papier przyjmie wszystko i deklarować również wszystko można, niemniej prawdziwe życie zawsze zaprezentuje coś, czego nikt nie przewidział. Ileż razy mogłabym powiedzieć:

Diem perdidi[18]

Realizacja kontroli zarządczej w urzędach – jak potwierdziła to zresztą kontrola NIK – to głównie właśnie papiery, które powstały tylko po to, żeby udokumentować rzeczy oczywiste i widoczne gołym okiem. Jeśli istnieje w instrukcji zapis dotyczący procedury co do rozliczania czasu pracy to nawet jeśli pojawi się elektroniczny czytnik nic się nie zmieni. A nie, zmieni, bo jeszcze trzeba będzie te wszystkie papiery sprawdzać z czytnikiem. Gdyby to ode mnie zależało, zaorałabym i zaczęła od nowa. Bo obfitość tej dokumentacji jest już taka, że nie wierzę w to, że ktoś w ogóle jest w stanie się w tym wszystkim połapać.

Moje pytanie jest proste: ile podatników kosztuje wewnętrzna nadmierna biurokracja? I jaką rolę pełni naprawdę? Jest takie słowo, które urzędnicy znają bardzo dobrze…

Czy naprawdę najprostsze czynności muszą być opisane w najdrobniejszych szczegółach, zwłaszcza wtedy, gdy rzeczywistość dookoła ciągle się zmienia? Przecież w tej sytuacji każde nietypowe zdarzenie po prostu musi stać się problemem nie do rozwiązania. Można więc powiedzieć, że administracja spory wysiłek wkłada w to, żeby bohatersko rozwiązywać problemy które sama sobie tworzy. I to właśnie to kosztuje.

Dictum sapienti sat (est)[19]

Opisy stanowisk pracy i wartościowanie na ich podstawie też przyszły z biznesu. Miałoby to sens – i może ma – dla stanowisk w różnych jednostkach, na których faktycznie wykonuje się dokładnie te same zadania. Ale w wielu przypadkach wcale tak nie jest. Najprostszy przykład to najbliższe mi komórki AP w urzędach skarbowych, nawet w obrębie tego samego województwa. Niewiele jest takich, w których wszystkie zadania są identyczne. Zresztą

Duo cum faciunt idem, non est idem[20]

Nawiasem mówiąc, promowana jest mocno idea tworzenia zespołów zadaniowych. Niekiedy zespoły się powołuje mimo że prościej i znacznie taniej (żeby nie odrywać iluś osób od codziennej pracy) byłoby przydzielenie tych zadań indywidualnie. Praca w zespołach ma to do siebie, że po pierwsze – ciężko wydobyć jakąś konkretną decyzję, a po drugie – rozmywa się odpowiedzialność. Po trzecie, co też jest istotne, nie każdy czuje się dobrze pracując w zespole złożonym z ludzi, których nie zna się dobrze. To kwestia osobowości. Jedni pracują wydajniej sami, inni nie. Pewnie, są zadania gdzie musi taki zespół powstać, ale czy zawsze? Z doświadczenia wiem, że znacznie szybciej wiele rzeczy można zrobić bez tego całego zamieszania, które wygląda dobrze w papierach, ale jest marnowaniem czasu. I znów – pieniędzy. Na szczęście coraz częściej spotykam się z konferencjami online, co jest sporą oszczędnością czasu i paliwa.

Wracając do kontroli zarządczej: zauważam spore problemy z określaniem celów. Jedna z podstawowych zasad rządzących się właśnie ustalaniem celów mówi, że cel musi być realny do wykonania. Jeśli poprzeczka zostanie ustawiona zbyt nisko, nikt się nie będzie wysilał. Jeśli zbyt wysoko, jak wyżej. Po co się spinać, jeśli rzecz jest nieosiągalna? Podjęlibyście się zbudowania kosmicznej windy nie mając narzędzi ani środków ku temu?

Impossibilium nulla obligatio est[21]

A skoro mówimy o zarządzaniu trudno pominąć motywację. Takiego marazmu jaki mamy dzisiaj w służbie cywilnej nie pamiętam odkąd pracuję. Nie będę przynudzać na temat motywacji finansowej czy pozafinansowej, sami pewnie wiecie, że największym zabójcą motywacji jest niespełniona obietnica. Brak motywacji pracowników to katastrofa dla efektywności.

Aliud est facere, aliud est dicere[22]

Właściwie patrząc na to co się dzieje można zaryzykować stwierdzenie, że jak ktoś decyzyjny sobie coś postanowi to choćby po trupach to przepchnie. Modna jest i taka teoria, że da się szybko zastąpić starszych pracowników ludźmi, którzy dopiero wchodzą albo niedawno weszli na rynek pracy. Owszem, jeśli ta wymiana będzie miała miejsce jakiś czas (żeby był czas na przekazanie wiedzy) to może się udać. Ale jeśli zrobimy to na hura – grozi nam katastrofa. I ktoś za nią zapłaci. A dodatkowe pytanie brzmi: jaki i czy w ogóle jest jakiś plan B gdyby się nie udało?

Experto credite[23]

Praca w urzędzie nie polega na piciu kawy i plotach. Dzięki tej pracy państwo może funkcjonować. Percepcja społeczna jest jaka jest i ja sama z pewnością nikogo nie przekonam. Niemniej lekceważenie wiedzy ludzi, którzy wiele lat nabywali doświadczenia rozwiązując niekiedy skomplikowane problemy nie może skończyć się dobrze. Arogancja nie zastąpi znajomości przyczyn i możliwych skutków. Jeśli cokolwiek robi się na siłę, trudno spodziewać się życzliwości.

 Ab alio exspectes, alteri quod feceris[24]

Chyba już wystarczy.

Dlaczego łacina? Powiedzmy, że ta elegancka łacina jest w zastępstwie tej drugiej, która mimo upływających lat jakoś wciąż nie przechodzi mi przez gardło. Poza tym:

Quidquid Latine dictum sit, altum videtur[25]