W kontekście pomysłu dotyczącego ujednolicenia regulacji, na podstawie których działa administracja publiczna w Polsce warto zastanowić się nad tym, co właściwie chcemy osiągnąć. Poza „efektem synergii i konwergencji” – to jest ostatnio dość często spotykane uzasadnienie zmian, aczkolwiek do mnie osobiście jakoś słabo przemawia. Może dlatego, że lubię konkrety. My – tj. osoby odpowiadające za administrację, osoby zatrudnione w administracji i osoby pozostałe – czyli ogólnie, całe społeczeństwo. Choć raz spójrzmy na problem z każdej strony i bez podziałów MY-ONI. Wszak wszystkim nam zależy na tym, aby państwo działało sprawnie. I już słyszę:

„nie da się wszystkich zadowolić”

Oczywiście, że nie. Niemniej postawmy sobie kilka pytań: z punktu widzenia obywatela, ogólnie rozumianej władzy i urzędników.

1.       Czy jest ktoś, kto lubi tracić czas załatwiając urzędowe sprawy?

2.       Czy jest ktoś, kto lubi jak na nim się skupia czyjeś niezadowolenie?

3.       Czy jest ktoś, kto lubi zbierać w mediach „bęcki” – z obu stron?

Czyli, podsumowując: czy jest ktoś w tych trzech grupach komu nie zależy na sprawnej administracji?

To jest poziom bardzo ogólny. Ale, rozpatrując teraz wyłącznie relacje władza – urzędnicy warto pamiętać, że każdy szczebel hierarchii dysponuje odpowiednią perspektywą. Im wyższy szczebel tym większy poziom ogólności. I odwrotnie. To tak jak widok z okien, rozmieszczonych na różnych piętrach budynku. Z najwyższego piętra pięknie widać całą panoramę, ale nie widać drobnych szczegółów. Z parteru trudno zobaczyć całe miasto, za to świetnie widać jak lejący deszcz podmywa fundamenty…

I tu wracamy do komunikacji. Bo w takiej sytuacji zapobiec katastrofie może tylko sprawna komunikacja: błyskawiczna informacja powinna biec w górę przez kolejne piętra budynku (jeśli się upieramy przy hierarchicznym przepływie informacji…) i nigdzie nie może utknąć. A w dół winna pobiec informacja zwrotna, równie szybko. Razem z konkretnymi decyzjami. Bo jeśli jest reakcja, to buduje się zaufanie. A bez wzajemnego zaufania nigdy niczego nie osiągniemy.

Uffff…. Trochę skomplikowana mi wyszła ta przenośnia, ale mam nadzieję, że rozumiecie o co mi chodzi.

Tu muszę przyznać, że w przypadku Departamentu Służby Cywilnej co do komunikacji nigdy się jeszcze nie zawiodłam. Czasem pośredniczę w rozwiązywaniu problemów Czytelników i reakcja zawsze jest szybka, życzliwa, a odpowiedzi konkretne. Gdyby tak wyglądała komunikacja w każdej strukturze urzędowej, wszystkim nam żyłoby się łatwiej.

A co jest największym problemem komunikacji?

Po pierwsze, nadmierna formalizacja. Po drugie, niechęć do przekazywania wyżej informacji zwanych ogólnie „piętrzeniem trudności”. Od czasów, kiedy posłańca karano obcięciem głowy minęło kilka wieków, a mimo to wciąż istnieje swego rodzaju atawistyczna obawa. Nie wiem, może i czasem niebezpodstawna.  Ale to też objaw zaufania – a raczej jego braku, prawda?

A wracając do meritum, czyli potencjalnych zmian kodeksowych – statusy członka ksc, pracownika samorządowego czy pracownika urzędu państwowego są różne. Ma to wyraz w systemach motywacyjnych (nagrody), sposobie rozliczania czasu pracy, w kwestii obsadzania wolnych stanowisk, w możliwości czy jej braku uzyskania dodatkowych przywilejów wynikających z mianowania, systemu i źródeł wynagradzania, stabilności zatrudnienia czy wreszcie w sferze ograniczania określonych praw.

Oczywiście, kluczowym problemem z którym boryka się administracja publiczna jest kwestia wynagrodzeń, a konkretnie braku ich konkurencyjności. Przez całe lata słyszałam co jakiś czas, że na szeregowych stanowiskach wynagrodzenia są wyższe niż w sektorze prywatnym, a brak konkurencyjności dotyczy kadry zarządzającej. Od początku nie zgadzałam się z tym poglądem, a życie pokazuje, że miałam rację.

Dlaczego?

Dlatego, że – wracając do budynku, o którym była mowa w przydługiej przenośni na początku artykułu – administracja potrzebuje specjalistów. I to specjalistów wysokiej klasy. Nie każdy specjalista przecież należy do kadry zarządzającej, a na rynku specjaliści opłacani są lepiej.

Żniwo kilkuletniego zamrożenia płac zbieramy od jakiegoś czasu przy naborach. Coraz częściej brak kandydatów do pracy w urzędach spełniających określone kryteria, chętnych na proponowane uposażenia – co powoduje obniżenie wymagań. Przykład? Pozwolę sobie zacytować fragment maila który dostałam kilka dni temu od kolegi.

Przeglądam sobie teraz oferty pracy. Postanowiłem też popatrzeć na wyniki naborów. Ciekawe, że wiele naborów kończy się brakiem rozstrzygnięcia. Wiele jest anulowanych (czyżby z braku ofert?); w innych wprost piszą że "brak ofert kandydatek/kandydatów"

Zobacz parę przykładów:

Wyniki naboru:

brak ofert kandydatek/kandydatów

https://nabory.kprm.gov.pl/site/result/id/111

https://nabory.kprm.gov.pl/site/result/id/157

Poszukiwali informatyka.

Wyniki naboru:

oferty kandydatek/kandydatów nie spełniały wymagań formalnych

https://nabory.kprm.gov.pl/site/result/id/92

A tu perełka. https://nabory.kprm.gov.pl/site/ad/59

Izba Skarbowa w Poznaniu

Dyrektor poszukuje kandydatów/kandydatek na stanowisko

starszy referent w Pierwszym Referacie Postępowań Podatkowych w Urzędzie Skarbowym Poznań-Wilda

Wyniki naboru:

oferty kandydatek/kandydatów nie spełniały wymagań formalnych

A jakież to ogromne wymagania stawiano kandydatom?

Zobacz sama.

WYMAGANIA NIEZBĘDNE

 Wykształcenie: średnie

doświadczenie zawodowe: 3 miesiące w pracy biurowej

Wykształcenie średnie i 3 miesiące doświadczenia  a mimo to nikt nie nadawał się! LOL.

To co, zgłaszali się budowlańcy? :-)

Jaki będzie efekt tak kompletowanej kadry w dłuższym okresie (zakładając, że trafi się kandydat spełniający wymagania…)?

Oczywiście, można powiedzieć, że ludzie się uczą. Mogę się z tym zgodzić ale tylko wtedy, jeśli… będą mieli od kogo. Podobno szykuje nam się wreszcie rynek pracownika – co oznacza, że pierwsza i kolejne fale odpływu zgarną właśnie doświadczonych specjalistów. Puszczenie na Pacyfik samotnie żółtodzioba z żaglem może skończyć się dobrze tylko wtedy, jeżeli ów jest rzadko spotykanym szczęściarzem.

Czy chcemy budować nowoczesną administrację zdając się na koło Fortuny?

Wszak funkcjonowanie administracji publicznej, czyli funkcjonowanie państwa, finansowane jest z publicznych środków, których – jak wszyscy wiemy – nie mamy w nadmiarze. Stać nas na bylejakość?

Operowanie środkami finansowymi na wynagrodzenia administracji poprzez demontaż systemu motywacyjnego (nagród, stażowego, trzynastek itp.) niczego nie zmieni. To trochę jak przekładanie pieniędzy z kieszeni do kieszeni. Żeby komuś dać, trzeba innemu/ innym zabrać. Pomijając fakt, że trudno zabierać tym, którzy mają najmniej (tak znowu wielu do tego zabierania nie zostanie) odbierając cokolwiek komukolwiek niszczymy bezpowrotnie zaufanie i poczucie stabilności, a budzimy oskarżenia (uzasadnione albo nieuzasadnione) o gratyfikowanie osobistych sympatii szefa. I atmosfera wraz z motywacją leżą , kwiczą i wszyscy po nich depczą. Całkiem prawdopodobny scenariusz jest taki, że stracą osoby o których wiadomo, że nie odważą się odejść. Czyli głównie osoby 50+ i kobiety – zwłaszcza w małych miejscowościach i zapomnianych przez Boga miastach, gdzie jedyne oferty pracy to magazynier, operator wózka widłowego czy spawacz.   

Tak czy inaczej, żonglowane w ramach tego samego budżetu do niczego dobrego nie doprowadzi.

Inny pomysł to znów: racjonalizacja zatrudnienia. Jeśli odejścia naturalne, ok. Ale pod warunkiem, że siły będą obliczone adekwatnie do nakładanych zadań. A to wymaga rzetelnej analizy obciążenia pracą, co – jak już się zdążyliśmy przekonać – przy ogromnym zróżnicowaniu tychże zadań , stanowisk pracy i urzędów w całej administracji – nie jest czymś prostym i bezproblemowym do wykonania.

Ze swojego doświadczenia powiem tylko jedno: potrzebne są inwestycje w podnoszenie kompetencji cyfrowych i nowe technologie. I tu jest wybór: stawiamy na scentralizowane systemy informatyczne (w sensie: jedna aplikacja zamiast kilkunastu czy kilkudziesięciu źródeł danych w urzędzie) albo stawiamy na data mining i hurtownie danych (ale tu też nie może być tak, żeby potrafiło się w tym odnaleźć tylko kilka osób w całej wielkiej jednostce). W jednym i drugim przypadku raportowanie nie może przekraczać możliwości pracownika (obojętnie, czy z powodu braku umiejętności, skomplikowania systemu czy braku odpowiednich uprawnień). Przecież to właśnie oznacza jeden ze standardów kontroli zarządczej – pracownik musi mieć dostęp do informacji niezbędnych mu do realizacji powierzonych zadań. Systemy informatyczne służą gromadzeniu danych, ale przede wszystkim służą analizie tych danych. Zabawne, że podobny problem co do kompetencji cyfrowych i kosztów ich niedoboru zauważyli… prawnicy.

Casey Flaherty (…) Jeszcze w trakcie pracy w KIA Motors wpadł na pomysł stworzenia specjalnego testu umiejętności technologicznych, którym posługiwaliby się klienci, aby sprawdzić, czy ich prawnicy potrafią prawidłowo i szybko korzystać ze standardowych programów biurowych, takich jak Word, Excel czy Adobe Acrobat. Dzięki temu zyskaliby pewność, że nie będą płacić nadprogramowych stawek za porady tylko dlatego, że pracownicy kancelarii długo głowili się nad tym, jak dodać kolumnę do excelowskiej tabelki.[1]

Bo zawsze robienie czegoś, w czym jesteśmy mniej wprawni zajmuje więcej czasu, a to oznacza większy koszt. Koszty rosną też wtedy, jeśli nie umiemy czegoś zrobić sami, więc „spuszczamy” to do podległych urzędów. Wtedy zamiast jednej czas poświęca na TO SAMO kilka, kilkanaście, a bywa, że i kilkadziesiąt osób.

I żeby była jasność: nie uważam, że trzeba wymienić tych, którzy mają z tym problem na takich, którzy nie mają. Absolutnie nie! Trzeba zadbać, żeby pracownicy mający przecież wiedzę i doświadczenie w innych dziedzinach opanowali RÓWNIEŻ tę (o ile jeszcze jej nie opanowali). Trzeba ich do tego zachęcać i… dbać o ich rozwój. Zabrzmiało jak ze standardów Szefa s.c.? Bo wg mnie taka była ich intencja. Nie chodziło o kompetencje cyfrowe, oczywiście, ale chodziło o to, żeby pomóc rozwijać się pracownikom. Faktycznie pomóc, a nie tylko "realizować" zalecenia poprzez produkcję kolejnych papierów, które mało gdzie tak naprawdę cokolwiek zmieniły. I tu mamy zderzenie intencji ze sposobem realizacji, ale to temat na inny artykuł. Albo na powrót do kilkakrotnie na naszych łamach wspominanej publikacji o biznesowych narzędziach zarządzania w administracji publicznej pod znamiennym tytułem: „Dlaczego się nie udało?”[2]

Natomiast – wracając do potencjalnych zmian w kodyfikacji – w zakresie swobodnego przechodzenia pracowników z jednej administracji do drugiej jestem jak najbardziej za. Przy okazji: mieszkam na wsi. Moja wieś jest siedzibą gminy. I mimo rozmaitych zarzutów do jst jakoby były to kolebki nepotyzmu i kolesiostwa uważam, że nie ma nic złego w tym, że urząd gminy jest pracodawcą dla jej mieszkańców. To się wpisuje w moje wyobrażenie o samorządności. Mieszkańcy znają swoich urzędników lepiej niż urzędników administracji rządowej. A samorządowcy doskonale przecież znają problemy swojej gminy. Pewnie, można się zastanawiać nad dylematem czy lepiej zatrudnić mieszkańca czy nieco lepszego od niego (jeśli jest taki) kogoś z zewnątrz. Ale pamiętajmy o tym, że oprócz tego o czym napisałam – udział w podatku od dochodu tego pracownika, jeśli będzie mieszkańcem gminy wróci do tej gminy. A jeśli będzie to ktoś z zewnątrz – pofrunie gdzie indziej. I dlatego moim zdaniem o zasady rządzące naborami do urzędów samorządowych powinniśmy jeszcze spytać mieszkańców gmin.

Ale czas najwyższy wrócić do pytania czy sami pracownicy urzędów są zainteresowani ujednoliceniem kodyfikacji?

Nikt mnie nie uprawniał do przedstawiania opinii ogółu (każdy może się na ten temat wypowiedzieć w komentarzu jeśli ma takie życzenie), zatem przedstawię własny punkt widzenia i powiem tak: nie wiem.

Aby realizować misję publiczną, maksymalnie angażować się w pracę, potrzebuję stabilności (obecnie wciąż szarpanej rozmaitymi reorganizacjami, skutkującymi stałą niepewnością). W pojęciu stabilności zawieram też pewność, że będę mogła opłacić rachunki (nie prowadzę nadmiernie wystawnego trybu życia), zapewnić dzieciom wykształcenie, pomóc w ich życiowym starcie (jeśli nie ja – to kto?), że będę miała za co rodzinę nakarmić (nie, nie potrawami znanymi np. z książki Karen Blixen „Uczta Babette”) i ubrać (nie aspirujemy do kolekcji haute couture) i że nawet od czasu do czasu będziemy mogli skorzystać z dobrodziejstw kultury albo wyjechać choć na kilka dni na jakieś wakacje (niekoniecznie na Mauritius).

Swego czasu, parę lat temu czytałam wywiad przeprowadzony przez przedstawiciela Fundacji Batorego z ówczesnym dyrektorem generalnym w jednym z ministerstw. Osoba „wywiadowana” oświadczyła wówczas:

„Trzeba zatrudniać ideowców”

Piękna myśl i bardzo prawdziwa, bo służba cywilna czy publiczna ideowców potrzebuje. Niemniej trudno wymagać w dzisiejszym skomercjalizowanym świecie całkowitego poświęcenia dla idei bez zapewnienia stabilności tym, którzy traktują pracę poważnie.

I znów – wracamy do zaufania…

Dla tych, którzy dotrwali do końca tego długiego tekstu dedykacja – nagroda ;)[3]

Les Rois Du Monde