...z cyklu: weźmy się i zróbcie...
Dziś w DGP artykuł, który najpierw mnie rozśmieszył, a potem dobił. Rzecz o efektywnym zarządzaniu czasem. Autor/ka? (jest to bowiem tzw. artykuł partnerski i nie został podpisany) wychodzi z założenia, że nie umiemy zarządzać czasem, tj. rozkładać sobie w czasie to co mamy do zrobienia w taki sposób, żeby zdążyć ze wszystkim i się nie zmęczyć/ denerwować. Teoretycznie powinnam się czuć winna, ale się nie czuję. Ponieważ tak naprawdę nie mam żadnych szans na organizowanie swojej pracy. Natomiast mam wciąż świadomość, która doprowadza mnie do obłędu, ile robię rzeczy zupełnie niepotrzebnych.Robienie rzeczy zbędnych. To najlepszy sposób na to, żeby zmarnować naprawdę ogromne ilości czasu - cytowany przez wielu trenerów zarządzania czasem Brian Tracy mawia, że „największą stratą czasu jest robienie tego, co jest całkowicie zbędne”. Jak zatem odróżnić zajęcia zbędne od istotnych? Bardzo dobrym sposobem jest postawienie dwóch prostych pytań: jakie efekty będzie mieć wykonanie tego zadania? A co się wydarzy, jeśli zadania nie wykonam?
Inaczej mówiąc, gdyby tak częściej pytało pytanie: po co? Nie wiem ile razy o tym pisałam, ale kiedy traci się czas na rzeczy zbędne, nie robi się rzeczy istotnych. I znów: a kto za to płaci?
Czasem myślę, że fajnie byłoby mieć jeszcze ze dwie głowy i dwie pary rąk. Niektórym się wydaje, że już mam. Ale dziwią się, jeśli zionę ogniem.
Jakby tak się zastanowić: zawsze umiemy odpowiedzieć na pytanie po co coś robimy?
I tu znów się kłania motywacja: jak chętnie robicie coś, jeśli nie wiecie po co to robicie?
A co do delegowania zadań: owszem, stosuję. Niemniej zawsze mam na uwadze jedną rzecz: jeśli może coś zrobić jedna osoba, zlecanie zadania kilku czy kilkunastu innym ma się do efektywności odwrotnie proporcjonalnie. Bo co z tego że ja oszczędzę czas, jeśli zmarnuję ten czas tym kilku czy kilkunastu (a bywa że kilkudziesięciu) innym osobom? To, że tego nie widzę nie znaczy, że to nie kosztuje! I tak, tu wracam do hurtowni danych. Temat rzeka... ale o hurtowniach szerzej mówimy (bo jest nas kilkanaście osób) na resortowych szkoleniach. Jak dotąd, z tego co wiem, odbieranych przez uczestników bardzo pozytywnie. Pokazujemy możliwości. Szkoda tylko, że nie każdy chce je zobaczyć i brnie w zaparte tylko dlatego, że... nie, jeszcze nie teraz. Ale kiedyś dokończę to zdanie.
Na końcu artykułu w DGP jest rysunek, gdzie m. in. jest takie zalecenie:
"sprawdzaj maile dopiero po zakończeniu zadania".
No więc u mnie to nie przejdzie, bo dopiero wtedy trwałoby to znacznie dłużej. Często bowiem najpierw przychodzi zadanie do wykonania, a potem maile z uzupełniającymi instrukcjami/ życzeniami. Bywa, że kilka w różnych odstępach czasu. Bywa, że prawie ukończoną już pracę trzeba po takiej instrukcji/ życzeniu zaczynać od nowa.
Tak naprawdę receptą na organizację czasu pracy jest przemyślenie tego co się chce (no ok - co trzeba) zrobić. Jednak żeby praca była efektywna to to przemyślenie powinno następować już na etapie wcześniejszym, tj. instytucji która nam tę pracę zleca. Są takie obszary w życiu, kiedy pełen spontan jest niezastąpiony. Ale akurat nie tam, gdzie mamy do czynienia z publicznymi pieniędzmi. A czas urzędników to właśnie publiczny pieniądz.
I jeszcze jedno: albo będzie dokładnie i dobrze, albo byle co, byle jak i szybko. Za to - prędzej czy później - głośno.
Po tym, co zrobiło nam papierologią ISO mam wrażenie, że pojęcie "jakość" mocno się zdewaluowało... Bardziej w wielu przypadkach pasuje japońskie powiedzenie: yako-tako.