18 i 19 maja rozesłałam do wszystkich urzędów wojewódzkich kilka pytań, jako że osobiście od lat co najmniej 6 jestem poniekąd ofiarą art. 58 ustawy o wojewodzie i administracji rządowej w województwie  z dnia 23 stycznia 2009 r. (ofiarą, ponieważ to właśnie ja te informacje w moim urzędzie przygotowuję). O sprawie pisaliśmy tutaj - publikuję te odpowiedzi dopiero teraz, bo nie chciałam podsuwać pomysłów tym którzy jeszcze nie odpowiedzieli. Przypomnę jeszcze, że pytania brzmiały:

Art. 58. 1. Organy niezespolonej administracji rządowej działające w województwie są obowiązane do składania wojewodzie rocznych informacji o swojej działalności w województwie, do końca lutego każdego roku.

2. W przypadku gdy obszar działalności organu przekracza obszar jednego województwa, informację, o której mowa w ust. 1, składa się wszystkim właściwym wojewodom.

Jak wiadomo, dla tej rocznej informacji nie ma przewidziano żadnej formy ani niezbędnej zawartości. Od dłuższego czasu dręczy mnie pytanie jak wykorzystywane są w praktyce tak różnorodne przecież dane. Mam więc w tym zakresie kilka pytań:

1.       Jakimi informacjami dotyczącymi działalności organów administracji rządowej Wojewoda jest zainteresowany?

2.       W jaki sposób przekazywane corocznie informacje są wykorzystywane?

3.       Czy informacje które są corocznie przekazywane z różnych jednostek są spójne (porównywalne) i co się z nimi dalej robi?

4.       Czy te informacje są do czegoś przydatne?

Na moje pytania odpowiedzi udzieliły urzędy wojewódzkie z warmińsko-mazurskiego, podkarpackiego, lubuskiego, lubelskiego, mazowieckiego, zachodniopomorskiego, małopolskiego i pomorskiego. No więc kolejno:

Warmińsko-mazurskie:

W nawiązaniu do Pani maila z dnia 19 maja 2015 r. uprzejmie wyjaśniam, że przedstawiane przez jednostki administracji niezespolonej roczne informacje są wykorzystywane przez Warmińsko-Mazurski Urząd Wojewódzki w Olsztynie. W szczególności, z nadesłanych sprawozdań wykorzystywane są opisane w nich problemy, trudności oraz potrzeby administracji niezespolonej. Jest to również rzetelne, oparte na danych służb i inspekcji, źródło wiedzy o stanie bezpieczeństwa w regionie. Powyższe sprawozdania są również pomocne przy wypracowywaniu,  wspólnych rozwiązań, ponieważ wiele problemów administracji niezespolonej pokrywa się z problemami  administracji zespolonej, będącej pod bezpośrednim nadzorem Wojewody.

               Ważne dla Wojewody są również wypracowane przez administrację niezespoloną rozwiązania najczęściej pojawiających się problemów, mogące być wspólnymi dla administracji niezespolonej oraz zespolonej. Nieocenionymi mogą być również wypracowane przez administrację niezespoloną rozwiązania w zakresie "dobrych praktyk", które mogą przyczynić się do usprawnień w funkcjonowania administracji publicznej, takich jak np. będący aktualnie na etapie prac projekt „Informacja dla obywatela” związany m.in. z tworzeniem portalu obywatel.gov.pl.

Wojewoda musi posiadać aktualną wiedzę na temat tego co się dzieje w województwie również w zakresie zadań realizowanych przez administrację niezespoloną. Zestawienie wskazywanych przez administrację zespoloną problemów z działaniami realizowanymi przez Wojewodę, przy pomocy Urzędu Wojewódzkiego oraz całej administracji zespolonej, pozwala na precyzyjne określenie wspólnych kierunków  działania oraz umożliwia planowanie działań na kolejny okres. Nie można zapominać, że wojewoda odpowiada za szeroko rozumiane bezpieczeństwo czy politykę społeczną  na obszarze województwa, musi więc mieć pełen obraz sytuacji - czego bez współpracy z administracją niezespoloną nie da się osiągnąć.

Zestawienie danych uzyskiwanych z raportów różnych jednostek daje pełniejszy obraz sytuacji, a niejednokrotnie pozwala zidentyfikować ewentualne nieprawidłowości. Przesyłane dane są analizowane, a informacje o sygnalizowanych na ich podstawie nieprawidłowościach kierowane są w razie konieczności do odpowiednich organów.

Należy pamiętać również, że zgodnie z art. 25 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2009 r., Nr 31, poz. 206, ze zm.), jako przedstawiciel Rady Ministrów, wojewoda może wydawać polecenia obowiązujące wszystkie organy administracji rządowej, a w sytuacjach nadzwyczajnych obowiązujące również organy samorządu terytorialnego. Organy administracji niezespolonej, działające na obszarze województwa, mimo iż nie podlegają wojewodzie, są w myśl art. 59 powołanej wyżej ustawy prawnie zobligowane do uzgadniania z wojewodą projektów aktów prawa miejscowego stanowionych przez te organy oraz zgodnie z przytoczonym już przez Panią art. 58, składania wojewodzie rocznych informacji, a na żądanie wojewody, zgodnie z art. 26 – także bieżących wyjaśnień o swej działalności na obszarze województwa. Jest to szereg ważnych i mogących wywoływać duży wpływ na funkcjonowanie administracji, a co za tym idzie – społeczeństwa uprawnień. Ze względu na powyższe uprawnienia i w celu ich prawidłowego wykonywania również wysoce wskazanym jest, aby wojewoda posiadał wiedzę na temat działalności administracji niezespolonej. Należy również zauważyć, że sprawozdania takie przekazywane są tylko raz w roku, a część informacji w nich zawartych wynika zapewne ze sprawozdań przekazywanych do jednostek bezpośrednio nadzorujących administrację niezespoloną.

Podkarpackie:

 

Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 1 oraz art. 22 ww. ustawy wojewoda jest przedstawicielem Rady Ministrów w województwie i odpowiada za wykonywanie polityki Rady Ministrów w województwie, a w szczególności:

1)  dostosowuje do miejscowych warunków cele polityki Rady Ministrów oraz, w zakresie i na zasadach określonych w odrębnych ustawach, koordynuje i kontroluje wykonanie wynikających stąd zadań;

2)   zapewnia współdziałanie wszystkich organów administracji rządowej i samorządowej działających w województwie i kieruje ich działalnością w zakresie zapobiegania zagrożeniu życia, zdrowia lub mienia oraz zagrożeniom środowiska, bezpieczeństwa państwa i utrzymania porządku publicznego, ochrony praw obywatelskich, a także zapobiegania klęskom żywiołowym i innym nadzwyczajnym zagrożeniom oraz zwalczania i usuwania ich skutków, na zasadach określonych w odrębnych ustawach;

3)   dokonuje oceny stanu zabezpieczenia przeciwpowodziowego województwa, opracowuje plan operacyjny ochrony przed powodzią oraz ogłasza i odwołuje pogotowie i alarm przeciwpowodziowy;

4)   wykonuje i koordynuje zadania w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa oraz zarządzania kryzysowego, wynikające z odrębnych ustaw.

            Wskazane zadania sprawiają, że wojewoda zainteresowany jest wszystkimi informacjami dotyczącymi działalności organów administracji rządowej w województwie. Informacje w formie planistycznej i sprawozdawczej, przekazywane wojewodzie w trybie art. 58 ustawy o wojewodzie (…), stanowią syntetyczne odzwierciedlenie zamierzeń poszczególnych organów oraz zakresu i sposobu ich realizacji.

            Należy mieć przy tym na uwadze, że obowiązujące regulacje prawne nie określają zakresu przedmiotowego informacji, do przekazania których zobowiązane są właściwe organy. Dlatego przedstawiane informacje są bardzo zróżnicowane w swej treści, cechuje je również zróżnicowany stopień szczegółowości. Ze względu na specyfikę poszczególnych organów oraz niejednorodność ich działalności porównywanie uzyskiwanych od nich informacji jest niezwykle utrudnione.

        Niemniej jednak uzyskiwane informacje pozwalają wojewodzie na wglądw działalność organów administracji niezespolonej i mają istotne znaczenie dla wykonywania funkcji wojewody, w szczególności związanych z zapewnieniem współdziałania wszystkich organów w województwie, zwłaszcza na wypadek wystąpienia sytuacji nadzwyczajnych.

Lubuskie:

Mazowieckie:

W odpowiedzi na Pani pytania uprzejmie informuję, że roczne sprawozdania z działalności organów rządowej administracji niezespolonej dla wojewody są źródłem wiedzy m.in. o stanie bezpieczeństwa i porządku publicznego w regionie. Wykorzystywane są przy podejmowaniu decyzji zarządczych, służących zapewnieniu organom rządowej administracji zespolonej (której wojewoda jest zwierzchnikiem) odpowiednich warunków pracy do sprawnego działania.

Wojewoda nie ma kompetencji do określania zakresu przekazywanych mu informacji. Szczególną wartość stanowią dla nas wszelkie informacje dotyczące współpracy organów rządowej administracji niezespolonej z organami administracji zespolonej. Sygnały o problemach we wzajemnej współpracy mogą stanowić podstawę do podejmowania działań przez wojewodę. Podkreślić przy tym należy, że zgodnie z art. 25 ust. 1 Ustawy o wojewodzie i administracji rządowej w województwie, wojewoda może wydawać polecenia obowiązujące wszystkie organy administracji rządowej, a w sytuacjach nadzwyczajnych - również organy samorządu terytorialnego.

Małopolskie:

Wydział Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowegootrzymuje takie sprawozdania od Szefa Wojewódzkiego Sztabu Wojskowego w Krakowie, w zakresie dotyczącym:

- współdziałania z organizatorami akcji kurierskiej,

- zabezpieczenia mobilizacyjnego rozwinięcia jednostek wojskowych,

- wykorzystywania sił układu pozamilitarnego na potrzeby obronne,

-  administrowania rezerwami osobowymi i świadczeniami na rzecz obrony,

- udziału w realizacji zadań przez Siły Zbrojne RP w sytuacjach kryzysowych.

Pozyskiwane dane i informacje służą do określenia charakteru i zakresu współpracy oraz planowania w województwie małopolskim działań w sferze zarządzania i reagowania kryzysowego oraz obronności państwa.

Ze względu na specyfikę działania Wojewódzkiego Sztabu Wojskowego w Krakowie, który jest terenowym organem wykonawczym Ministra Obrony Narodowej w sprawach operacyjno-obronnych i wojskowych na obszarze województwa małopolskiego (oraz bezpośrednio podległych wojskowych komend uzupełnień), część przekazywanych

informacji ma charakter niejawny.

Wydział Infrastruktury został wyznaczony jako wiodący we współpracy z kierownikami niezespolonej administracji rządowej, tj.:

1. Dyrektorem Izby Celnej w Krakowie i naczelnikami urzędów celnych;

2. Dyrektorem Okręgowego Urzędu Miar w Krakowie i naczelnikami obwodowych urzędów miar;

3. Dyrektorem Okręgowego Urzędu Probierczego w Krakowie;

4. Dyrektorem Urzędu Żeglugi Śródlądowej w Krakowie.

Informacje zawarte w sprawozdaniach są przydatne jednostkom organizacyjnym Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego (np. sprawozdanie Okręgowego Urzędu Miar w Krakowie wykorzystywane jest przez przez Wydział Skarbu Państwa i Nieruchomości z uwagi na informację o zajmowanych budynkach będących własnością Skarbu Państwa a sprawozdanie o działalności Urzędu Żeglugi Śródlądowej w Krakowie, z uwagi na wykonywanie nadzoru nad bezpieczeństwem żeglugi oraz prowadzenie w 2014 r. postępowania w sprawie wypadku żeglugowego, udostępniane jest również Wydziałowi Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego)

Sprawozdania są porównywalne, zawierają bowiem m.in. informacje z danego zakresu (np. przedmiot działalności, dane statystyczne o liczbie wydanych zezwoleń lub rozstrzygnięć, o stanie kadrowym). Różnią się jedynie stopniem szczegółowości danych. Niektóre jednostki podają tylko dane syntetyczne (np. w formie tabelarycznej), inne natomiast dodają szczegółowe opisy realizowanych zadań.

Do Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców od tego roku wpływa sprawozdanie ze Śląsko-Małopolskiego Oddziału Straży Granicznej w Raciborzu. Informacje zawarte w przekazanym sprawozdaniu nie są wykorzystywane w bieżącej działalności Wydziału.

Wydział Finansów i Budżetu corocznie otrzymuje sprawozdania z działalności Urzędów Skarbowych województwa małopolskiego oraz Izby Skarbowej w Krakowie.

Dotyczą one m.in. obsługi podatkowej, zarządzania jakością, analiz i planowania, egzekucji administracyjnej, zestawień danych dotyczących pracy urzędu, głównych celów urzędu, zadań w zakresie poboru podatków oraz orzecznictwa podatkowego i pomocy publicznej. Sprawozdania są wykorzystywane przy wyznaczaniu priorytetów działania (są to np. kwestie dotyczące urzędów przyjaznych przedsiębiorcom, tzw. „miękkiej egzekucji”, orzecznictwa podatkowego i pomocy publicznej oraz podwyższenia jakości usług świadczonych przez administrację rządową).

W roku 2014 r. sprawozdania zostały ujednolicone, co zapewnia spójność i porównywalność danych przedkładanych przez wszystkie urzędy skarbowe województwa małopolskiego. Należy podkreślić, że z uwagi na fakt, iż Wojewoda jest wierzycielem z tytułu mandatów karnych kredytowanych, skuteczność egzekucji prowadzonych przez urzędy skarbowe oraz orzecznictwo w zakresie prowadzonych postępowań egzekucyjnych, dla których Wojewoda jest wierzycielem, a także stosowania ulg weryfikowana jest w praktyce. Natomiast planowane zmiany w przepisach, tj. przejęcie obsługi mandatów przez urzędy skarbowe, spowoduje, że roczne informacje przekazywane przez urzędy skarbowe będą jedynym źródłem informacji o działalności urzędów skarbowych.

Wydział Rolnictwa Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego otrzymuje sprawozdania od Dyrektora Okręgowego Urzędu Górniczego w Krakowie oraz Dyrektora Urzędu Górniczego do Badań Kontrolnych Urządzeń Energomechanicznych w Katowicach, Dyrektora Regionalnego Zarządu Gospodarki Wodnej, powiatowych lekarzy weterynarii, Regionalnego Dyrektora Ochrony Środowiska w Krakowie.

Wydział jest zainteresowany informacjami w zakresie wykonywania zadań merytorycznych przez jednostki przesyłające sprawozdanie za dany rok kalendarzowy. Informacje te są poddawane analizie w zakresie zadań zbieżnych z zadaniami wykonywanymi przez Wydział, w większości też są traktowane tylko jako „do wiadomości”.  Wykorzystywane są natomiast dane związane z realizacją zadań Wydziału (głównie z RDOŚ i RZGW).

Zachodniopomorskie:

Odpowiadając na Pani zapytanie z 18 maja 2015 r. dotyczące kwestii związanych
z realizacją art. 58 ustawy o wojewodzie i administracji rządowej w województwie  z dnia
23 stycznia 2009 r. – uprzejmie informuję, że przekazywane corocznie przez jednostki administracji niezespolonej informacje o ich działalności na terenie województwa stanowią wiarygodne źródło wiedzy w zakresie zadań przez nie realizowanych. Posiadanie przez Wojewodę takich danych niezbędne jest chociażby z tego powodu, że jako przedstawiciel Rady Ministrów w województwie, zapewnia współdziałanie wszystkich organów administracji rządowej i samorządowej oraz kieruje ich działalnością (art. 22 pkt. 2 ww. ustawy).

Jeżeli chodzi o formę rocznej informacji, tak jak Pani wspomniała ustawodawca nie wskazuje żadnego wzoru ani też nie określa jej zawartości, co niewątpliwie utrudnia proces ich analizy, a także ewentualne porównanie nadesłanych danych. Ustalenie jednolitej formy mogłoby być problematyczne właśnie ze względu na różnorodny charakter działalności każdej z jednostek administracji niezespolonej. Nadmienię również, że nie tylko ustawodawca nie nakłada na wojewodów obowiązku sporządzania porównań, ale również z perspektywy zadań wojewody w tym zakresie nie ma takiej potrzeby.

Nie mniej jednak, celem usystematyzowania danych, przekazywane przez jednostki informacje poddawane są analizom, na podstawie których sporządzane zostają jednolite zestawienia zawierające głównie najważniejsze osiągnięcia i wydarzenia z zakresu działalności każdej z jednostek.

Jak wynika z powyższego, uzyskane na podstawie art. 58 ww. ustawy informacje roczne, są przetwarzane i wykorzystywane przez Wojewodę Zachodniopomorskiego jako źródło wiedzy, niezbędnej do prawidłowego kierowania i nadzoru nad polityką regionu w zakresie wynikającym z przepisów prawa.

Pomorskie:

Nawiązując do pytań, które skierowała pani mailem z dnia 18 maja 2015r., dotyczących zagadnień związanych z art. 58 ustawy o wojewodzie i administracji rządowej w województwie przedstawiam poniżej odpowiedzi na zadane pytania.

1.      Jakimi informacjami dotyczącymi działalności organów administracji rządowej Wojewoda jest zainteresowany?

Odp: Wojewoda pomorski zainteresowany jest informacjami na temat głównych działań podejmowanych przez organy niezespolonej administracji rządowej wykonywanych w województwie pomorskim. W przypadku konieczności doprecyzowania działań podejmowanych przez wyżej wskazane organy urząd występuje z prośbą o ich  uszczegółowienie. Czynności te podejmowane są dopiero po zapoznaniu się ze sprawozdaniem przez wojewodę.

2.      W jaki sposób przekazywane corocznie informacje są wykorzystywane?

Odp: Zgodnie z art. 59 ust. 2 organy niezespolonej administracji rządowej działające w województwie są obowiązane do uzgadniania z wojewodą projektów aktów prawa miejscowego stanowionych przez te organy na podstawie odrębnych przepisów. Jako przykład można wskazać uzgodnienia dyrektora regionalnego zarządu gospodarki wodnej w sprawie ustanowienia stref ochronnych ujęć wody. Wówczas sprawozdanie analizowane jest pod kątem sprawowanego nadzoru lub ilości przeprowadzonych kontroli w odniesieniu do ujęć wód.

Kolejnym przykładem jest analiza sprawozdań w przypadku podjęcia kontroli wobec organów wskazanych w art. 58. Wojewoda w szczególnie uzasadnionych przypadkach może kontrolować sposób wykonywania przez organy niezespolonej administracji rządowej działające w województwie zadań wynikających z ustaw i innych aktów prawnych wydanych na podstawie upoważnień w nich zawartych. Wówczas sprawozdanie włączane jest w analizę przedkontrolną.

3.      Czy informacje które są corocznie przekazywane z różnych jednostek są spójne (porównywalne) i co się z nimi dalej robi?

Odp: Ze względu na różnorodny charakter działalności organów niezespolonej administracji rządowej nie ma możliwości na ujednolicenie / porównanie sprawozdań składanych do tut. organu.

4.      Czy te informacje są do czegoś przydatne?

Odp: Informacje zawarte w sprawozdaniach przekazywanych przez organy niezespolonej administracji rządowej wykorzystywane są w przypadku interwencji wojewody dotyczących zadań wykonywanych przez te jednostki. Jako przykład można wskazać działania podejmowane przez wojewodę pomorskiego w celu wyeliminowania procederu nielegalnego wydobywania złóż bursztynu na terenie województwa pomorskiego.

Pozostałe województwa, niestety, nadal milczą. Przy czym przypuszczam, że powodem jest raczej wpadnięcie mojega maila w spam niż zła wola.

Lektura odpowiedzi wywołała u mnie następujące wnioski - począwszy od tego:

Wojewoda nie ma kompetencji do określania zakresu przekazywanych mu informacji.

Pytanie brzmi: kto ma takie kompetencje?

Drugi wniosek jest taki, że nie każda z informacji którą przygotowuję wg ujednoliconego wzoru jest przydatna (co bezpośrednio wynika z odpowiedzi - i co mnie jakoś nie dziwi...).

Trzeci wniosek: może byłoby warto w ramach województw spotkać się z przedstawicielami urzędów i przekazać informacje o tym, co byłoby wojewodom przydatne? I uzyskać informację zwrotną na ile jest taka informacja do uzyskania akurat w tym terminie? Może padną jakieś pomysły, co się przełoży bezpośrednio na dodatkowe korzyści dla społeczeństwa? Bo ja na przykład na miejscu wojewody wolałabym poznać analizę (a przynajmniej jej fragmenty) którą urzędy skarbowe przekazują do IS a IS do MF a z których wyłania się obraz sytuacji gospodarczej regionu (a przynajmniej powinien się wyłaniać z takiej analizy...) niż np. rozmiar powierzchni jaką owe urzędy zajmują. Czy inne tego typu informacje. Może po prostu jakoś bardziej zacieśnić współpracę? Tylko na miłość boską, niech szczegóły ustalą między sobą pracownicy którzy to wykonują i ci którzy z tego korzystają, bo inaczej znów gdzieś się to rozmyje w ogólnych założeniach

No i przede wszystkim - ciekawa jestem Waszych wniosków :)