Efektywność... ale kiedy??

W ramach prasówki dzisiaj o kilku medialnych publikacjach jednocześnie. W Rzepie pojawiły się dwa artykuły: w jednym min. Arturem Radziwiłł  wyjaśnia, że URZĘDNIKÓW BĘDZIE UBYWAĆ. W drugim mowa o tym, że FISKUS SIĘ ODCHUDZA, ALE NIE STAJE SIĘ PRZYJAŹNIEJSZY. W DGP za to mamy wywiad z Szefem Służby Cywilnej jak zwykle pod tytułem nieadekwatnym do treści, a na stronie TVN24 wywiad z min. Jackiem Kapicą o tym, co oznaczają zapisy w notatce która trafiła do mediów (gdzie wskazano m. in. iż urzędy skarbowe, które mają najmniejszy procent kontroli pozytywnych stracą kontrolujących). Nawiasem mówiąc, przyglądałam się twitterowej dyskusji która zdaje się była inspiracją do tego wywiadu. Możecie ją znaleźć TUTAJ, przy czym ten wątek na twitterze pojawia się dość często.

Trochę to za dużo na raz jak na mnie jedną, ale nie mogę sobie odpuścić okazji połączenia wątków przynajmniej trzech z tych czterech publikacji. Do czwartej wrócimy innym razem.

Konsolidacja administracji podatkowej za progiem. Z tego co było w założeniach, to miały się uwolnić osoby (nie zasoby. Osoby...) z procesów pomocniczych aby wspomóc procesy podstawowe, czyli te realizowane w urzędach skarbowych najważniejsze ich zadania statutowe. Tymczasem jak jest każdy widzi: izby ssą do siebie jak odkurzacze i do w dodatku odkurzacze przemysłowe, nie zastanawiając się w ogóle nad tym, że na dzień dzisiejszy (a tak będzie jeszcze jakiś czas) i tak nie mają dostępu w izbach do lokalnych baz danych urzędów, więc wszelkie ich pomysły będzie musiał realizować ktoś w urzędzie. Od początku do końca. Mam wrażenie, że aktualnie trwa akcja pt. "pokażmy, że jesteśmy potrzebni" i każdy błyska pomysłami żeby się wykazać. Problem w tym, że na realizację pomysłów na tym poziomie zawsze czegoś brak, więc się je spycha do realizacji w dół. O korzystaniu z hurtowni danych nic nie powiem, ponieważ kiedyś mnie nauczono, że nie wypada kobietom używać brzydkich wyrazów.

W mojej ocenie w przyszłości kiedy wszystko będzie się dokonywało na poziomie wojewódzkim (bo będzie to umożliwiała, nazwijmy to w uproszczeniu, pełna automatyzacja) może te izby faktycznie będzie trzeba zasilić. Ale jeszcze nie teraz. Teraz właśnie powinno być dokładnie odwrotnie. Zwłaszcza że ciężko się czasem porozumieć z osobą ze szczebla wyżej która nigdy wcześniej w urzędzie nie pracowała. Wierzcie mi, rozmowa z kimś kto miał staż wcześniej w urzędzie i przeszedł szczebel wyżej wygląda zupełnie inaczej. Będę się upierać, że każdemu pracownikowi nadzoru jest potrzebny taki staż.

Bywam w sąsiednim mieście dość często ostatnio i dokonałam pewnej obserwacji: mają tam czerwone kserokopiarki. A może tylko rozgrzane do czerwoności? Tak jak w dowcipie o studentach:

Idzie dwóch studentów ulicą i widzą kawałek kartki leżącej na chodniku.
- Co to jest?
- Nie wiem, ale kserujemy!

Pozwolę sobie na komentarz przede wszystkim do pierwszego z artykułów, bo w zasadzie zawiera w sobie elementy i pozostałych.

Pan minister wspomina, iż za bardzo ważne uważa

prace w kierunku zwiększania efektywności wszystkich działań publicznych, a co za tym idzie – pracy urzędników.

Tymczasem może warto zastanowić się czym jest efektywność i jak ją mierzyć? Dla mnie efektywność to jakaś wymierna korzyść z wykonanej pracy. W naturze ludzkiej leży takie zorganizowanie sobie tego co musi zrobić żeby zrobić to jak najmniejszym kosztem i osiągnąć jak najlepszy efekt. Bo skoro już i tak trzeba poświęcić na coś czas to niech ten czas nie będzie czasem straconym. Ta zasada działa wtedy, kiedy człowiek ma jakiś wpływ na organizowanie sobie pracy. Jeśli tego wpływu nie ma i do tego nie widzi żadnego sensu w tym co musi zrobić (najczęściej szybko) to prędzej czy później się zniechęci i będzie robił byle jak. A to do efektywności ma się odwrotnie proporcjonalnie. Gdyby się zastanowić - jeśli dla mnie miarą efektywności jest to co jest najważniejsze na moim stanowisku pracy (analiza która będzie miała przełożenie na efekt w postaci finansowej dla budżetu) to priorytety nadzoru w postaci tabelek czy opisów które wyłącznie opisują stan zastany i nie wnoszą absolutnie niczego co pomoże (a wręcz przeszkadza) realizować mój priorytet - są z mojego punktu widzenia zwyczajnie śmieszne. I do tego negatywnie wpływają na faktyczną efektywność, bo zabierają mi czas. Nikt nigdy niczego nie ugotował jeśli tylko i wyłącznie mieszał w pustym garnku.

Jeśli chcemy, by administracja pracowała skuteczniej i była lepiej opłacana, należy raczej oczekiwać zmniejszenia zatrudnienia. Choć chciałbym podkreślić, że nie istnieją żadne plany redukcji kadry urzędniczej

Jeśli zmniejszymy zatrudnienie a pozostawimy priorytety w postali niekończących się tabelek, wyjaśnień, opisów i sprawozdań to wszystko po prostu walnie (i to bardzo szybko), bo nie będzie miał kto realizować podstawowych zadań. W tej chwili już więcej osób w nadzorze rozlicza moją komórkę niż mam w tej komórce osób. I każdemu trzeba pisać wyjaśnienia odrębnie, mimo że zakres tych wyjaśnień jest ten sam. Pomijam już to, że część tych rzeczy jest lub za chwilę będzie dostępna, choćby przez hurtownie (nadal nie klnę...). Jak długo takie coś może poprawnie funkcjonować? Prędzej czy później i tak to ja na samym dole beknę za coś, czego nie zrobiłam a powinnam, ale dublujące się priorytety nadzoru uniemożliwiają mi normalną pracę.

W naszym ministerstwie toczą się też równolegle prace dotyczące poprawy sposobu zarządzania w administracji publicznej. Bardzo blisko współpracujemy w tej kwestii i uczestniczymy w projekcie dotyczącym zarządzania przez cele, zarządzania procesowego i zarządzania kompetencjami, który realizuje szef służby cywilnej. To, co jest dla nas istotne, to przesunięcie akcentów z koncentrowania się na przestrzeganiu przepisów na dążenie do realizacji celów.

A jakie mamy cele? Bo sądząc z tego z czym zmagam się od stycznia celem mojej pracy jest wyłącznie sprawozdawczość i wyjaśnienia. Nie mam żadnych szans na realizację pozostałych celów wynikających z mojego zakresu czynności.

w ustawie o finansach publicznych zapisano, że pieniądze publiczne powinny być wydatkowane w sposób celowy, oszczędny oraz zapewniający najlepsze efekty z poniesionych nakładów.

To może warto się czasem zastanowić ile kosztuje, ale naprawdę kosztuje, żądanie danych przed publikacją ich w hurtowni tylko dlatego, że ktoś uważa że musi mieć więcej czasu na kopiuj-wklej niż człowiek który musi to wykonać od początku do końca. A potem będzie musiał złożyć korektę, bo się okaże że dane po pobraniu są już nieco inne i się komuś z nadzoru nie zgadza... Nie ma prawa się zgadzać. Inaczej istnienie hurtowni danych nie byłoby potrzebne. Łatwiej zlecić komuś w dół niż usiąść na tyłku i pomyśleć. Koszt to nie tylko czas i środki poświęcone na wykonanie tego czegoś, ale przede wszystkim czas stracony który nie został poświęcony na wykonanie czegoś istotnego, czego my już zlecić nie mamy komu. Jak to się ma do oszczędności i celowości wydatków?

Bywa, że sprawy pilne wypierają sprawy ważne. Wiele rzeczy, którymi się zajmuję, to sprawy pilne, ale najważniejsze jest właśnie wzmacnianie efektywności.

Te dwa zdania są sprzeczne. Pilne jest to co ma bardzo krótki termin, a najczęściej są to właśnie wyjaśnienia. Na przykład dlaczego nie ma jakiejś decyzji w mierniku. I często zresztą nieuzasadnione - nic dłużej nie trwa niż szukanie błędu którego nie ma. Sprawy pilne, właśnie tego rodzaju niszczą efektywność i nie tylko. Niszczą motywację, wywołują rozgoryczenie. Znam wartość ludzi z którymi pracuję i takie zadania to marnowanie ich potencjału.  Sprawy pilne całkowicie wyparły sprawy ważne, spraw pilnych jest tyle, że nie ma na te ważne czasu. I tu warto nawiązać do dyskusji na temat skuteczności kontroli. Można się oprzeć na danych uzyskanych z różnego rodzaju skryptów czy automatycznych analiz. Ale to za mało, jeśli mam stworzyć kontroli w miarę pełny obraz. Muszę sięgnąć do źródeł których żaden skrypt mi nie wyłapie. A to wymaga czasu którego nie mam, bo muszę go tracić na rzeczy na które wcale bym go tracić nie musiała gdyby... (ok, nadal nie klnę...). Im pełniejszy obraz i lepszy opis, tym większe prawdopodobieństwo trafienia. A przecież o to w tym wszystkim chodzi, żeby robić kontrole tam, gdzie według naszej wiedzy wynikającej z analiz są przekręty.

uelastycznienia gospodarki w kierunku zapewnienia jej konkurencyjności, opartej nie na niższych kosztach pracy, ale na wyższej produktywności.

Człowiek nie jest przedmiotem. Nie działa jak maszyna. Ba, nawet w świecie maszyn nadal nie istnieje Perpetuum mobile. Można, oczywiście zamiast żarówek 60W używać 20W. Może koszty będą niższe, ale jasność adekwatnie. Jeśli chce się mieć efekt, trzeba inwestować. Nie chodzi tylko o kasę - jak chcę dobrze zdać egzamin, to się więcej uczę, jak chcę mieć ładne warzywa, to poświęcam im więcej czasu (to też inwestycja) - w tym przypadku mogę oczywiście postawić na chemię i będę mieć teoretycznie wszystko śliczne. Tylko trujące. I potem będę płacić za leczenie. Na papierze i w strategiach wszystko ładnie wygląda, ale w życiu istnieje coś takiego jak zasada zachowania energii. Tyle można odzyskać ile się zainwestuje.

Jeżeli się od kogoś czegoś wymaga, to trzeba chcieć sprostać wymaganiom tego kogoś. Jeśli się bierze, to trzeba dawać. Prosta zasada obowiązująca od wieków i w każdej dziedzinie. Inaczej może się zdarzyć że coś będzie funkcjonowało jakoś, ale to nie ma nic wspólnego ani z efektywnością ani z produktywnością. Poza tym człowiek traktowany jak przedmiot albo wszystko oleje, albo w końcu się zbuntuje - w żadnym z tych przypadków efekt zamierzony nie zostanie osiągnięty. No chyba że się chcemy tego człowieka zwyczajnie pozbyć, to wtedy owszem.

Jesteśmy demokracją i każdy może prezentować swoje poglądy i przekonywać do nich.

Tu się zgadzam. Tylko żeby jeszcze to coś zmieniło...