O badaniu obciążenia pracą...

Gdzieś tam w tle - w odniesieniu do całej administracji - co jakiś czas pojawia się pomysł przeprowadzenia badania obciążenia pracą. Nawiasem mówiąc, ciekawa jest kolejność i priorytety, bowiem najpierw zazwyczaj powraca postulat zmniejszenia zatrudnienia, a potem cieniutkie głosiki próbują się przebić z propozycją: "a może zbadamy to obciążenie zamiast ciąć z metra po równo?" W urzędach podległych MF takie badania są robione; w ostatnich latach oprócz mierników tzw. obciążeniowych używa się do tego aplikacji o wdzięcznej nazwie "SPIN". Przed konsolidacją która ma nastąpić 1.04.2015r. temat stał się wyjątkowo popularny na szczeblach MF i izb skarbowych. Przy czym jak wskazał w naszej czatowej rozmowie min. Kapica - MF bada obciążenie ogólnie w województwie, na poziomie izb. Natomiast badanie na poziomie urzędów skarbowych robić sobie będą sami wg własnych kryteriów dyrektorzy izb.

Ponieważ zajmuję się tego rodzaju analizami już dobrych kilka lat, mam swoją własną metodę, ale o niej później. Dlatego pozwolę sobie na kilka uwag jak - moim zdaniem - takie badanie powinno wyglądać.

Przede wszystkim: nie wszystko da się zbadać. Praca koncepcyjna śladów pozwalających na pomiary i porównania nie zostawia wiele. Są problemy których rozwiązania zajmuje kilka dni czy nawet tygodni, a są i takie, gdzie od pytania do odpowiedzi upływa kilka minut. Bardziej miarodajnym wskaźnikiem w tym przypadku niż liczba dokumentów/ raportów/ analiz czy czego tam jeszcze będzie liczba zmarszczek na czole (jeśli osoba pracująca wyłącznie koncepcyjnie przy tej czynności marszczy czoło) lub kąt odchylenia nosa (jeśli marszczy nos) albo też stopień starcia szkliwa (jeśli przy tym zgrzyta zębami). Ogólnie trend jest taki, żeby policzyć i porównać wszystko co się w urzędzie robi. I to jest pierwszy wielki błąd jaki można popełnić!

Nie da się wszystkiego policzyć rzetelnie w terminie, jaki na to przewidziano. Poza tym jeżeli cokolwiek próbujemy porównywać - a szczególnie dane z różnych jednostek - musimy mieć absolutną pewność, że te dane zostały:

1) wybrane dokładnie według tych samych kryteriów, określonych bardzo szczegółowo - inaczej rozumie pewne pojęcia ktoś, kto nigdy w praktyce przy tych danych nie pracował, a inaczej ktoś kto ma z nimi do czynienia codziennie.

Jakiś czas temu dostaliśmy pocztą elektroniczną wraz z tabelką mniej więcej (streszczam) prośbę:

"podajcie nam dane"

Jak często to robimy w ramach tzw. burzy mózgów ustaliliśmy sobie kryteria (bo czasu tradycyjnie było zbyt mało żeby dopytywać). Przypuszczam, że inni też sobie ustalili, niekoniecznie takie jak nasze. Mogło być to nawet na zasadzie co urząd to inna koncepcja...

Kilkanaście dni temu przyszło pismo z pytaniem, że tak powiem ogólnie:

"a co właściwie nam podaliście i wg jakich kryteriów"?

No właśnie...

Ale wróćmy do tematu.

Określenie np. "liczba decyzji" to trochę mało. Bo warto się zastanowić, czy mają to być decyzje systemowe (każdy okres osobno), czy tzw. "papierowe" (tak jak je otrzymuje podatnik)? Czy ma być brana pod uwagę data wydania, doręczenia, a może zatwierdzenia? Czy powinny tam być wliczone decyzje uchylone (albo też mówiąc technicznie - anulowane; i czy te anulowane to wszystkie czy tylko z konkretnym powodem anulowania)? Czy decyzje wyłącznie własne go organu czy inne również? Itd. Proszę mi wierzyć, nie jest to katalog zamknięty, a mówimy tu wyłącznie o decyzjach. A jeśli naprawdę ktoś bardzo chce zbadać wszystkie zadania i czynności jakie się w urzędach wykonuje, to sama metodologia zrobiona w sposób nie pozwalający na dowolne interpretacje byłaby dość grubą księgą.

2) brać do badania jak najmniejszą liczbę zagadnień ewidencjonowanych w tzw. rejestrach własnych, w których istnieje dowolność sposobu ewidencjonowania.

Każda jednostka ma jakieś rejestry własne. Nie każda te same rejestry i nie każda tak samo i to samo ewidencjonuje.

Możemy, oczywiście porównywać jabłko z bananem, tylko... po co?  Do tego po omacku bo ani jabłka ani banana nie widać. Na pytanie: "jakiego te owoce są koloru?" każdy odpowie zapewne bez patrzenia, ale czy w tym celu trzeba robić badanie? 

Pierwszy punkt można zrealizować bardzo prosto, bez pisania ksiąg: wystarczy narzędzie informatyczne w postaci skryptu czy raportu w hurtowni danych. Jeśli wszyscy dostaną to samo do wykonania, to bez względu na to jakie autor kryteria zastosuje, dane będą jak najbardziej porównywalne... Tak właśnie działa SPIN.

Co do drugiego punktu to właściwie to samo co w pierwszym i do tego - podane dane muszą być sprawdzalne.

Proszę pamiętać, że w wyniku tego badania będą między urzędami przesuwane etaty. Może warto sobie uświadomić co to będzie oznaczało.

I trzecia kwestia - sposób liczenia. Mierniki obciążeniowe przeliczają określone wartości na etaty. Można i tak, ale gubi się tu czynnik przemęczenia. Bo jeśli cały czas się robi i końca nie widać, to siłą rzeczy innych czynności robi się mniej. Mierniki obciążeniowe w poszczególnych obszarach pomyślane były tak, żeby szef jednostki widział, w którym obszarze ma pracowników przeciążonych a w których są luzy - i mógł te luzy zagospodarować. Patrząc z perspektywy mojej jednostki nie było to do końca adekwatne do stanu faktycznego. Bo w mojej jednostce nie ma luzów, ale obciążenie wg tych mierników w rozproszonych obszarach nie wskazuje że jest największe w Polsce (ale wszędzie jest wysokie). Stąd też moja metoda bazuje na prostym pomyśle - na proporcjach.

Jeżeli w ramach izby będą przenoszone etaty, to może warto zrobić porównanie właśnie między urzędami w ramach izby. Co badać? Najprościej skorzystać z danych dot. mierników publikowanych w hurtowni, ale nie skupiać się na samych wynikach mierników (no i - co nie jest bez znaczenia - badający na poziomie izby nie musi angażować w to badanie pracowników ze wszystkich urzędów). Popatrzeć sobie na ich konstrukcję - i powiedzmy, z jednego wybrać licznik, z innego mianownik - itd. Oczywiście, będzie to wyłącznie tzw. ilościówka - ale o ograniczeniach możliwości badania pracy koncepcyjnej już pisałam wyżej. No i nigdzie nie jest powiedziane, żeby wybierać wszystki mierniki... Weźmy sobie to co jest miarodajne - np. liczbę czynności egzekucyjnych (najlepiej w wersji: średnia na tytuł), liczbę tytułów, liczbę zaległości, liczbę czynnych podatników (to jest bardzo ważne, bo wskazuje tzw. potencjał otoczenia) itd. Zaletą hurtowni jest to, że obejmują wiele obszarów oraz że mamy pewność co do porównywalności tych danych. A jeśli chcemy solidną analizę, a nie opracowanie analizopodobne na podstawie ręcznie podawanych przez jednostki wartości wg kryteriów szczegółowych jak kto uważał, to nie możemy sobie pozwolić na dane pozyskane ze świadomością, że zostały wybrane przez każdego w sposób dowolny. Zwłaszcza jeśli nie potrafimy tego sprawdzić.

A wracając do samej metody opartej na proporcjach (z oczywistych względów z badania wyłączamy urzędy wyspecjalizowane):

Porównanie proporcji elementów obciążenia z różnych obszarów pracy US do proporcji zatrudnienia

Jeżeli słupek przekracza linię poziomą, wykonane wartości są wyższe niż wynika to z proporcji zatrudnienia i odwrotnie.

Można też przedstawić na wykresie porównanie między jednostkami.

Widać różnice?

Przy tym wszystkim jedna bardzo ważna uwaga: to jest porównanie między jednostkami, co nie oznacza, że te, które mają więcej słupków pod linią nie są wystarczająco obciążone, bo wszyscy mamy pracy więcej niż jesteśmy w stanie przerobić, tj. wszyscy mamy za dużo. To oznacza po prostu, że u tych znad kreski proporcjonalnie w izbie wystepują większe ilości badanych czynników niż te pod kreską, czyli że są bardziej obciążone niż pozostałe.

A póki co obiecanych wyników z MF nie dostałam, ale grzecznie czekam (bo wiem, że jeszce jakieś analizy są prowadzone) i na pewno się po świętach przypomnę.