...Panią Claudią Torres-Bartyzel

RED: Jakiś czas temu miało miejsce badanie percepcji służby cywilnej, które realizowała firma ARC Rynek i Opinia. Mieliśmy okazję być badanym medium, stąd nasze zainteresowanie było podwójne.  Z tego co pamiętam, we wnioskach znalazła się taka konkluzja, że złe postrzeganie urzędników to efekt stereotypu podsycanego przez media (bowiem w pytaniu o doświadczenia własne w kontaktach z urzędnikami znacznie przeważały opinie pozytywne). Jakie ma Pani pomysły na poprawienie wizerunku służby cywilnej?

 Szef Służby Cywilnej, Pani Claudia Torres – Bartyzel: Bardziej niż o wizerunku urzędników, wolę rozmawiać o zaufaniu obywateli do służby cywilnej. Wyraźna poprawa tego wskaźnika to jeden z moich priorytetów. Zdaję sobie sprawę, że to bardzo trudne zadanie. Badania, na które się Pani powołuje wykazały, że stereotyp urzędu i urzędnika jest nie tylko negatywny ale, co gorsza, głęboko zakorzeniony i powielany przez media bez głębszej refleksji. Informacje o służbie cywilnej są niemal bez wyjątku negatywne i silnie nacechowane emocjonalnie. W takim otoczeniu bardzo trudno będzie walczyć o zaufanie do nas – urzędników. Ale wierzę, że warto taką walkę podjąć. Dobrym przykładem są dla mnie ostatnie wyniki badań zaufania społecznego do policji. Już ponad 2/3 społeczeństwa deklaruje zaufanie do tej służby, a przecież policja wystawia nam mandaty, jest formacją uprawnioną do stosowania środków przymusu, do niedawna bardzo nielubianą. Skoro udało się policji wierzę, że jest szansa na poprawę zaufania obywateli także do służby cywilnej.

Jak chcę to osiągnąć? Przede wszystkim należy zmienić sposób obsługi obywatela. Spróbujmy przełamać stereotypy na temat urzędnika i pokazać, że wiemy, że to my jesteśmy dla obywatela, a nie odwrotnie. Przykład dała nam Pani premier w liście do członków ksc, w którym czytamy, że „(…) Każdy, kto przychodzi do urzędu, ma prawo spodziewać się fachowej, przyjaznej i życzliwej obsługi, zgodnie z dewizą, że Państwa praca to służba ludziom, a nie paragrafom.”. Od siebie dodam to, co często podkreślam: członkowie korpusu służby cywilnej nie są tylko strażnikami świątyni prawa, ale i przewodnikami po niej.

Ponadto, planujemy szereg inicjatyw, które w dłuższej perspektywie czasu mogą poprawić zaufanie obywateli do służby cywilnej. Stawiam na profesjonalizm, otwartość i skuteczną komunikację.

O szczegółach z przyjemnością poinformuję Państwa wkrótce.  

 RED: W pani doświadczeniu zawodowym dominują zadania związane z podnoszeniem kwalifikacji kadr urzędniczych. Jak Pani sądzi, czy takie formy podnoszenia kwalifikacji jak np. wizyty studyjne mają szanse przyjąć się szerzej w służbie cywilnej? W odróżnieniu od kosztownych szkoleń jest to forma stosunkowo tania (koszt obejmuje dojazd i ewentualnie nocleg, jeśli odległość jest duża), ale nie cieszy się - z tego co widzę - wielką popularnością. A szkoda, bo mamy w korpusie wiele osób posiadających wiedzę, które nie mają okazji jej przekazać pracownikom innych jednostek.

 Claudia Torres – Bartyzel:  Podnoszenie kwalifikacji kadr urzędniczych – zgodnie z ustawą o służbie cywilnej – jest jednym z wielu ważnych zadań leżących w moich kompetencjach. Realizacja tego zadania to wielkie wyzwanie choćby z uwagi na pojawiające się nowe trendy w systemie edukacji i kształcenia przy jednocześnie ograniczonych środkach finansowych. Za tymi trendami staram się podążać. Chcę podkreślić, że w ramach szkoleń centralnych, za których realizację odpowiada Szef Służby Cywilnej, nie jest możliwa organizacja wyjazdów studyjnych. Są jednak one propagowane i zalecane jako forma wymiany wiedzy i doświadczeń, charakteryzująca się znacznym potencjałem w kontekście podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Wydaje mi się, iż popularyzacji wizyt studyjnych jako formy podnoszenia kwalifikacji niezbędne jest wsparcie przede wszystkim dyrektorów generalnych urzędów. Będę ich do tego dopingować. Najwięcej zależy tu od inicjatywy oddolnej, nie istnieją żadne przeciwskazania, np. prawne, by tego typu wizyt nie przeprowadzać. Mam też nadzieję, że wkrótce będę mogła ogłosić, iż tego rodzaju możliwości pojawiają się w ramach programów europejskich.

RED: Na stronie internetowej KSAP widnieje obszerna lista dostępnych szkoleń; niestety, ich koszt jest na tyle wysoki, że jednostki najniższego szczebla nie bardzo mogą sobie na nie pozwolić. Z drugiej strony, również ze względu na sytuację finansową tych urzędów, inne narzędzia motywacyjne też są mocno ograniczone.  DSC organizuje rozmaite konkursy (jak np. Profesjonaliści w służbie obywatelom) czy projekty. A może dałoby się w ramach nagród we współpracy z KSAP dać szansę szeregowym pracownikom  wyróżniających się jednostek na udział w takim szkoleniu?

Claudia Torres – Bartyzel: Z uwagi na dostępne źródła finansowania szkoleń, jakimi dysponuje Szef Służby Cywilnej (w szczególności mowa o rezerwie na szkolenia centralne) oraz konkretny cel na jaki są przeznaczone, obecnie nie występuje możliwość sfinansowania udziału wybranych osób z urzędów w szkoleniach realizowanych ustawicznie przez KSAP. Jednocześnie zdaję sobie sprawę, że jednostki niższego szczebla mają utrudniony dostęp do szkoleń, dlatego też dużą wagę przywiązuję do racjonalnego definiowania grup docelowych w oferowanych szkoleniach dla administracji rządowej, zarówno w ramach szkoleń centralnych, jak i szkoleń realizowanych w ramach projektów systemowych. Już niemal tradycją stało się obejmowanie wsparciem jak największej liczby urzędów i jednostek właśnie tzw. niższego szczebla.

Takie rozwiązanie będzie kontynuowane również przez Szefa Służby Cywilnej podczas realizacji przedsięwzięć w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój (perspektywa finansowa 2014 - 2020), gdzie już na etapie prac koncepcyjnych przewidziano wsparcie jednostek regionalnych poprzez m.in.: organizację szkoleń dla pracowników 400 urzędów skarbowych (koncentrujących się na tematyce wdrażania usprawnień w obsłudze klienta i funkcjonowania organizacji) oraz szkoleń dla 305 Powiatowych Inspektoratów Weterynarii i 11 Granicznych Inspektoratów Weterynarii (wsparcie rozwojowe o charakterze specjalistycznym dla pracowników służb kontrolnych i nadzorczych z problematyki prawnej i proceduralnej).

Urząd Szefa Służby Cywilnej dostrzega też nowe trendy w kształceniu zawodowym i propaguje alternatywne formy rozwoju dla pracowników administracji rządowej. W tym celu w Serwisie Służby Cywilnej, w zakładce E-learning, zamieszczono dotychczas 25 kursów e-learningowych.

Dziękuję za cenny pomysł udostępnienia pracownikom urzędów wyróżnionych w ramach konkursu Szefa Służby Cywilnej miejsc na realizowanych przez Szefa Służby Cywilnej szkoleniach. Rozważę to przy organizacji kolejnej edycji konkursu.

RED: Z tego co wiem, pracownicy ministerstw i urzędów centralnych mają do dyspozycji Wspólną Platformę Intranetową, która pozwala m.in. na nawiązywanie zawodowych kontaktów i dzielenie się wiedzą. Czy uważa Pani, że networking w pracy urzędniczej może być przydatny? I czy jest szansa na stworzenie takiej strony również dla pracowników urzędów niższego szczebla?

Claudia Torres – Bartyzel: Networking nie tylko może być, ale po prostu jest przydatny w pracy urzędników. W dobie społeczeństwa informatycznego to narzędzie w istotny sposób ułatwiające i przyspieszające działania organizacji. Dlatego rozważam stworzenie podobnych rozwiązań dla całej służby cywilnej. 

RED: Istnieje szereg narzędzi umożliwiających wideokonferencję, niestety, mają one swoją cenę (szczególnie jeśli wymaga się odpowiednich zabezpieczeń). Niemniej jednak podróże służbowe też kosztują, a czasem jedzie się dość daleko praktycznie na kilka godzin. Czy wideokonferencje mają przyszłość w służbie cywilnej (również w jednostkach najniższego szczebla)?

Claudia Torres – Bartyzel: Pamiętajmy, że znaczna część pracy urzędniczej nie wymaga finezyjnych zabezpieczeń, podobnie jak nie szyfrujemy wszystkich naszych połączeń telefonicznych. Myślę, że w wielu przypadkach można z powodzeniem korzystać z któregoś z licznych darmowych narzędzi.

Budowa profesjonalnej infrastruktury videokonferencyjnej jest uzależniona od możliwości technicznych urzędów, na które składają się, jak Pani wspomniała, kwestie sfinansowania i zastosowania odpowiedniego sprzętu i oprogramowania. Czy to jest kosztowne narzędzie? Trzebaby policzyć, ile kosztuje wdrożenie dopasowane do potrzeb konkretnego urzędu, a ile kosztują delegacje, z których można w zamian zrezygnować.

Warto podkreślić, że tego typu rozwiązania są już wykorzystywane w ramach współpracy międzynarodowej, na co wskazują pozytywne doświadczenia pracowników Departamentu Służby Cywilnej KPRM ze współpracy z European External Action Services w ramach Partnerstwa Wschodniego, czy też z European Institute of Public Administration w ramach przygotowywania Konferencji Jakości. Urzędnicy polskich ministerstw też często rozmawiają ze Stałym Przedstawicielstwem RP w Brukseli za pomocą ekranów i szyfrowanych połączeń. Wideokonferencje pozwalają oszczędzić czas i koszty, a w zamian pozwalają na dokonywanie szybkich, wielostronnych konsultacji, co byłoby niemożliwe np. przy uzgodnieniach telefonicznych, nie mówiąc już o wymianie maili, czy tradycyjnej korespondencji.

Videostreaming umożliwia uczestnictwo w spotkaniach osobom, które z wielu względów, także finansowych, nie mogą wziąć w nich udziału osobiście. Tak jest na europejskiej Konferencji Jakości, a także organizowanym na początku listopada przez KSAP spotkaniu w ramach Akademii Zarządzania Instytucjami Publicznymi, w którym miałam przyjemność wziąć udział.

Warto również wspomnieć o możliwości przyjmowania przez urzędy pytań on-line – można spodziewać się, że z upływem czasu ta praktyka będzie wykorzystywana coraz częściej. Podsumowując – administracja coraz szerzej otwiera drzwi na nowe technologie, a ja będę wspierać ten trend w każdy możliwy sposób.

RED: Czy są już jakieś pomysły na przeprowadzenie badania obciążenia pracą? Wiem, że temat łatwy nie jest, bowiem różne jednostki różnych resortów wykonują różne zadania i trudno jest to porównać. Szczególnie w przypadku pracy koncepcyjnej. Ale prędzej czy później chyba nam przyjdzie zmierzyć się z tym zadaniem?

Claudia Torres – Bartyzel: Obecnie nie są realizowane systemowe badania obciążenia pracą w polskiej administracji. Mogę jednak wskazać działania, których realizacja pomoże dyrektorom generalnym i kierownikom urzędów w usprawnieniu zarządzania zasobami ludzkimi. Mam tu na myśli działania realizowane w ramach projektu „Procesy, cele, kompetencje – zintegrowane zarządzanie w urzędzie”, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach EFS, w którym między innymi przewidziano analizę kluczowych procesów pod kątem alokacji zasobów ludzkich. Na bazie doświadczeń projektu i danych uzyskanych w trakcie jego realizacji, przewidziano również przygotowanie opracowania, które między innymi odpowie na pytanie, jak wykorzystać zarządzanie procesowe do optymalizacji struktur organizacyjnych w urzędach, podniesienia efektywności alokacji zasobów ludzkich i doskonalenia mechanizmów i narzędzi kontroli zarządczej w urzędach. Projekt wdrażany jest w 168 urzędach administracji rządowej, w tym we wszystkich ministerstwach, urzędach centralnych i urzędach wojewódzkich, a także w wybranych urzędach administracji zespolonej i niezespolonej w województwach. Zakończenie projektu planowane jest na wrzesień przyszłego roku.

RED: Sporo się mówi w ostatnim czasie o centralizacji zamówień publicznych. Czy nie będzie to oznaczało, że w uprzywilejowanej pozycji znajdą się firmy działające w dużych ośrodkach miejskich kosztem niewielkich firm z małych miejscowości, dla których zamówienia administracji były znaczącym źródłem przychodów? Czy tym samym nie pociągnie to za sobą pogorszenia się ogólnej sytuacji ekonomicznej w miastach powiatowych (upadłości firm i wzrostu bezrobocia)?

Claudia Torres – Bartyzel: Zamówienia publiczne są nadzorowane przez odpowiedni urząd (UZP) i nie leżą w zakresie moich kompetencji, więc trudno mi się odnieść wprost do Pani pytania. Chciałabym podkreślić, że nie patrzę na  służbę cywilną centralistycznie i bardziej zależy mi na wyrównywaniu szans wewnątrz niej. Na pewno w ramach swoich ustawowych kompetencji będę podejmowała wszelkie działania wspierające pracowników administracji terenowej (powiatowej), bo to przede wszystkim na ich barkach spoczywa odpowiedzialność za kontakt z obywatelem. Często od ich życzliwości, uprzejmości, otwartości na potrzeby klientów zależy postrzeganie społeczne służby cywilnej, a ich profesjonalizm i efektywności,  może mieć bezpośrednie przełożenie na rozwój ekonomiczny lokalnej społeczność, rynek pracy, kondycję ekonomiczną przedsiębiorstw etc.

 RED: I na koniec: czy ma Pani dla nas kilka optymistycznych słów?  

Claudia Torres – Bartyzel: Oczywiście. Tak duża i istotna organizacja jak służba cywilna pozostawała prawie rok bez lidera – to nie wróżyło dobrze. Udało się to naprawić, ale liczę na więcej. Optymizm czerpię chociażby z listu premier Ewy Kopacz. Pierwszy raz od wielu lat konstytucyjny zwierzchnik służby cywilnej zwraca się wprost do wszystkich członków korpusu, dziękując za naszą pracę i zaangażowanie. Ktoś mógłby stwierdzić, że to tylko kurtuazyjny gest. Dla mnie jest to prognostyk nadchodzących zmian.

Marzy mi się służba cywilna, która jest otwarta, życzliwa i skupiona na rozwiązywaniu problemów obywateli. Chciałabym, żebyśmy byli dobrze zorganizowani wewnątrz korpusu i co najważniejsze – dumni z tego, że jesteśmy w służbie cywilnej. Wiem, że jest przed nami wiele wyzwań. Będziemy ciężko pracować, żeby uprościć wewnętrzne przepisy i procedury. Liczę na energię i profesjonalizm członków korpusu służby cywilnej!   

RED: Dziękuję za rozmowę.