Pewnego razu szef jednej instytucji, bez własnego budżetu i całkowicie zależnej od instytucji zewnętrznej, zobowiązany został do zorganizowania narady międzyurzędowej. W wydarzeniu brali udział wyłącznie szefowie urzędów (również bez budżetów) oraz szef szefów z tej okolicy i jego zastępcy (dysponujący całą kasą w regionie i finansujący tym samym działalność wszystkich podległych jednostek). Jako że narada odbywała się na najwyższym regionalnym szczeblu, wymagała stosownej oprawy w postaci jakiejś lekkiej strawy dla ciała - typu kawa, herbata i ciasteczka. Jak to zorganizować, jeśli nie ma się żadnego budżetu do dyspozycji? Wyjścia są dwa: pierwsze - zasponsorować z własnej kieszeni poczęstunek, drugie - poprosić instytucję nadrzędną o ich zakup lub dostarczenie. Ze względu na oszczędności czy też modę wszelkie czynności nieurzędowe w danym regionie wykonywała w owym czasie firma zewnętrzna. To ważne, a dlaczego ważne - będzie za chwilę.

Szef-gospodarz zdecydował się na drugi wariant, tj. prośbę o przygotowanie zaplecza ciasteczkowo-kawowo-herbacianego, przy czym nie zwrócił uwagi na informację, że owe dobra zostały mu wypożyczone.

Narada miała miejsce w piątek i trwała dość długo. Upływ czasu ma to do siebie, że ludzie robią się głodni i wspomagają się tym co jest jadalne i w zasięgu ręki, kawą, a w mniejszym stopniu herbatą - niezależnie od stanowiska jakie piastują. Pod koniec dnia pani z firmy zewnętrznej sprzątnęła z sali resztki herbaty. Ciastka zniknęły, kawa również.

W poniedziałek ktoś z instytucji nadrzędnej zażądał zwrotu wypożyczonych na naradę ciastek, herbaty i kawy.

Gdyby miało to miejsce jeszcze w piątek, może dałoby się to zorganizować jakoś przy wyjściu. W poniedziałek raczej marne szanse, chyba że ktoś z uczestników cierpiał na niezmiernie powolną przemianę materii.

Największy problem, jak się okazało, miała pani z firmy zewnętrznej, ponieważ to ona właśnie stanęła pośrodku między pożyczkodawcą i pożyczkobiorcą i to ona właśnie musiała się tłumaczyć z apetytu uczestników narady. Nie mogła nawet wskazać najaktywniejszego konsumenta, bo siłą rzeczy nie mogła jako "obcy" w tej naradzie uczestniczyć. Jedno co wiedziała to to, że po wypożyczonych ciasteczkach wszelki ślad zaginął. Po kawie również. Z drugiej strony trudno się dziwić uczestnikom, skoro siedzieli tam kilka godzin.

I tu przechodzimy do relacji między administracją a biznesem. Jak wiecie, rząd przyjął kostytucję dla biznesu. To taki pakiet projektów ustaw obejmujących zmiany w prawie gospodarczym, mający ułatwić prowadzenie działalności w naszym kraju.

Nie przytoczyłam tej opowieści bez powodu. Nie powiem Wam gdzie to się wydarzyło ani kiedy. Nie jest moim celem psucie wizerunku administracji, w żadnym wypadku. Chcę tylko pokazać, jak wyglądają takie drobne problemy po stronie jednostek bez własnego budżetu i jakie mogą mieć, może zabawne, konsekwencje. Takie codzienne szczegóły, które nie są zauważane przy szerokim spojrzeniu ogólnym.

Nieoczekiwanie przechodząc do wielkich projektów chciałabym zauważyć, że podstawą ich powodzenia są właśnie bardzo drobne szczegóły. W przypadku systemów informatycznych na przykład źródła danych, na których te systemy pracują. Czyli znów - jakość danych. Jeśli źródło jest do niczego, najlepiej nawet zaprojektowany system nigdy nie będzie w stanie spełnić pokładanych w nim oczekiwań. Żeby spełniał - trzeba zadbać o źródło. Nie ma innej drogi.

Jeśli chcemy sprawnej administracji to trzeba dbać o zatrudnionych w niej ludzi. Nikt nie jest w stanie całkowicie samodzielnie zadbać o każdy szczegół. Nikt nie jest w stanie sam tych wszystkich niuansów i szczegółów ogarnąć. Nikt nie wyjdzie na tym dobrze, jeśli w administracji nie ma motywacji - w tym motywacji do myślenia. I rozwiązywania problemów kompleksowo, a nie tylko cząstkowo. Spoglądania na problem z uwzględnieniem przyczyn i skutków. A skąd wziąć motywację - to temat na całkiem inną opowieść. Ale chyba wszyscy już ją znamy.