Nadszedł czas rocznych podsumowań i rozliczeń oraz sporządzania planów działalności na ten rok. Wdrożona już kontrola zarządcza wymaga sprawozdania z wykonania planu na rok ubiegły i złożenia przez szefów urzędów oświadczeń, a wcześniej dokonania oceny funkcjonowania kz; nowe plany działalności powinny już wisieć na BIPach. Pytanie, czy aby na pewno już wiemy jak takie plany (a konkretnie: jak wyznaczać cele, zadania i mierniki do nich) sporządzać, żeby miało to ręce i nogi?
Mogłoby się wydawać, że nie ma nic prostszego niż wyznaczyć sobie cel, a potem sprawdzić jego wykonanie. Weźmy taki oto przykład ze zwykłego życia:
Cel: pomalowanie kuchni na kolor (tu się poznęcam nad kolegami) imbirowy, w ciągu najbliższego tygodnia zużywając nie więcej niż 1 puszkę farby (rozmiar puszki uzależniony od rozmiarów kuchni właściela).
Zadania: kupić farbę oraz akcesoria do malowania, odizolować na czas prac ciekawskie psy
Ryzyka:
1. Zamiast koloru imbirowego mąż zakupi czerwony ("a co to za różnica, to farba i to farba...");
2. Psy jednak przemkną do rozbabranej kuchni i wykorzystają farbę po swojemu.
3. W ciągu zaplanowanego tygodnia cały świat sobie o nas przypomni i nie będzie szansy wziąć pędzla do ręki.
Mierniki:
1. Czas prowadzenia prac (łącznie ze sprzątaniem) <= 7 dni
2. Wykorzystanie materiału: <= 1 puszka właściwego rozmiaru
3. Kolor w efekcie końcowym imbirowy = jest (czyli miernik tzw. zerojedynkowy - albo jest, albo go nie ma).
Jakby się przyjrzeć, ryzyka korespondują i z celem i z zadaniami (jak psy się pobawią farbą, będzie więcej sprzątania, jak spadną na nas goście, nie zmieścimy się w czasie, a jak mąż przyniesie ze sklepu nie ten kolor, to pójdzie jeszcze raz. A potem znowu. I znowu... Aż do skutku... Tyle, że to może potrwać.).
Ten przykład wyżej (co do męża, oczywiście żartowałam, żeby nie było) to moje pojmowanie planowania, ustalania celów i pomiarów ryzyka, mające u podstaw nic innego jak logikę (i tzw. doświadczenie życiowe...). Ponieważ do zarządzania w ogóle, w tym do tych właśnie narzędzi moim zdaniem należy podchodzić normalnie. A podejście normalne to jak największa korzyść jak najmniejszym nakładem. Stąd też nigdy nie byłam w stanie zrozumieć tworzenia dokumentów tylko po to, żeby je stworzyć - one mają przynosić jakiś efekt. Ale różne rzeczy już widywałam...
A wracając do tematu:
kiedy uczyłam się i układałam sobie w głowie kontrolę zarządczą, bardzo mi brakowało konkretów na szkoleniach w których uczestniczyłam. Teoria zarządzania to dość skomplikowany temat (i komunikacyjnie niełatwy); dlatego korzystania z tych narzędzi najlepiej uczyć się praktycznie.
Trafiła mi się w tym tygodniu okazja skorzystania z zajęć zorganiowanych przez firmę Zawistowski Consultans - „OPRACOWANIE CELÓW I ZADAŃ – PLAN DZIAŁALNOŚCI I KARTA WYNIKÓW W JEDNOSTCE ADMINISTRACJI PODATKOWEJ” - i z czystym sumieniem mogę tę firmę zarekomendować. Zajęcia miały formę nie tylko wykładu, ale również warsztatów z wykorzystaniem istniejących planów działalności, co mocno konkretyzowało poruszane zagadnienia.
Jest szansa, że nawiążemy współpracę i pojawią się u nas publikacje związane z kontrolą zarządczą, zarządzaniem jakością i ogólnie z tzw. New Public Management - co mam nadzieję, będzie Wam przydatne - wszak w dobie oszczędności każda wskazówka jest na wagę złota... A skoro już musimy te narzędzia wdrażać i nie ma od tego odwrotu, lepiej wiedzieć jak używać ich w taki sposób, żeby pomagały w zarządzaniu jednostką - a nie były traktowane jak kolejne obciążenie które nikomu i niczemu nie służy...