Czytając sobie pomalutku raport wspomniany w sąsiednim artykule w ramach przerwy między angielskimi zdaniami przeczytałam też materiały, które na forum podsunął El Infiel - z debaty w NIK na temat sukcesów i porażek kontroli zarządczej. Łącząc oba zagadnienia postaram się w przystępny w miarę sposób wyjaśnić na życiowym przykładzie, dlaczego ta kontrola zarządcza w naszych urzędach nie bardzo działa.

Wyobraźmy sobie rodzinę składającą się z rodziców i dwójki dzieci, która posiada dwa psy. Niech to będzie bokser i labrador. Rzecz dotyczy karmienia zwierząt.

Podejście zadaniowe wiąże się z oszczędnością, skutecznością i efektywnością. Podchodząc w ten sposób stawiamy sobie cel: nakarmić oba zwierzaki w taki sposób, żeby oba były najedzone, żeby obyło się bez awantur i żeby nie tracić niepotrzebnie czasu. Trzeba więc zastanowić się co przeszkadza nam osiągnąć cel (to nic innego jak analiza ryzyka...). Okazuje się, że bokser terroryzuje przy jedzeniu labradora i mimo że sam nie da rady wsunąć od razu dwóch porcji, nie pozwala tamtemu nawet podejść do miski. Żeby rozwiązać problem trzeba oduczyć boksera takiego zachowania. I rozwiązań szukamy w tym zakresie: albo damy radę sami albo trzeba poprosić o pomoc specjalistę. Jeśli poradzimy sobie z tym problemem, dalej pójdzie gładko i cel zostanie osiągnięty - oczywiście, mogą wystąpić i inne ryzyka, ale załóżmy, że problem polegał tylko na tym, w obu przypadkach.

A teraz, dla porównania jak taki problem rozwiązywany byłby w urzędzie.

Najpierw zostanie opisany proces karmienia (począwszy od wyboru i zakupu karmy, poprzez jej transport i sposób układania zakupionych puszek w "magazynie" po nałożenie karm do misek). Opisany proces zostanie umieszczony w instrukcji. Postępując wg instrukcji właściciel procesu stwierdza po jakimś czasie, że jeden z psów jest głodny a drugi choruje z przeżarcia. Zgłasza problem - na odpowiednim formularzu, oczywiście - i czeka aż zostanie zwołane spotkanie w tej sprawie. Na spotkaniu zapadają uzgodnienia, iż proces karmienia musi być nadzorowany. Ponieważ jeden z domowników nie mógł uczestniczyć w spotkaniu, oczywistym jest, że na niego deleguje się uprawnienia związane z nadzorowaniem procesu. Nie ustalono jednak na spotkaniu, kto nieobecnego wybrańca o tym fakcie powiadomi - zatem nie wie on o nowym obowiązku tak długo, dopóki ktoś mu nie zrobi awantury (jeden pies niepokojąco chudnie, a drugi ciągle jest chory z przejedzenia) za to, że się nie wywiązuje z ustaleń przy których go nie było. Nikt w ogóle nie zastanawia się nad źródłem problemu i nie próbuje nawet czegokolwiek zmienić. Uznano, że jest poces, jest opisany, jest przestrzegany, problemy rozwiązywane są na bieżąco, a więc niby wszystko działa. Tymczasem wprawdzie oba psy są najedzone, ale osoba nadzorująca traci czas stojąc nad miskami w trakcie karmienia - a mogłaby go wykorzystać np. na napisanie artykułu na portal.

Cały problem z NMP (New Public Management - nowe zarządzanie publiczne) polega na tym, że opisując procesy czy próbując zarządzać ryzykiem nie analizuje się informacji, nie szuka prawdziwych źródeł problemu tylko opisuje stan zastany. A jeśli nawet ktoś by zidentyfikował ryzyko do tego procesu to gwarantuję, że dotyczyłoby raczej braku dowodów zakupu karmy lub niewłaściwego ustawienia puszek w "magazynie" niż faktycznej przyczyny braku skuteczności. A do tego trzeba jeszcze dodać kulejącą w jednostkach komunikację wewnętrzną. I potem - mamy co mamy. A patrząc na wspomniany raport - nie tylko naszej administracji to dotyczy...