...z Szefem s.c.

Po raz drugi, po kilku miesiącach od poprzedniego wywiadu mieliśmy okazję porozmawiać z Szefem s.c., Panią Claudią Torres - Bartyzel. Poniżej prezentujemy zapis czatu który odbył się wczoraj.

RED: Dzień dobry. Bardzo dziękuję, że się Pani zgodziła na tę rozmowę.

Szef Służby Cywilnej, Pani Claudia Torres – Bartyzel:: Dzień dobry

RED: Przede wszystkim chciałam zapytać o wrażenia ze spotkań w terenie oraz obraz służby cywilnej po tych kilku miesiącach urzędowania.

C. T.-B.: Jestem związana ze służbą cywilną od lat, stąd nie musiałam budować własnej wizji korpusu od nowa. Bardzo trudno o dobre, szybkie, dwuzdaniowe podsumowanie funkcjonowania tak skomplikowanego mechanizmu.  Z pewnością można jednak powiedzieć, że służba cywilna ma swój udział w sukcesie polskich przemian demokratycznych. Kiedy słyszę, że Polska sobie świetnie poradziła, to wiem, że ciężko na to pracowaliśmy. Stoi przed nami niemały szereg problemów, chociażby z wizerunkiem albo  nadmiarem biurokratycznych obciążeń, ale nie powinny umniejszać świadomości naszych osiągnięć. Wiele z tych nadmiernych obciążeń nałożyliśmy na siebie sami, wewnątrz służby cywilnej. Tak więc Szef Służby Cywilnej musi się dziś zajmować walką z biurokracją. Bardzo lubię to zadanie. Od 10 lutego do 5 marca uczestniczyłam w dużych spotkaniach z pracownikami służby cywilnej 16 urzędów wojewódzkich oraz urzędów objętych służbą cywilną w całej Polsce. Problemy funkcjonowania administracji rządowej widziane z perspektywy małych ośrodków są nierzadko inne niż te widziane z centrum - a spotkania odbywałam w celu uzyskania tej pozawarszawskiej perspektywy. To było dla mnie bardzo ważne doświadczenie. Także z osobistego punktu widzenia.

RED: Miała Pani okazję spotkać szeregowych pracowników? Bo słyszałam, że niełatwo było się tam dostać.

C. T.-B.: Miałam taką okazję, choć oczywiście było różnie w różnych urzędach. Ale na przykład we Wrocławiu spotkałam wszystkich pracowników Wojewódzkiego  Urzędu Ochrony Zabytków.

RED: Na stronie DSC są relacje z tych spotkań, pisze się tam o różnych działaniach/ udoskonaleniach/ dobrych praktykach. A czy kwestie bardziej przyziemne też były poruszane?

C. T.-B.:  Tak. Oczywiście były poruszane kwestie wynagrodzeń, kwestie rozwoju zawodowego, procedur w służbie cywilnej, trudności kadrowych… Były poruszane wszystkie kwestie, które podnosili uczestnicy.

RED: To może parę słów o rozwoju zawodowym: obecnie stopień zbiurokratyzowania tego procesu utrudnia jego sprawną realizację. Wiem, że nowy projekt jest pod tym względem nieco inny? Chodzi mi o ocenę, ale i IPRZ. Jako praktyk mogę powiedzieć, że skuteczniejsza informacja zwrotna to ta codzienna, ustna, nie ta sformalizowana. Ta druga to duży stres i dla oceniającego i dla ocenianego.

C. T.-B.: Zmniejszeniu biurokracji służy część projektowanych zmian w zakresie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów dot. szkoleń w służbie cywilnej. Przede wszystkim uelastyczniono kwestię potwierdzania przez organizatora szkolenia  spełnienia kryteriów przez podmiot, któremu powierza się prowadzenie szkolenia ograniczając czynności formalne, do tych wynikających z innych aktów prawa powszechnie obowiązującego (np. ustawy Prawo zamówień publicznych). Zaproponowano również przekazanie w gestię organizatora szkolenia kwestii  określania zakresu dokumentacji szkoleń co powinno skutkować jej ograniczeniem do niezbędnego minimum. To oczywiście w warstwie formalnej. Ale w kwestii IPRZ nic się nie zmienia - bo on jest mocno zakotwiczony w ustawie. Z drugiej strony to urzędy same określają szczegółowe zasady ustalania IPRZ.

RED: Ale zmienią się oceny?

C. T.-B.: Trudno mówić o nowym systemie oceniania, bowiem nie zmienia się metodologia. Moim celem jest zmniejszenie biurokracji. W systemie oceny ważna jest rozmowa (o czym sama Pani wie najlepiej), przekazywanie pracownikowi informacji o tym, jak w naszej opinii wygląda jego codzienna praca, w czym jest dobry, co musimy jeszcze poprawić. Wypełnienie formularzy ma towarzyszyć rozmowie, a nie być celem samym w sobie. Mogę podać listę zmian jeżeli Pani sobie tego życzy.

RED: Jeśli to możliwe, to chętnie. Podobają mi się nowe kryteria, obecnie obowiązujące były zbyt ogólne i raczej w wielu przypadkach trudno było je mierzyć.

C. T.-B.: Oceny okresowe – nowelizacja rozporządzenia PRM

• Opracowanie nowych – krótszych – arkuszy ocen (zmniejszenie objętości arkusza z 6 do 3 stron).

• Wprowadzenie prostszych zasad dotyczących uzasadnień do ocen cząstkowych (obligatoryjne pisemne uzasadnienie tylko w przypadku oceny negatywnej, w pozostałych przypadkach – fakultatywne).

• Zmniejszenie liczby wybieranych kryteriów dodatkowych i ujednolicenie zasad ich wyboru.

• Uspójnienie kryteriów oceny oraz zmniejszenie ich liczby (katalog kryteriów zmniejszył się z 17 do 14).

• Opracowanie nowej punktowej skali ocen – wyeliminowanie porównania do skali „szkolnej”.

• Przeprowadzanie oceny dla osób bezpośrednio kierujących pracownikami (np. naczelników wydziałów w ministerstwach) na podstawie obligatoryjnych kryteriów oceny takich jak dla osób zajmujących wyższe stanowiska w służbie cywilnej.

• Inne zmiany legislacyjne mające na celu uporządkowanie przepisów.

Pierwsza ocena – nowelizacja rozporządzenia PRM

• Uspójnienie kryteriów pierwszej oceny z kryteriami ocen okresowych - wprowadzenie nowego katalogu elementów oceny.

• Wprowadzenie nowej punktowej skali ocen (trzystopniowej) – wyeliminowanie porównania do skali „szkolnej”.

• Opracowanie nowego – krótszego i bardziej intuicyjnego – arkusza pierwszej oceny.

• Rezygnacja z odrębnego oceniania „Postępów w pracy i terminowości wykonywania zadań” (ocena tych - podobnie jak pozostałych - aspektów pierwszej oceny, dokonywana będzie na podstawie nowych elementów oceny).

• Wprowadzenie prostszych zasad dotyczących uzasadnień do ocen cząstkowych (obligatoryjne pisemne uzasadnienie tylko w przypadku oceny negatywnej, w pozostałych przypadkach – fakultatywne).

• Rezygnacja z obligatoryjnego sporządzania wniosków dotyczących rozwoju zawodowego przy jednoczesnym pozostawieniu możliwości ich wpisywania do arkusza pierwszej oceny.

• Zmiana sposobu wyznaczania terminu na złożenie przez ocenianego sprawozdania – wprowadzenie wyznaczania okresu, w którym powinno to nastąpić, zamiast wskazywania konkretnej daty.

• Uzupełnienie regulacji dotyczących pierwszej oceny w odniesieniu do osoby zatrudnionej w celu zastępstwa nieobecnego członka korpusu służby cywilnej.

• Inne zmiany legislacyjne mające na celu uporządkowanie przepisów (m.in. uzupełnienie katalogu osób, zwolnionych z  egzaminu ze służby przygotowawczej, zmiana sposobu wyznaczania terminu na złożenie przez ocenianego sprawozdania).

Chodzi o to, żeby procedury ZZL były realizowane celowo, tzn. nacisk był położony na ich funkcję, a nie biurokrację.

RED: No właśnie, bo tu chyba jest spory problem. Często dokumentacja jest wypełniana tzw. metodą "TTW", czyli Trzeba To Wypełnić

C. T.-B.:  I temu chcę się przeciwstawić. Procedury i procesy przewidziane przez ustawę o SC mają duże znaczenie tylko wówczas, kiedy poświęca im się uwagę, a nie „odbębnia”. Realizowane w sposób prawidłowy służą rozwojowi służby cywilnej, członków korpusu, ale przede wszystkim zdolności administracji do zaspokajania oczekiwań obywateli i potrzeb Państwa.

RED: A czy jest jakaś szansa żeby zrobić coś z tym nieszczęsnym zwrotem "zasoby ludzkie"? Ja na przykład czuję się jak drukarka. Albo inny sprzęt biurowy, ale przecież nie tylko ja ten zwrot tak odbieram.

C. T.-B.:  Ja pamiętam czasy, kiedy mówiło się „kadry”- też nie brzmiało rewelacyjnie.

RED: Ale lepiej niż "zasób"...

C. T.-B.: Ludzie to najcenniejszy zasób administracji, tym właśnie różnimy się od choćby przemysłu, bo tam mają maszyny i urządzenia.  U nas drukarka to narzędzie, zasobem jesteśmy właśnie my. Ale rozumiem - chodzi o upodmiotowienie. Dlatego, kiedy ja o nas myślę, to zawsze „członkowie korpusu służby cywilnej”.

RED: Właśnie, słowo "zasób" jakoś kojarzy się z przedmiotem, nie podmiotem.  Zaintrygowało mnie ostatnio ogłoszenie na stronie DSC dotyczące bazy wiedzy. Czy to będzie narzędzie do wymiany wiedzy między urzędnikami czy jest to zapowiedź portalu dla klientów urzędów?

C. T.-B.: „Baza wiedzy” będzie zbiorem przydatnych materiałów i jednocześnie podsumowaniem działań podejmowanych przez Departament Służby Cywilnej na rzecz doskonalenia zarządzania w urzędach. Jest jednym z zadań projektu „Doskonalenie standardów zarządzania w administracji rządowej”, współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego. Każda z instytucji będzie mogła bezpłatnie pobierać materiały i rozpowszechniać je w swoich organizacjach. Organizując np. szkolenia wewnętrzne, urząd będzie mógł wykorzystać informacje i gotowe dokumenty zawarte w „bazie wiedzy”. Dzięki temu zaoszczędzi nie tylko pieniądze, ale również czas potrzebny na ich przygotowanie.  Bo takiej wymiany, co potwierdzają moje doświadczenia z wizyt po kraju, bardzo nam potrzeba.

RED: A będzie to propagowane w jakiś sposób? Dzisiaj często jest tak, że użytkownik dostaje info, że się pojawiło jakieś narzędzie, dostaje login i hasło i zostaje z tym zostawiony sam sobie. Dlatego zawsze pytam o platformę intranetową dla pracowników ministerstw i urzędów centralnych i parę razy słyszałam, że tak to mniej więcej wyglądało.

C. T.-B.: Będziemy promować na naszych stronach, będziemy informować dyrektorów generalnych urzędów. Ale nie sądzę, by poruszanie się po bazie miało stanowić problem. Jeżeli tak się okaże, na pewno pomożemy.

RED: To może teraz o wizerunku... Słyszała Pani, że część z korpusu zatrudniona w administracji skarbowej jest demonami? Pisaliśmy indywidualnie do redaktora tego tekstu i pana profesora, na którego wypowiedź się redaktor powołał. Obaj przepraszali, ale wyłącznie indywidualnie każdego kto napisał.

C. T.-B.: To ciekawe, że Pani tak uważa, bo jak rozmawiam z obywatelami o ich wizytach w skarbówce to zazwyczaj mają pozytywne nastawienie. Chociaż jak się pojawi błąd, to faktycznie  media intensywnie się nim zajmują. Wizerunek s.c. rzeczywiście wymaga zmiany, choć to szalenie trudne. Statystyki pokazują, że Polacy w większości po wyjściu z urzędu są zadowoleni z tego, jak zostali obsłużeni, ale to nie przekłada się na ocenę urzędników jako takich.

Pomysłów jest kilka:

• Trzeba uczestniczyć w debacie publicznej, nie bać się mediów. Jeżeli nie słychać naszego głosu, lepiej słychać głos innych, także naszych krytyków.

• Zwiększyć nacisk w każdym urzędzie na to, aby klient rozumiał, w jakiej sytuacji się znajduje i jak powinien postępować. Nie powinniśmy się chować w wypowiedziach za paragrafami, a częściej używać prostej polszczyzny.

• Wiele procedur jest konstruowanych tak, aby wykluczyć wszelkie możliwości mataczenia przez obywatela. To mnoży biurokrację, ale przede wszystkim stawia klienta urzędu w roli podejrzanego. Warto po prostu zakładać dobrą wolę człowieka po drugiej stronie okienka, także opracowując procedury. Przecież ogromna większość Polaków jest uczciwa, koncentrujmy się na nich, a nie na wyjątkach.

• Mówmy o tym, co ludzie dzięki nam otrzymują, jakie mają korzyści z funkcjonowania naszych urzędów. Inspektorzy weterynarii dbają przecież o to, żebyśmy przy każdym posiłku nie bali się zatrucia. O skarbówce mówi się, przede wszystkim, że ściąga podatki. Warto zawsze dodawać, co obywatel dostaje w zamian, chociażby bezpieczeństwo w postaci sprawnej policji i wojska. 

• Niezbędna jest strategia komunikacji służby cywilnej i systemowa, wieloletnia praca nad wizerunkiem. Wiele lat temu taką pracę rozpoczęła policja. Dzisiaj zbiera tego owoce w postaci rosnących słupków zaufania.

I chociaż rozumiem, że czasem chcielibyśmy, żeby pisano o tych dobrych, potrzebnych rzeczach, które robimy, to one są mało interesujące medialnie. Lepiej „sprzedają” się nasze wpadki. A w korpusie liczącym ponad 120 tys. osób te się też przydarzają.

RED: Ja tak nie uważam, może za bardzo streściłam. Chodzi mi o artykuł w DGP który dziennikarz zatytułował: "Urzędnik skarbowy przestanie być demonem dla obywatela"... Czy możemy liczyć na jakąś interwencję DSC w takich sytuacjach?

C. T.-B.: Ale społeczeństwo nie ma zaufania do administracji. Przyczyn tego stanu rzeczy jest wiele - historyczne, społeczne, etc. - ale tego się nie da zmienić PR-em. Musimy się sami zmienić. I choć wiem, że dla tych, którzy wykonują swoją pracę z uśmiechem i troską o dobro obywatela i dobro społeczne jest to trudne - wystarczy kilku, którzy tego nie robią i o nich się mówi. Ale cóż - w pewnym sensie „klient nasz pan” i ma zawsze rację. Kiedy ktoś napisał artykuł pt. „Nienawidzę urzędników” też poczułam, że muszę zareagować. Napisałam do autora list, na który nie odpowiedział. Ale nie o jego odpowiedź mi chodziło. Ale o to, że musimy odpowiadać na stawiane nam zarzuty. I będę zawsze odpowiadała

RED: :) O to właśnie mi chodziło - o reakcję.

C. T.-B.: To może Pani na nią liczyć, bo ma miejsce. Tyle, że nie jest PRem, ale po prostu „pracą u podstaw”.

RED: Motywacja - jeden z elementów Standardów ZZL

C. T.-B.: A dokładnie?

RED: Od ich wdrożenia minęło już trochę czasu. Czy sprawdzaliście Państwo w jaki sposób te standardy są realizowane? Trudno motywować wyłącznie pozafinansowymi środkami.

C. T.-B.: Wyniki badań wskazują, że motywatory finansowe są w istocie jednymi z najsłabszych. Choć w obecnej sytuacji trudno się dziwić, iż w wielu urzędach są bardzo oczekiwane. Jednak nagroda finansowa powinna mieć charakter wyjątkowy. Nagrody w służbie cywilnej przyznawane są za szczególne osiągnięcia w pracy zawodowej (art. 93 ustawy o służbie cywilnej). Zawarte w tej ustawie sformułowanie „szczególne osiągnięcia w pracy zawodowej”, wskazuje wprost, że nagroda  nie powinna mieć charakteru powszechnego, tj. przysługiwać każdemu pracownikowi, który spełnia na oczekiwanym poziomie ustalone standardy wykonywania obowiązków na zajmowanym stanowisku pracy. Nagrody powinny być wyróżnieniem dla pracowników, którzy w danym okresie wykazali się szczególnymi (tj. np. ponadprzeciętnymi, wyjątkowymi, wykraczającymi poza obowiązki służbowe należące do zajmowanego stanowiska pracy) osiągnięciami w pracy zawodowej. Przyznanie nagrody powinno być nierozerwalnie powiązane z tworzeniem przez pracownika pewnej wartości dodanej w realizację zadań, zaangażowaniem, postawą itp.

RED: Ale wie Pani przecież, że średnia podawana przez red. Radwana jest nieosiągalna dla ogromnej większości członków korpusu.

C. T.-B.: Wiem.

RED: Czy były prowadzone jakieś badania pod kątem wyliczenia mediany czy dominanty?

C. T.-B.:  Ale to nie jest problem systemu motywacyjnego, a raczej płac i ich wysokości - zwłaszcza w mniejszych urzędach. Sprawozdanie SSC za 2014 r. będzie niebawem na stronach internetowych i proszę tam zerknąć. Jestem w pełni świadoma tego jak wyglądają płace w SC. Tutaj przykład z Pani województwa: http://dsc.kprm.gov.pl/sites/default/files/sluzba_cywilna_w_na_pomorzu_zachodnim_i_ziemi_lubuskiej.pdf

Rozmawiając o wynagrodzeniach w s.c. musimy w pierwszej kolejności myśleć o najniżej uposażonych pracownikach. Przedstawiciele służby cywilnej w terenie nierzadko otrzymują wynagrodzenia bliskie poziomu minimalnego. Są to kwoty, przy których chociażby utrzymanie rodziny może stanowić wyzwanie.

RED: No właśnie... na spotkaniu ze związkami mówiła Pani, że w skarbówce i tak nie jest najgorzej, a ja znam ludzi w swoim urzędzie którzy zarabiają mniej niż w popularnym dyskoncie. A są świetnymi fachowcami.

C. T.-B.: O tym też wiem. Dlatego priorytetem są dla mnie ci, którzy zarabiają najmniej. Bez względu na to gdzie są.

RED: W tych przypadkach nawet te 200 PLN brutto nagrody (bo takie są realia na samym dole) to jest coś do domowego zrujnowanego budżetu. Szefowie to wiedzą, stąd może inaczej dysponują funduszem nagród i trudno im się dziwić

C. T.-B.: Wiem o tym. Dlatego rozumiem, że od kilku lat motywacyjna rola nagród finansowych zmalała, a stały się one narzędziem do podnoszenia uposażeń. Ale to, że to rozumiem, nie znaczy, że nie jestem temu przeciwna.

RED: A możemy coś na temat działań w kierunku zmian w wynagrodzeniach czy jeszcze za wcześnie? Bo z tego co czytałam coś w sprawie najmniej zarabiających zaczyna (zacznie?) się dziać.

C. T.-B.: Jeszcze jest za wcześnie. Nie znamy nawet założeń makroekonomicznych do budżetu, więc nic konkretnego powiedzieć nie można. Ale prowadzimy wszystkie możliwe analizy i studia, by być gotowym z propozycjami, gdy/ jeżeli pojawi się ta możliwość. A Premier Kopacz wyraziła nadzieję, że sytuacja budżetu na to pozwoli.

RED: Ostatnio czytałam "Doktrynę jakości" prof. Bliklego. Bardzo podoba mi się przedstawione tam podejście i do pracownika, i do zarządzania organizacją. Współpraca zamiast rywalizacji i wymiana wiedzy, podmiotowe traktowanie pracownika. Czy mamy szansę osiągnąć coś takiego w administracji?

C. T.-B.:  Nie znam tej konkretnej książki, chociaż znam zasady TQM - są mi bliskie. 20 lat temu, kiedy byłam na stażu w Departamencie Sprawiedliwości w USA, stałam się wielką fanką tego podejścia.  Osobiście staram się stosować właśnie tego rodzaju zarządzanie, które ma ludzką twarz i jest interakcją pomiędzy szanującymi się partnerami.

RED: Ta współpraca zamiast rywalizacji stoi w sprzeczności co do zasad przyznawania nagród. Bo są dwa podejścia - że nagrody motywują, ale zamykają współpracę i wzmagają rywalizacje o nie. A drugie: że każdy z nas ma swój udział w ostatecznym wyniku.

C. T.-B.: Rywalizacja o nagrodę? Z mojego doświadczenia wiem, że lepiej jest nagradzać zespoły za wyjątkowe dokonania - bo rzeczywiście to wpływa na chęć współpracy. Z kolei Pani powie, że budzi to rywalizację między grupami, np. wydziałami. I wracamy do tego, że nagrody finansowe nie są najważniejszym motywatorem. Ale za to atmosfera w miejscu pracy należy do najistotniejszych czynników decydujących o zadowoleniu bądź nie z pracy.

RED: Tu się zgodzę, atmosfera jest bardzo ważna.  Nie mam już pytań. Bardzo dziękuję za rozmowę.

C. T.-B.: Bardzo dziękuję za ciekawą rozmowę.